חומר רקע

שמירת חומר ארכיוני של עורכי דין דו"ח הערכת השפעות רגולציה– ספטמבר 2023 :חברי הצוות לגיבוש המדיניות עו "ד רן סלבצקי– ממונה (ייעוץ משפטי) ,אשכול חקיקה ,הלשכה המשפטית עו"ד לוטן לסקי– ,מנהלת תחום מדיניות רגולציה חטיבת תכנון מדיניות ואסטרטגיה גב 'ליאור בן אבי – מתמחה באשכול חקיקה ,הלשכה המשפטית גב ' ליאת דרייר – תחום מדיניות רגולציה, חטיבת תכנון מדיניות ואסטרטגיה )(כותבת הדו"ח 2 תוכן העניינים מבוא ................................ ................................ ................................ ................................ ............ 3 ניתוח רגולציה קיימת ................................ ................................ ................................ ..................... 4 המצב הנוהג ................................ ................................ ................................ .............................. 4 הליך שיתוף ציבור ................................ ................................ ................................ .......................... 5 תגובות ציבור לתזכיר המוצע ................................ ................................ ................................ ....... 5 תגובות ציבור לסקר שהופץ ................................ ................................ ................................ ......... 6 ממצאי דיון במסגרת קבוצת מיקוד ................................ ................................ .............................. 7 נטל רגולטורי כבד ................................ ................................ ................................ .................. 7 שמירה דיגיטלית................................ ................................ ................................ .................... 8 אפיון והפרדה ב ין מסמכים ................................ ................................ ................................ ..... 8 פער בהבנת הדין הקיים והקושי ביישומו ................................ ................................ .................. 8 סיכום קבוצת המיקוד ................................ ................................ ................................ ............ 9 סקירה משווה בנושא חובת שמירת חומר ארכיוני במדינות שונות בעולם ................................ ............ 11 ארצות הברית................................ ................................ ................................ .......................... 11 אנגליה ................................ ................................ ................................ ................................ .... 13 קנדה ................................ ................................ ................................ ................................ ...... 13 הגדרת הבעיה ................................ ................................ ................................ .............................. 15 חלופות ................................ ................................ ................................ ................................ ....... 16 סיווג החומר הארכיוני שחובה לשמרו ................................ ................................ ........................ 16 תקופת השמירה המחייבת כברירת מחדל ................................ ................................ ................... 17 החובה בסיום תקופת השמירה ................................ ................................ ................................ .. 18 אופן שמירת החומר הארכיוני ................................ ................................ ................................ ... 19 הגדרת יעדים וקריטריונים ................................ ................................ ................................ ............ 21 סיכום ................................ ................................ ................................ ................................ ......... 22 3 מבוא כללי לשכת עורכי הדין (שמירת חומר ארכיוני במשרדי עורכי דין), התשל"א– 1971 (להלן – "הכללים"" או "כללי לשכת עורכי הדין ), שהותקנו מכוח סעיף109 ,לחוק לשכת עורכי הדין התשל"א - 1971 (להלן- )""חוק לשכת עורכי הדין , מטילים חובות על עורכי דין בדבר שמירת מסמכים שהגיעו לידיהם עקב טיפול בעניינו של לקוח (להלן– "חומר ארכיוני" ) .במשרדיהם הכללים מטילים על עורכי דין חובה לשמור על החומר הארכיוני , כברירת מחדל ,במשך חמש שנים , ומטילים נטל ביחס לחובתם שלא לבער חומר ארכיוני מבלי להודיע מראש בדואר רשום ללקוח, גם ,שנים רבות לאחר סיום הטיפול בעניינו לצורך מתן הזדמנות ללקוח לבוא ולקבל את החומר או .להעתיקו לאור האמור, ועל מנת לה פחית את הנטל העודף המוטל על עורכי הדין בהקשר האמור כך שהוא יהיה רלוונטי יותר לתפקידם המקצועי של עורכי הדין – הוצע תזכיר חדש ,לתיקון החוק ביוזמת שר המשפטים . בתזכיר ה וצע מחד גיסא להאריך את מספר השנים שעל עורך הדין לשמור כברירת מחדל את החומר הארכיוני שברשותו שנצבר אגב הטיפול בתיק מחמש לשבע שנים , אך מאידך גיסא לבטל את החובה המוטלת היום על עורכי הדין לפי הכללים, להציע בסוף תקופת השמירה ללקוח או ליורשיו, במכתב .רשום, לקבל את החומר בחזרה, להעתיקו או לצלמו, בטרם יבערו את החומר ,כפי שיתואר בהרחבה בגוף הדו"ח בהמשך ליוזמתו של שר המשפטים , נעשה תהליך עבו דת מטה לבחינת טיוב הרגולציה ,וזאת בהתאם לחוק עקרונות האסדרה ה תשפ"ב- 2021 . במסגרת התהליך נערך שיתוף ציבור בעזרת פרסום התזכיר המוצע באתר החקיקה הרשמי ופתיחתו לתגובות הציבור , פרסו ם סקר וקבלת תגובות עליו וכן קיום דיון במסגרת קבוצת מיקוד עם נציגים ממש רדי עורכי דין ו בהשתתפות נציגי ועדת האתיקה הארצית של .לשכת עורכי הדין עם סיום תהליך שיתוף הציבור ולאור ממצאיו ,ניתן היה להגדיר את הבעיה המרכזית המובילה ל קידום תיקון האסדרה הנושא . ,במקביל נערכה סקירה משווה בי ן -לאומית , לבחינת החובה הקיימת לשמירת חומר ארכיוני בידי עורכי דין . לבסוף ובהתבסס על ממצאי התהליך נבחנו החלופות השונות לטיוב הרגולציה הקיימת ונבחרה חלופה מיטבית לאסדרה. בדו "ח זה נציג את שלביו המרכזיים של תהליך גיבוש המדיניות שנערך בהתאם למתודולוגייתRIA , את הסוגיות והבעיות שעלו במהלכו ו את הדרכים המוצעות להתמודדות עם אותן הבעיות .ראשית , יוצג המצב הנוהג לפי הכללים הקיימים. שנית, יוצג ו ממצאי הליך שיתוף הציבור הרחב שנעשה , על כל שלביו .בחלק השליש י של הדו "ח תוצג סקירה משווה ן בי לאומית בדבר שמירת חומר ארכיוני .במדינות שונות לבסוף תוצג הגדרת הבעיות המרכזיות באסדרה הקיימת אשר עלו מהתהליך , חלופות אפשריות לפתרון הבעיות ו המלצה על חלופה נבחרת לפתרון הבעיות. בהמשך לעבודת המטה ועל -בסיס ה הונחה על שולחן הכנסת הצעת חוק לשכת עורכי הדין (תיקון 'מס42) (שמירת חומר ארכיוני בידי עורך דין), התשפ"ד – 2024 . 4 ניתוח רגולציה קיימת כללי לשכת עורכי הדין מסדירים את חובתו של עורך הדין כלפי לקוחותיו בעניין שמירת חומר ארכיוני שלהם במשרדו. המצב הנוהג לפי ההסדר הקיים בכללים, כל עוד לא הוסכם אחרת בכתב בין עורך הדין לבין לקוחו, לא יהא עורך הדין חייב לשמור על החומר הארכיוני של לקוח ו יותר מחמש השנים הנמנות מיום סיום טיפ ולו של עורך הדין בעניין שמסר לו הלקוח או מיום סיום ההליכים המשפטיים בהם ייצג עורך הדין את הלקוח, לפי העניין (להלן– "תקופת השמירה"). עם זאת, קובעים הכללים סייג לפיו לא יבער עורך דין חומר ארכיוני אלא אם הציע לפני כן במכתב רשום שנשלח ללקוח או ליורשים, לפי הכ תובת הידועה לעורך הדין באותה עת מהמסמכים שבידיו או הרשומה במרשם ,האוכלוסין לקבלו בחזרה .להעתיקו או לצלמו והלקוח או היורשים לא עשו אחד מאלה תוך המועד שנקבע בהצעה עורכי דין אשר טיפלו במשך עשרות שנים במאות ואלפי לקוחות, ואשר מעוניינים לבער את החומר הארכיוני שברשותם, ניצבים בפני נטל רגולטורי משמעותי שכן עליהם להודיע לכל לקוח, גם שנים רבות ,לאחר סיום הטיפול טרם ביעור החומר שברשותם. בחלוף זמן רב, הכתובת הידועה לעורך הדין עלולה להיות לא רלוונטית, ויהיה עליו לפנות לרשות האוכלוסין ביחס לחלק ניכר מהחומר הארכיוני שנשמר במשרדו. כל זאת, כאשר סביר להניח שבחלוף הזמן חלק נרחב מהחומר הארכיוני .אינו רלוונטי עוד ללקוחות ברקע הדברים ,נזכיר כי ניתן להשיג עותקים של חלק מן החומר ר הא כיוני בנקל בא מצעות רשויות ממשלתיות שונות ,אתר "נט המשפט "ועוד. בהתאם לכללים " ,חומר ארכיוני "מוגדר כ "כל מסמך שבידי עורך דין עקב טיפולו בעניין לקוחו, בין שערך אותו ובין שנמסר למשרדו". ההגדרה לש "מסמך" היא"כל כתב על גבי נייר או על גבי חומר אחר וכל תרשים ,דיאגרמה ,מפה ,סרט של רשמק ול או תצלום ,העשויים לשמש ראייה ." נוסח ההגדרות כאמור נתון לפרשנות ,. כך למשל המונח "עשוי לשמש כראיה" יכול להתפרש בצמצום כך שרק מסמכים מהותיים הקשורים בטיפול בעניינו של הלקוח בלבד יישמרו, או באופן מרחיב כך שכל מסמך שהודפס לצורך הטיפול ב תיק יהווה מסמך שיש לשמ רו . לאור מתחם הפרשנות הרחב ביחס ל הגדרות ,קיימת סבירות לכך שבפועל עורכי הדין יעדיפו לשמ ור את כל המסמכים כמעט , .וזאת כדי להימנע מסיכון לפי הנוסח הנוכחי הכללים לא חלים על ,צוואות ועל מסמכים אחרים שנמסרו לעורך הדין למשמרת על פי הסכם מפורש או מכללא, בשביל הלקוח או בשביל אחר. המושגים "טובת הלקוח" "טובת אח .ר" וכן "הסכם מפורש" ו"הסכם מכללא" מרחיבים את המקרים בהם הכללים לביעור לא יחולו 5 הליך שיתוף ציבור הליך שיתוף הציבור בסוגיית שמירת חומר ארכיוני על ידי עורכי דין .כלל שלושה שלבים עיקריים ראשית, הופץ תזכיר החוק באתר החקיקה הממשלתי, אשר היה פתוח לתגובות הציבור למשך חודש. בשלב ה שני ,עם המשך עבודת המטה בסוגיה ,הופץ סקר בתפוצה רחבה לעורכי דין באמצעות לשכת עורכי הדין ואף בתפוצה ישירה וממוקדת למשרדי עורכי דין . לבסוף התקיים דיון ב קבוצת מיקוד עם נציגים ממשרדי עורכי דין , גדולים, בינוניים וקטנים, העוסקים בתחומי עיסוק משפטיים שונים, בה השתתפו גם גורמים ממשרד המשפטים, וכן יו ו "ר עדת האתיקה הארצית של לשכת עורכי הדין ונציגת הצוות המקצועי של הוועדה . יצוין כי עבודת המטה כולה נעשתה בשיתוף פעולה .עם יו"ר ועדת האתיקה הארצית והצוות המקצועי של הוועדה להלן יפורטו עיקרי הממצאים מכלל .השלבים שצוינו תגובות ציבור לתזכיר המוצע ביום25.6.23 ,פורסם תזכיר החוק באתר החקיקה הממשלתי וניתן היה להעיר עליו למשך חודש ימים .במהלך תקופה זו התקבלו תשע התייחסויות לתזכיר, להלן סיכומ ן . רובן של ההתייחסויות לתזכיר התנגדו לתזכיר המוצע . חלקן כללו הצעות לשיפור התזכיר המוצע וחלקן התנגדו לחקיקה בתחום בכלל . הלך הרוח העיקרי שעלה מן ההערות לתזכיר הוא שהתיקון המוצע מעגן ומחזק פרוצדורה מיושנת שאינה תואמת את .ההתקדמות הטכנולוגית של ימינו מספר הערות עמדו על חובתו של עורך הדין לשמור את החומר הארכיוני , כחלק מחובתו המקצועית , ועל החשש לפגיעה באינטרס של הלקוחות אם יתאפשר ביעור המסמכים על- ידי עורך הדין מבלי להודיע ללקוחות או לתת להם הזדמנות לקבלם . במסגרת ההתייחסויות לתזכיר עלה כי הוא עלול ליצור הכבדה כלכלית על הציבור, שכן כתוצאה ממנו יושתו עלויות נוספות על ,עורכי הדין שיגולמו ב שכר הטרחה ויקשו על קבלת הגנה משפטית ראויה ,בשל הארכת ברירת המחדל של תקופת השמירה מחמש לשבע שנים . במסגרת ,ההתייחסויות עלה כי נכון יהיה לעבור למתכונת של שמירה דיגיטלית של מרבית המסמכים בכדי להקל על עורכי הדין ולהתייעל כמערכת, וזאת בניגוד לחקיקה שהוצעה בה המגמה יא ה של שמירת מסמכים באופן פיזי . עוד צוין בהערות לתזכיר כי בשנת2016 הוקמה ועדה אד- הוק לנושא מטעם לשכת עורכי הדין שגיבשה מסקנות אחרות מהמתווה שהוצג בתזכיר, אך כללה בין היתר המלצה .לשמירת חומר ארכיוני באופן מקוון ד עו עלה , כי קיימת בעייתיות בביטול מלא של חובת העדכון המוקד ם של הלקוח עובר להשמדת המסמכים. ל אור ההכרה בקשי ,ים בהשגת אישור הלקוח הוצע לבחון אמצעים נוחים וקלים יותר מהקיים היום ליידוע הלקוח ,כגון באמצעות העברת מידע ופרטי התקשרות מרשויות המדינה לעורך הדין . כמו כן, היו שהעירו על כך ש בתזכיר המוצע חסרה הבחנה חשובה בין סוגי המסמכים שנשמרים ע ל ידי עורך הדין וכי ישנה .חשיבות בסיווג מסמכים והתאמת החובות לפי סיווגם כך למשל, יש מקום להבחין בין מסמכים פרוצדוראלי ים כגון פתיחת הליך או סגירת ו , שממילא מצויים במערכת "נט 6 המשפט" לבין מסמכים הכוללים מידע רגיש של הלקוח ולעיתים יש מהם עותק מקורי ויחיד הנמצא בידי עורך הדין . הבחנה נוספת שעלתה בהערות היא ההבחנה בין מסמכים הנוגעים להליך תלוי .ועומד לבין הליך שהסתיים ת גובות ציבור לסקר שהופץ על הסקר שהופץ לעורכי הדין ולמנהלי משרד י עורכי דין התקבלו כ- 20 .תגובות מטרתו המרכזית של הסקר הייתה לתת תמונת מצב רחבה בעניין הנטל הכלכלי שמוטל על המשרדים וכן על אופן .יישום הדין הקיים בדבר שמירת החומר בארכיונים בסקר התבקשו המשיבים לאפיין את משרדם ,הן מבחינת עיסוק מרכזי והן מבחינת גודלו. החלוקה שנעשתה לצורך איפיון גודלם של המשרדים היא לפי משרד קטן (עד8 עורכי דין), משרד בינוני (בין 9 ל- 25 עורכי דין) ומשרד גדול (מעל25 .)עורכי דין זוהי החלוקה אליה נתייחס בסקירת תוצאות .הסקר מתגובות הסקר עולה כי העלות השנתית ה ממוצעת של שמירת חומר ארכיוני המוטלת על משרד עורכי דין קטן עומדת על כ - 8,800 , העלות₪הממוצעת של משרד עורכי דין בינוני עומדת על כ - 31,666 , והעלות הממוצעת של משרד עור₪כי דין גדול עומדת על כ- 332,800 ₪ . עוד עלה מהסקר , כי רוב המשיבים ( 68% ) העידו ש בתום תקופת השמירה נהוג במשרדם ל המשיך ול שמור את החומר, ואילו26% העידו על ניסיונות ליצור קשר עם הלקוח ל פ ני הביעור בתום תקופת .השמירה משיב אחד העיד כי נערך ביעור המסמכים בלא פנייה מוקדמת .ללקוח המשיבים ,נתבקשו לדרג את רמת המשאבים הנדרשת לאיתור הלקוח וכ שני שליש ים מהמשיבים .העידו שמדובר בנטל רב, לעומת שליש מהמשיבים אשר העידו שהקושי באיתור הלקוח הוא זניח חלק מהמשיבים אף תיארו בכתב את הקושי לאתר לקוחות ,במיוחד במקרים בהם הלקוח הלך לעולמו . כאשר נשאלו על טיוב אפשרי של חובת השמירה על חומר ארכיוני ,מחצית המשיבים תמכו בקיצור תקופת השמירה מחמש שנים .שני שליש מהמשיבים תמכו באפשרות לבטל לחלוטין את חובת יי ד וע .הלקוח לפני ביעור המסמכים בנוסף הועלתה הצעה לפצל את תקופת השמירה ובכך ליידע את הלקוח בתום 3 שנים ולבער לאחר שנתיים נוספות . עוד נציין , כי 61% מהמשיבים לשאלה תמכו באפשרות של הוספת אפשרות לסרוק באופן אמין ומאובטח את החומר הארכיוני, כחלופה לשמירה פיסית, לגבי מסמכים שאין חובה לפי דין לשמור .כמקור בהתאם ,לתוצאות הסקר מספר הפעמים הממוצע המוערך בשנה בה ן משרד מתבקש להוציא חומר ארכיוני הוא כ -4 פעמים ,במשרד קטן כ- 14 פעמים במשרד בינוני ו כ- 51 פעמים במשרד גדול .לבסוף , צוינו מסמכים שונים שלדעת המשיבים יש חשיבות בשמירה עליהם לאורך תקופה ממושכת וקיים סיכון ממשי בביעורם .המסמכים שצוינו הם צוואות מקוריות ,ייפויי כוח בלתי חוזרים , הסכמי מכר ,פרוטוקולים , ערבויות בנקאיות ,שטרי קנין ומניות למוכ"ז ,אישורים ממוסדות ממשלתיים , עסקאות מקרקעין ,דיווחים לשלטונות בתחום המס ,הסכמי גירושין וחלוקת רכוש שקיבלו תוקף 7 של פסק דין ,שטרי סילוק ,חומר רפואי ,מסמכים של עסקה שלא הושלמה ברישום ,תעודות מקור , חומר מקורי שלא ניתן לשחזר ורישומי בעלות במקרקעין . ממצאי דיון במסגרת קבוצת מיקוד כחלק מתהליך העבודה, נערך ביום4.9.23 , שיתוף ציבור במסגרת קבוצת מיקוד בה לקחו חלק גורמים ממשרד המשפטים, יו"ר ועדת האתיקה הארצית של לשכת עורכי הדין ונציגה נוספת מטעמ ו ו שמונה נציגים ממשרדי עורכי דין .בדיון השתתפו שותפים ,שותפים מנהלים ואנשי תפעול בכירים ממשרדי עורכי הדין מהגדולים בשוק הישראלי וכן ממשרדי עורכי דין בינוניים .בגדלם במהלך הדיון ,כפי שיתואר להלן ,עלו טענות שונות מצד המשתתפים לגבי המצב הקיים ואופן טיוב הדין הרצוי . המשתתפים בדיון בירכו על הכוונה לבחון ולעדכן את הדין הקיים בקשר לשמירה על חומר ארכיוני .במשרדי עורכי הדין בדיון הסבירו כי לתפיסתם ,בכל הנוגע לשמירת חומר ארכיוני, מוטל עליהם נטל רב. מהשיח עלה כי קיימת אי בהירות ביחס ל חובות המוטלות עליהם בעניין זה . השיח נסוב סביב ארבעה נושאים מרכזיים : עול כבד המוטל על המשרדים ,שמירה דיגיטלית , אפיון והבחנה בין מסמכים וכן פער בהבנת הדין הקיים בשטח והקושי ביישומו .כמו כן, עלו טענות נוספות בעניין אפיון המסמכים הרלוונטיי ם .להלן נפרט את סיכום הטענות שעלו בדיון ,על פי הנושאים המתוארים. נטל רגולטורי כבד טענה מרכזית שנשמעה ,מכלל נציגי משרדי עורכי הדין שהשתתפו בדיון עניינה בכמות המשאבים הפיזיים והכלכליים הכרוכים ב שמירה .על חומר ארכיוני של לקוחות לאורך שלבי שיתוף הציבור עלה הקושי ליצור קשר ,עם לקוחות לאחר מספר שנים. כמו כן בשל האופן שבו עורכי דין מפרשים את הדין הקיים , עליו יפורט בהמשך פרק זה, המצב כיום הוא שמשרדי עורכי הדין צוברים בפועל מסמכים רבים מבלי לבערם . כלומר, כאשר מסתיים הטיפול בעניינו של לקוח, נאספים כלל המסמכים ועוברים לשמירה פיזית בארכיב חיצוני .לצד מסמכים אלו , בארכיב כבר קיימים תיקים רבים קודמים שהצטברו, לעתים לאורך עשרות שנים, ואינם מועברים לביעור בשל הקשיים שתוארו. כך, כל משרד הצובר ותק בהכרח נדרש ל הגדלת הארכיון ושימורו .באופן טבעי נראה שכמות המשאבים הנדרשת היא בהתאם לגודל משרד עורכי הדין ולכן משרדים גדולים וותיקים תיארו שמשתמשים בארכיוני ענק התופסים שטח פיזי רב ,במקביל לתשלום שנתי גבוה לשירותי הארכיב החיצוני ,המגיע לכדי מאות אלפי שקלים מדי שנה ל כל משרד . לשמירה על החומר עלויות נוספות כמו הדפסה, תיוק והוצאות הכרוכות באיתור ושליפת מסמכים לדרישת הלקוח . האפשרות ,העומדת בפני המשרדים להתמודדות עם קושי זה היא לכאורה מיון המסמכים וביעורם לפי הדין הקיים. אולם, מעבר לקושי הממשי באיתור הלקוחות, שהוא כאמור קושי מרכזי, נראה שבבחינת עלות- ,תועלת המשרדים מעדיפים לשמור המסמכים ,. כלומר לפי תפי תס ,המשרדים הנטל הכרוך ביצירת קשר עם הלקוח, מיון הארכיונים הקיימים ולבסוף ביעורם, עולה על זה הכרוך בשמירתם והגדלתם מדי שנה. אפשרות נוספת שנבחנת על ידי המשרדים היא העברת החומרים .הפיזיים לדיגיטליים, אך גם בזו כרוכה עלות גבוהה, על כך יפורט בהמשך 8 לסיום , נציין כי ניכר שסוגיה זו מעסיקה רבות א ת עורכי הדין. כאמור, במקרים רבים מדובר בהוצאות משמעותיות למשרד, המשפיעות על אופן ניהולו. מעבר לכך, בדיון צוין הקושי התפיסתי שנוצר, בו למעשה עורך הדין חש שתפקידו להוות גורם האמון על אחסון מסמכים עבור לקוחותיו . מצד אחד , מובנת הדרישה האתית המוטלת על עורך הדין לשמ רו מסמכים מהותיים ומקוריים , שכן הדבר משרת את טובת הלקוח ומהווה במובנים מסוימים חלק מהשירות המשפטי המקצועי שמספק עורך הדין ללקוח ,כמו גם את טובתו של עורך הדין כהגנה מפני טענות עתידיות נגדו .אולם מנגד ,נראה שככל שאין הבחנה בין סוגי המסמכים ואופן שמירתם , החובה לשמ ו ר חומר ארכיוני .הופכת לגורפת ומאבדת ממשמעותה שמירה דיגיטלית בשנים האחרונות מתפתחת מגמה של מעבר למרחב הדיגיטלי בכלל ,ובכל שקשור לשמירת חומר ארכיוני בפרט . למגמה זו הצדקות רבות שכן עלות אחסון דיגיטלי נמוכה בהרבה מזו של אחסון פיזי ,וכן הדבר מונע זיהום סביבתי רב .הנציגים בדיון ציינו שבשל מגמה זו אופן ניהול התיק השתנה ,כך שככל ה ניתן הדברים נעשים באופן דיגיטלי .הדרישה לשמ רו חומר ארכיוני של לקוחות באופן פיזי אינה מאפשרת למשרדים להתמיד במגמה זו. לעיתים קרובות המשרדים ישקיעו בהוצאות כפולות בכל הקשור לשמירת החומרים, שכן אלה נשמרים בענן במקביל להדפסתם ושמירה בארכיון הפיזי. מדובר בבזבוז משאבים ועלות סביבתית גבוהה, אשר יכולה להיחסך ככל .שהדין יאפשר זאת עוד צוין בה קשר של קושי זה, ש ראוי להפריד בין התיקים החדשים, להם מייצרים עותקים דיגיטליים כחלק מהליך העבודה, לבין התיקים הישנים אשר מאוחסנים שנים רבות באופן פיזי .בארכיון המשרדים שהשתתפו בדיון ציינו כי בחנו אפשרות של העברת כלל החומר הפיזי בארכיונים לחומר דיגיטלי שי ר שמ י בענן. אולם, להליך זה עלויות גבוהות ככל שמדובר בתיקים ישנים, שלגביהם לא קיים מסמך דיגיטלי, שכן יש צורך בבחינה פרטנית של כל עמוד ומסמך ,סריקה וקטלוג ממוחשב . ברוב המקרים העלויות גבוהות בפער מ שמירת המצב הקיים ולכן תהליכים אלה לא מקודמים .במשרדים הוותיקים אפיון והפרדה בין מסמכים נציגי המשרדים שהשתתפו בדיון העלו את הצורך להבחין ולסווג סוגי מסמכים שונים אשר להם ראוי שיהיה אופן טיפול שונה, דבר שלתפיסתם אינו ,מקבל מענה בדין הקיים. כאמור המשרדים מבינים את הצורך לשמור חומר ארכיוני מסוים של לקוחות. אולם לדבריהם של המשתתפים ניתן לסווג מראש מסמ ,כים מסוימים כרלוונטיים ובעלי משמעות ללקוח שלגביהם יש לדרוש את החובה ,לשמירה. ככל שתיעשה הפרדה, הן באופן מוגדר בדין והן כזו שנתונה לשיקול דעתו של עורך הדין תהיה זו הקלה בנטל המוטל על המשרדים . פער בהבנת הדין הקיים והקושי ביישומו מהדיון עלה כי ישנו פער בהבנ ה של הדין הקיים ואופן יישומו. לדוגמא, הדין הקיים מחייב הודעה ,ללקוח בדואר רשום (לפי הכתובת במרשם האוכלוסין) טרם ביעור חומר ארכיוני. יחד עם זאת 9 משרדי עורכי הדין הבינו שלצורך הביעור נדרשת הסכמה פוזיטיבית של הלקוח, שפעמים רבות יש קושי ממשי להשיגה. כמו כן, תוא רו מצבים בהם יש קושי משמעותי לאתר את הלקוח– לקוחות שנפטרו וקיים קושי לאתר את היורשים, או במקרים של חברות שהתפרקו ולא ברור אם מותר .לעורך הדין לבער את החומרים. פער נוסף בהבנת דרישת הדין מתייחס להגדרתו של חומר ארכיוני בדיון עלה שככל שההגדרה החוקית היא שמירה של כל מסמך הקשור בעניינו של הלקוח ,גם אם נו אי מסמך מהותי ,ישנו קושי ליישם את הנדרש בשל המשאבים הפיזיים והכלכליים הרבים הנדרשים ליישום חובה זו .יצוין כי ""מסמך שיש לשמור לפי הכללים הקיימים ,הוא כזה העשוי לשמש כראייה ולא כל מסמך, ובכך מתגלה פער נוסף ב הבנת ה דין הקיים . כך, עלה ספק האם חומר שהודפס לטובת ניהול התיק, שאינו מסמך מהותי בעניינו של הלקוח, כגון פסקי דין או חומר משפטי .תיאורטי כללי, דינו להישמר עם יתר מסמכי התיק לפי החוק סוגיה נוספת שעלתה עניינה בתקופת השמירה המחייבת (5 שנים .)נראה שקביעת המועד ממנה תחל תקופה זו אינה ברורה לעורכי הדין .למרות שהכללים הקיימים קובעים במפורש שחמש השנים "נמנות מיום סיום טיפולו של עורך הדין בענין שמסר לו הלקוח או מיום סיום ההליכים המשפטיים "בהם ייצג עורך הדין את הלקוח, לפי הענין1, לדברי המשתתפים בדיון, אופן איסוף החומרים בעניין כל לקוח מתבצע לאורך שנים של טיפול בתיק. לכן, כל תיק בעניינו של לקוח עשוי לכלול מסמכים מתקופות שונות וייתכן שלגבי חלקם כבר ניתן לפנות ללקוח ולבער בעוד לגבי אחרים קיימת החובה לשמור. בנוסף, עולה קושי ביישום דרי שה זו שכן לטענת חלק מהמשתתפים בדיון מדובר בתקופה שרירותית וארוכה. כמו כן, נטען כי לאחר שהטיפול בתיק הסתיים, בפועל עורך הדין לא פנוי לחזור לארכיון ולבצע את ההליך לשם ביעור החומרים ויכולתו לעשות כן היא קטנה מאוד . קושי נוסף שהוצג הוא מרחב שיקול הדעת המצומצם ש ניתן לעורך הדין . ככל שעולה ספק בעניין שמירת המסמכים ,כפי שתואר לעיל ,אין ביכולתו של עורך הדין להפעיל שיקול דעת ולהגמיש את הדין לנסיבות המתוארות .לכן , בכדי להימנע מביצוע עבירה אתית , יעדיף עורך הדין לשמור את כלל המסמכים הנוגעים לתיק לשם הסר ספק , בלא הבחנה בעניין רלוונטיות ומהות המסמך . יצוין כי נאמר כי יש להרחיב את מתחם שיקול הדעת של עורכי דין בעניין זה . מכל האמור עולה שישנו פער משמעותי כיום בהבנת הדין הקיים .פערים אלו משפיעים באופן ישיר על הנטל הרגולטורי שמוטל על המשרדים ,כפי שמוסבר בדו "ח זה .במהלך הדיון הוצע שוועדת האתיקה הארצית תפרסם הבהרה לציבור עורכי הדין באשר לדין הקיים , ללא קשר להצעות לתקנו . סיכום קבוצת המיקוד לסיכום , עיקר הנושאים שעלו ב קבוצת המיקוד נגעו לנטל הכספי הרב בשמירה על חומר ארכיוני יז פי ; הנטל במיון של החומר לאחר שנים רבות בהן הוא נצבר; הצורך במתן אפשרות לשמירה אלקטרונית של חומר ארכיוני; הצורך להבחין בין מסמכים מהותיים ובעלי ערך שיש אינטרס ציבורי ממשי בשמירתם לבין חומרים שאינם בעלי ערך עתידי עבור הלקוח ומצטברים במהלך העבודה וכן הרצון .למתן שיקול דעת לעורכי הדין בהחלטה אם לשמור חומר ארכיוני 1 'ס2, כללי לשכת עורכי הדין (שמירת חומר ארכיוני במשרדי עורכי דין), תשל"א- 1971 . 10 בדיון נערכה ה בחנה ,בין החומר שכבר נצבר לאורך עשרות שנים ונמצא היום בידי עורכי הדין והצורך למצוא פתרון פרקטי ויעיל להתמודד עם שמירתו ,לבין חומרים ארכיוניים שייאספו מעתה ואילך . 11 סקירה משווה בנושא חובת שמירת חומר ארכיוני במדינות שונות בעולם במהלך עבודת המטה שנעשתה, בוצעה סקירה כללית במקורות גלויים וכלליים של הדין הקיים .בדבר שמירת חומר ארכיוני במספר מדינות הבדיקה נעשתה לפי שאלות מנחות שגובשו שעיקרן בחובה הקיימת להחזיק ולשמ ור ,מסמכים בענייני לקוחות, בחובות הכרוכות בביעור המסמכים באפשרות לשמר מסמכים באופן דיגיטלי וכן בהבחנה הקיימת בדין לגבי מסמכים שונים . הבדיקה נעשתה לגבי ה,מדינות הבאות: ארצות הברית (קליפורניה ניו יורק ו טקסס), אנגליה וקנדה (אונטריו ו מניטובה). לגבי כל אחת מהמדינות מפורטים החוקים הרלוונטיים וכן הנוהג הקיים ביחס לסוגיות מרכזיות . ארצות הברית החוק הפדרלי לא מטיל חובה ברורה על שמירת מסמכים של לקוחות לאורך זמן מסוים. לפי סעיף 1.16(d) ל- AMERICAN BAR ASSOCIATION , לאחר השלמת הטיפול בעניין הלקוח חלה חובה על עורך הדין לנקוט באמצעים סבירים ובשיקול דעת כדי לדאוג לאינטרס הלקוח. בכך, עליו לציין בפניו את ה חומרים שנותרו בידיו וכן חובות תשלום שנותרו בעניינו. סעיף1.15 (a) קובע שכספים ונכסים של הלקוח יישמרו על ידי עורך הדין לתקופה של חמש שנים . בעניין מסמכים שנותרים בידי עורך הדין , עליו לפעו ל לפי חובות העולות מ דינים .בתחומים הספציפיים הרלוונטיים דוגמא לחוק ספציפי בהקשר זה הוא חוק המס בארצות הברית Internal Revenue System (IRS) , לפיו יש לשמור מסמכים המוכיחים הכנסה וגבייה רלוונטית, עד לסוף תקו .פת ההתיישנות חובות נוספות מעבר לאמור קמות מכוח חוק האתיקה של לשכת עורכי הדין בכל מדינה. להלן פירוט שלוש מדינות המציגות חובות מעט שונות- קליפורניה, ניו יורק וטקסס. יש לציין שמעבר לחובות ספציפיות, נראה שנהוג בארצות הברית לשמור מסמכים למשך כשבע שנים, שכן זוהי תקופת .ההתיישנות הדיונית בהקשר זה • קליפורניה – החוקThe California Rules of Professional Conduct לא מ גדיר תקופת זמן ס פציפית לשמירת מסמכים. סעיף3-700(D)(1) לחוק עוסק בהשלמת טיפול בעניין לקוח, ומחייב למסור ללקוח את כל נכסיו והמסמכים בעניינו. חובה זו אין בה כדי למנוע .מעורך דין לשמור או לשכפל מסמכים - חובה להחזיק במסמכים – אין בחוק התייחסות לחובת החזקת מסמכים למשך תקופה מינימלית ,ו לא נקבעה תקופה כזו גם בפסיקה. אולם, לשכות עורכי דין מקומיות בתוך קליפורניה, וכן הלשכה המרכזית במדינה, פרסמו הנחיות שאינן מחייבות בהקשר זה. בהנחיות קיימת שונות בין סוגים שונים של מסמכים כאשר ההבדל העיקרי שהוכר ה ו א בין מסמכים אזרחיים למסמכים פליליים. ההנחיה לשמירת טפסים אזרחיים היא למשך5 ,שנים שאומצה בהיקש מסעיפים העוסקים בחובה לשמור חשבונות ונכסים כאמור בחוק הפדרלי. הדרישה ביחס למסמכים פליליים תהיה גבוהה יותר. על אף שההנחיות אינן מחייבות, הנוהג הוא לפעול על פיהן וככל שהתקיימה סטייה מהן ייבד .ק תום ליבו של עורך הדין 12 - ביעור מסמכים – קיימת חובה לנקוט באמצעים סבירים בכדי ליידע את הלקוח לפני ביעור המסמכים. בנוסף, מוטלת החובה להפעיל שיקול דעת סביר בכדי להבחין האם מדובר במסמך בעל ערך עבור הלקוח בהווה או בעתיד. נראה שההנחיות המוצעות מייחסות רף התנהג ות גבוה בהקשר זה כך שדה- פקטו מתקיימת חובה תמידית ליידע .את הלקוח לפני ביעור המסמכים • ניו יורק – החוק הרלוונטי בהקשר זה הואDisciplinary Rule 9-102(D) of the Code of Professional Responsibility . סעיף זה קובע חובה על עורכי הדין לשמ ו ר מסמכים .מסוימים של לקוחותיהם למשך שבע שנים - הבחנה בין מסמכים – נראה שעיקר המסמכים המצוינים בחוק, לגביהם קיימת חובה לשמור את המסמכים למשך7 שנים, הם כאלו בעלי ערך כספי או כאלה המקשרים בין עורך הדין ללקוח עצמו. כלומר, מסמכים העוסקים בקשר בין עורך הדין ללק וח. מעבר לסוגי מסמכים אלו, אין חובה ברורה לשמור מעבר למצוין בחוקים הספציפיים ביחס .לכל סוג מסמך אחר - ביעור מסמכים – לאחר התקופה המחייבת, ולגבי מסמכים שאין חובה לגביהם על פי חוק, ניתן לעורך הדין מרחב שיקול דעת בעניין ביעור המסמכים. ניתן להתנות על שיקול דעת זה בהסכמת הלקוח במסגרת ההתקשרות ביניהם, ואפילו מומלץ לעשות כן ולתכנן עם כל לקוח את .אופן הביעור אם שמירת המסמכים יה א אלקטרוני ת , מומלץ להציג זאת ללקוח. בדומה למדינות האחרות יש חובה לנקוט באמצעים סבירים כדי ליצור קשר עם הלקוח לפני הביעור וכן להפעיל שיקול דעת אם מדובר במסמך שללקוח יהיה בו צורך בעתיד. בחוק צוין שניתן למנוע מצב זה על ידי שכפול עותק והעברת המקור ללקוח וכך החובה מחמירה פחות . • טקסס – החוק שמהווה את הבסיס בהקשר זה הוא2013 Texas Ethics Opinion 627 . החוק אמנם לא קובע תקופה מינימלית ל( שמירת מסמכים אך מתבסס כאמור על הנהוג5 שנים) וקובע שיקולים מנחים שיש לקחת בחשבון בעת קביעת משך הזמן בכל משרד עורכי דין , כגון דיסקרטיות ושמירה על פרטיות, חובה להעביר ללקוח את אשר הוא דורש ונקיטה באמצעים סבירים כדי להימנע מביעור מסמכים שעלולים לפגוע בלקוח. בהקשרים של מסמכים ספציפיים יש חובות כלליות הנובעות מחוקים שונים כמו החובה לשמור חשבונות וכספים למשך5 שנים והאיסור להשמיד מסמכ( י בית משפט מסוימיםTexas Rule of Civil Procedure 76a ). הכללים האתיים הקבועים בחוק מעודדים את עורך הדין לקבוע מדיניות ברורה בהתאם לחוק בהקשר זה, לה תהיה מעמד מחייב. את המדיניות יש להציג .ללקוח ולקבל את הסכמתו, כך גם בהקשר של שמירת מסמכים דיגיטליים 13 אנגל יה החוק הבסיסי בהקשר זה הוא חוק ההתיישנות – Limitation Act 1980 – אשר קובע שתקופת המינימום לשמירת מסמכים היא שש שנים. לשכת עורכי הדין של אנגליהSolicitors Regulation Authority (SRA) התבססו על חוק זה בקביעת ההנחיה לשמירת מסמכים ל תקופת מינימום בת 6 שנים. הנחת יסוד זו נכונה לגבי רוב המסמכים שעוסקים בעניינים אזרחיים, פליליים, חובות כספיים ועוד. ישנם מסמכים מסוימים לגביהם חלה חובה מוגברת אשר מחייבת לשמ ו ר לתקופה של15 שנים, זאת לפי סעיף14B לחוק ההתיישנות, .אשר מאריך את התקופה בהקשרים מסוימים לדוגמא בהקשרי נישואין ו גירושין, גישור, נדל״ן מסחרי ועוד. קיימים מסמכים שונים המחייבים שמירה לתקופה הארוכה מ - 15 שנים וכאלה שיש חובה לשמור אותם לעד כמו צוואות, שינוי שם וייפויי כוח. חובות אלו קמות מכוח ח .וקים ספציפיים כמו חוק הירושה - ביעור מסמכים – בהקשר זה נעשית דיפרנציאציה בין סוגי מסמכים שונים- מסמכים ,שבבעלות עורך הדין מסמכים שבבעלות הלקוח ו מסמכים שבבעלות צד ג׳. ככל שמדובר במסמך שאינו בבעלותו האישית של עורך הדין, לא יוכל להשמידם ללא הסכמה ברורה בכתב של הבעלים. ניתן לסטות מההנחיות ככל שיש הסכמה בכתב לכך ולאחר שעורך הדין הסביר ללקוח את כל הסיכונים הכרוכים בדבר. הדרישות מציבות רף גבוה בעניין זה ונראה ש לרוב הסכם שיסטה מהן יעורר תמיהה. לא נמצאה .התייחסות שונה בהקשר של מסמכים דיגיטליים קנדה ,קנדה נוקטת בגישה הפדרלית ולכן יש חלוקה בין המחוזות השונים ביחס לחובות המוטלות על ( עורכי הדין. זאת משום שמדובר בגופים שונים של לשכות עורכי דיןlaw society). אולם, בב דיקת שני מחוזות שונים (אונטריו ו מניטובה ) לא נמצא שוני מהותי בדרישות ולכן המחקר מתייחס אליהם כמדינה אחת . החוק המקים חובה פדרלית הואChapter VIII of the Canadian Bar Association's Code of Professional Conduct ואינו מפרט תקופת זמן אלא דורש מעורכי הדין לשמור על נכסיהם של הלקוחות בהתאם לחוקים הספציפיים. ככל שאין כאלה החוק דורש חובת נאמנות. מחוק זה נובעות חובות אתיות של יידוע הלקוח על אודות מסמכים ונכסים בידיו של עורך הדין, שמירה על חיסיון ו .מעקב - תקופת שמירת ה מסמ כים – קיימת שונות בין סוגי מסמכים שונים שכן לגבי כל אחד קיים חוק ספציפי יותר מהחובה הכללית לשמור נאמנות. נראה שההנחה הבסיסית ברוב המקומות היא תקופת שמירה בת 6 .שניםThe Law Society of Manitoba Rules מחייב תקופ ת שמיר ה של10 שנים לגבי מסמכים פיננסיים של עורך הדין וזאת לאור תקופת ההתיישנות. באונטריו נקבעה תקופת התיישנות של15 שנים על מסמכים פיננסים ולכן במקומות רבים נהוג להתייחס ל- 15 שנים כחובת מינימום, למען הסר .ספק. זוהי גם ההמלצה הרווחת - ביעור מסמכים – חלה חובה על עורך הדין לקבל את אישור הלקוח טרם ביעור ,המסמכים ככל שמדובר בעת ש לפני תום התקופה המתחייבת. בסוף התקופה, יש 14 חובה להפעיל שיקול דעת וככל שמדובר במסמך שהיה על עורך הדין לדעת שיהיה בעל ערך עבור הלקוח בעתיד – תחול עליו החובה לשמ ו ר אותו וליידע את הלקוח. נראה שהחובה בקנדה יחסית מחמירה שכן מכוונת לתקופת זמן מאוד ארוכה שגם לאחריה .יש צורך באמצעים סבירים ליידוע הלקוח וקבלת אישורו - מסמכים דיגיטליים – החוק מתייחס לשמירה על מסמכים דיגיטליים ומטיל בהקשר שלהם חובות דומות לאלו שאינם דיגיטליים. בנוסף, קיימת חובה לשמ ו ר את המסמכים הדיגיטליים באופן שיהיה נגיש לבקשת הלקוח בת וך30 ימים מבקשתו ,לקבל את המסמך ו יש צורך לעדכן את הפורמט הדיגיטלי לאורך השנים כדי לעמוד ב .חובה זו 15 הגדרת הבעיה לאור שיתוף הציבור שנערך והממצאים שהוצגו בחלק הקודם ,ניתן היה לזהות את הבעיות העומדות בבסיס הסוגי הי .ממצאי שיתוף הציבור ,וכן ממצאים תומכים נוספים המבוססים על הסקירה המשווה ,מובילים למסקנה כי בעיית השורש היא הקושי ביישום הדין במצבו הנוכחי , אשר מוביל לנטל כלכלי כבד על משרדי עורכי הדין. במצב ,הנוכחי קיימת לכאורה חובה על עורך דין לשמור כמעט כל מסמך הנוגע לעניין שבטיפולו . כאמור, ,המצב בפועל הוא שנשמרים גם מסמכים שאינם עשויים לשמש כראיה ו זאת בשל רצון עורכי הדין להימנע מסיכון, ו נשמרים למעשה כלל החומרים באופן גורף בעלות כלכלית גבוהה . לצד .האמור יש לציין כי לשמירה רחבה של חומר ארכיוני באופן פיזי אף השלכות סביבתיות כמו ,כן מעבר לנטל הכלכלי של שמירת המסמכים, הרי שה מצב הנוכחי מביא לנטל הכרוך במיון המסמכים בעת בה ניתן לבערם .כתוצאה מכך ,המצב בפועל הוא שמירה רחבה של מסמכים רבים כך שבעת דרישת לקוח לקבל מסמכים מקוריים ספציפיים, או כאשר ניתן למיין את החומרים בתיק לצורך ביעור חלק מהם ,הנטל הכלכלי שכרוך במיון התיקים הרבים ואיתור המסמכים הוא משמעותי . בנוסף ,קיים נטל כלכלי הכרוך ביידוע הלקוח טרם הביע ור שכן ובת ח היידוע הנדרשת בחוק מחייבת הודעה ללקוח או ליורשיו בדואר רשום, לפי הכתובת במרשם הא ו כלוסין ., טרם ביעור חומר ארכיוני עוד למדנו משיתוף הציבור, כי ישנם .אי בהירות וקושי בהבנת הכללים הקיימים ההבנה הרווחת בקרב משרדי עורכי הדין היא שנדרשת הסכמה פוזיטיבית של הלקוח ,שפעמים רבות יש קושי ממשי להשיגה .בנוסף , נמצא שקיימת אי הבנה לגבי דרך יצירת הקשר. החובה כיום מתייחסת לפנייה בדואר רשום לפי כתובת במרשם האוכלוסין ,כאמור אך ההבנה הרווחת בקרב עורכי הדין היא שיש ליצור קשר ישיר עם הלקוח או יורשיו ,במייל או בטלפון ואף לקבל הסכמתם כאמור .פער נוסף הוא אי הבנה ביחס ל אופן שמירת המסמכים שכן הכללים שותקים ביחס לאפשרות שמירת המסמכים .באופן דיגיטלי לאור הקושי הרב ובמטרה להימנע מביצוע עבירה אתית ,משרדי עורכי הדין בוחרים שלא לבער את החומרים ולשמרם באופן פיזי . כתוצאה מבחירה זו העלות הכלכלית של שמירת .החומרים הולכת וגוברת מצב זה מוביל לבעיות נוספות .ראשית, התכלית של ההסדר הקיים כיום אינה ממומשת .כפי ,שהוצג, המצב בפועל מביא לשמירה רחבה של מסמכים רבים שאינם בהכרח רלוונטיים ללקוח. כך כאשר יש צורך במסמכים לטובתו של הלקוח או צד ג' ,ישנו קושי לאתר ם שכן היכולת לאתר מסמך מסוים בארכיונים ע תירי .מסמכים היא מוגבלת בנוסף ,ישנה בעייתיות בהחלטה לבער תיקים בדיעבד משום שקיים סיכון של ביעור חומרים רלוונטיים ,ויש צורך בעבודת מיון רבה כך שההתמודדות עם החומר שנצבר עשויה להיות מורכבת . עוד נוסיף , כי גם אם ניתן לפרש את הכללים כך ששמירה י דיג טלית ,אפשרית ככל שמצטברים יותר חומרים ארכיונים, שאינם מגובים בקבצים בשמירה דיגיטלית, היכולת לקדם שמירה דיגיטלית ביחס לחומרים שנצברו בעבר נעשית מורכבת יותר. כמו כן, ככל ששמירת החומרים נעשית ללא סיווג של המסמכים הרלוונטיים, שכן אין דרישה ספציפית זו בחוק, גובר הקושי לקבוע כל ל גורף להתמודדות עם ה חומר הארכיוני הרב .שנוצר 16 חלופות קיימות הצדקות לקביעת חובה המוטלת על עורך הדין .לשמור חומר ארכיוני בענייני לקוחותיו מסמכים בעלי חשיבות מצטברים אצל עורך הדין כחלק מהטיפול המשפטי שהוא מ ספק ללק ו חותיו . חומר מקורי בעניינו של הלקוח עשוי להיות בעל חשיבות ובעל ערך גם לאחר סיום הטיפול המשפטי בתיק .אם מתעורר צורך לגשת לתיק בעתיד ,השמירה על החומר תאפשר לעורך הדין לסייע ללקוח לממש את זכויותיו .מכאן, שניתן לראות בשמירה של החומר,, במקרים מסוימים כחלק מהשירות המשפטי שנותן עורך הדין ללקוח, וכחלק מחובו ת .האתיקה המקצועית המצופות ממנו בתנאים מסוימים ובהיקף מסוים החובות כלפי הלקו ח עומדות בעינן גם כאשר הוא נפטר ,ומסמכיו של הלקוח הופכים להיות המסמכים של יורשיו .מעבר לכך ,לעיתים השמירה על החומר הארכיוני תסייע לעורך הדין להגן על עצמו מפני טענות עתידיות נגדו או תביעה שיגישו נגדו הלק ו חות . סיבות אלה מהוות הצדק ה כאמור להטלת חובה מקצועית לע .עורך דין לשמור חומרים בעניין לקוחותיו ,יחד עם זאת לאור כלל הבעיות והפערים שהוצגו בדו"ח,זה נראה שאופן הגדרת החובה כפי שהיא היום מטילה נטל רגולטורי כבד ועודף על עורכי הדין, המובילה להוצאות כבדות ולשלל בעיות שפורטו בהרחבה בדו"ח זה , שאינן בהכרח מוצדקות בהיקף זה מבחינת השמירה על אינטרס הלקוח .כ די ל התמודד עם הבעיו ת כפי שהוגדרו בתהליך זה, דן הצוות בחלופות אפשריות שונות .ולאור שיקולים שיפורטו להלן, מציע חלופה המיטבית בהתאם לנתונים בפניו סיווג החומר הארכיוני שחובה לשמרו 1. חלופה 0 : .המצב הקיים חובה לשמור כל מסמך העשוי לשמש כראייה, שנוצר אגב הטיפול בלקוח. חלופה זו מהווה פתרון גורף לצרכי הלקוח כיוון שכלל החומרים יישמרו, אולם .כאמור מטילה נטל כלכלי רב על המשרדים וכן מקשה על הגשמת התכלית שבחובה 2. חלופה 1 :חובה לשמור מסמכי מקור בלבד באופן פיזי . חלופה זו מהווה פתרון מצומצם יותר, כך שתהיה הקלה בנטל הכלכלי הכבד שמוטל על עור כי הדין. יחד עם זאת, ייתכן שחלופה זו אינה מגשימה את התכלית באופן מלא. ייתכנו מקרים בהם הלקוח יזדקק .לסיוע לאחר תום הטיפול, במסמכים וחומר ארכיוני שאינם מסמכי מקור בהכרח ,בנוסף ,הסדר זה מחייב מיון של חומר ארכיוני, וכפי שנלמד במסגרת שיתוף הציבור בתהליך זה מהו .וה נטל משמעותי ומשרדי עורכי הדין בפועל אינם רוצים לבצעו ככל שתכלית החובה המוטלת על עורכי דין היא לתת שירות מקיף ללקוח ,ייתכן שהגדרת השמירה על חומר מקורי בלבד אינה מגשימה את התכלית במלואה. יצוין שבעידן הנוכחי, חלק גדול מהחומרים והמסמכים הנצברים אגב ייעוץ משפטי וייצוג משפטי, הם קבצי מחשב במקורם, וחובה לשמור רק מסמכי מקור באופן פיזי לא מתאימה למצב הקיים . 3. חלופה 2 : חובה לשמור את כל ה מסמכים ,המהותיים למשך תקופת שמירה מוגדרת מראש ולקבוע לגבי מסמכים מסוגים מסוימים שייקבעו בדין תקופת שמירה אחרת או תנאים אחרים בטרם יבוערו . כפי שהוצג לעיל ,קיימת חשיבות בשמירה אצל עורך הדין של מסמכים שיכולים לשמש ראיה, למשך תקופה לאחר סיום הטיפול בעניין, כגון למשך תקופת ההתיישנות הכללית במשפט האזרחי– שבע שנים. כפי שעלה בשלב ,שיתוף הציבור יש מקום לסווג סוגי מסמכים מסוימים לגביהם יש להטיל חובת שמירה מוגברת, למשך זמן ארוך יותר או עד התממשות של תנאים נוספים , כגון הפקדה בידי רשות מוסמכת או מתן הזדמנות ללקוח לקבל את מסמכיו . כך למשל ביחס ל צוואות ,מסמכי עסקאות מקרקעין .ועוד באופן הזה ניתן להבטיח שחומר בעל חשיבות או מאפיינים ייחודיים יישמר 17 באופן פרטני לאחר תקופת השמירה הכללית ותכלית החובה תוגשם בצורה מאוזנת ביחס להכבדה ה כלכלית על המשרדים . יש לציין שבהקשר של חלופה זו עולה החשש כי הרשימה שתיקבע לא תהיה ממצה , וייתכן שיהיו מקרים בהם לא תהיה חובה על שמירת מסמך ולקוחות עלולים להיפגע .עם ,זאת מוצע כי לא יהיה מדובר ברשימה סגורה , ויקבעו הוראות ש יאפשרו שיקול דעת לעורכי הדין בשמירת מסמכים נוספים. בנוסף, מוצע להשאיר גמישות בעניין הרשימה ו לקבוע כי ניתן יהיה לעדכן רשימה זו בחקיקת משנה , בהתאם לצורך שיעלה בעתיד. 4. חלופה 3 : האפשרות לשמור חומר ארכיוני תהיה נתונה לשיקול דעתו של עורך הדין בלבד . לפי חלופה זו לא רו ד יוג מראש אופי המסמכים לגביהם חלה ת חוב השמירה , אלא עורכי הדין יפעלו על פי שיקול דעתם ביחס לשמירת המסמכים .כך ,הנטל על משרדי עורכי דין אמנם יפחת ,משמעותית אך עולה חשש שהתכלית ,בבסיס חובת השמירה לא תוגשם אינטרס הלקוח ייפגע והבקרה על כך עשויה להיות מורכבת. כמו כן, חלופה זו יכולה להביא למצב של חוסר אחידו ת ומכאן גם לחוסר ודאות בקרב הלקוחות ביחס למסמכים שיישמרו .אחרי הטיפול בעניינם חשש נוסף הוא שבשל הזהירות של עורכי הדין ,בפועל יישמר בחלק מהמשרדים מצב דומה למצב הקיים ,ובשל מדיניות של צמצום סיכו ים נ ימשיכו לשמור את כל המסמכים או את רובם. 5. חלופה 4 :לא תחול חובה על עורך הדין לשמור חומר ארכיוני אחרי סיום טיפול בלקוח . חלופה זו עלתה והוצעה במסגרת שיתוף ה ציבור .לפי חלופה זו תחול החובה על עורך הדין להעביר ללקוחו את כלל המסמכים והחומר בעניינו בעת סיום הטיפול של עורך הדין ,. אולם ייתכן ש קיים קושי בהגדרה ברורה של מועד סיום הטיפול,. מצד שני ממילא ככל שעולה ספק בדבר סיום הטיפול הרי .שחובת החומר הארכיוני לא רלוונטית למקרה זה חסרונה של חלופה זו הוא החשש הכבד לפגיעה באינטרסים של לקוחות ,יורשיהם או קרוביהם. החלופה הנבחרת היא חלופה 2. במהלך שיתוף הציבור, ניכר שהמצב הנוכחי, בו אין הבחנה בין מסמכים שונים ביחס לחובת השמירה , מטיל נטל כלכלי ובירוקרטי רב על המשרדים וכן שהפתרון .הגורף אינו יעיל מצד שני, הצורך למיין מהותית ולקרוא כל מסמך לעומקו ,לצורך הפעלת שיקול ,דעת לגבי שמירה של כל מסמך בנפרד יכולים להכביד על המיון ועל השמירה של מסמכים בעלי חשיבות בלבד .על מנת לייעל ולהקל על התהליך ,נמצא שניתן לסווג מראש את חשיבותם של סוגי מסמכים מסוימים ו לקיים חובת שמירה מוגברת וממושכת רק לגביהם. כך, יוכל להיווצר איזון בין שמירה על מסמכי הלקוח, ככל שאלו יוגדרו כמהותיים לפי חוק, לבין הנטל המוטל על עורך הדין .כחלק מדרישה זו איזון משמעותי נוסף בנטל של שמירת מסמכים הוא קביעת חובת השמירה הבסיסית, במהלך תקופת השמירה, רק למסמכים שיכולים לשמש ראיי.ה נציין כי בכל חלופה נראה כי נכון יהיה לאפשר להתנות על חובת השמירה, בהסכמת הלקוח, ולקבוע כל הסדר אחר במסגרת .הסכם בין עו"ד ללקוח תקופת השמירה המחייבת כברירת מחדל 1. חלופה 0 :תקופת שמירה של חמש שנים .. זהו המצב הנוכחי הקיים בכללים כפי שהם כיום 2. חלופה 1 :הארכת התקופה לשמירה ל משך 7 שנים . זוהי החלופה שהוצעה בתזכיר החוק . יש לציין שחלופה זו מקודמת במקביל לביטול חובת יידוע ה לקוח ,כך שמתקיים איזון בנטל 18 המוטל על עו"ד מול השמירה על אינטרס הלקוח. התקופה בת7 שנים עולה בקנה אחד עם תקופת ההתיישנות הבסיסית במשפט האזרחי (למעט בענייני מקרקעין או בנוגע לעניינים )ספציפיים . מעיון במחקר משווה ניתן לראות כי אף במדינות אחרות בעולם תקופת שמירת .המסמכים מקבילה לתקופת ההתיישנות 3. חלופה 2 :תקופה הנתונה לשיקול דעתו של עורך הדין . לפי חלופה זו לא יהיה משך זמן שיוגדר בחוק באופן מפורש אלא עורך הדין יוכל לקבוע זאת כחלק מהליך עבודתו. מחלופה זו עולה קושי בהגשמת את התכלית שבשמירת המסמכים באופן מיטבי ,ביכולת לפקח באופן אפקטיבי על פעולותיו של "ד עו וכן עולה החשש שהסתמכותו של הלקוח תיפגע ומסמכיו יבוערו ללא ידיעתו ., כאשר משך התקופה לא תהיה ברורה לפי דין החלופה הנבחרת היא חלופה 1. כאמור חלופה זו מלווה בביטול חובת יידוע הלקוח מראש , עליה יפורט בהמשך. היתרון בבחירת חלופה זו הוא צמצום החשש מפגיעה באינטרס המוגן של הלקוח , בהיעדר חובת יידוע (ובשים לב לחובות השמירה הממושכות יותר )לגבי מסמכים מסוימים. אמנם חלופה זו מרחיבה לכאורה את הנטל המוטל על עורך הדין, אך נמצא שהרחבה זו מתאזנת על ידי ביטול חובת היידוע. כך, במכלול הנסיבות , בבסיס חלופה זו עומדת ה שאיפה להקלה .בנטל ,בנוסף חלופה זו עולה בקנה אחד עם ממצאי המחקר המשווה שנעשה, ממנו ניתן ללמוד כי מדינות בעולם כגון אנגליה, קנדה וארצות הברית מקבילות את תקופת שמירת המסמכים על ידי עורכי דין .לתקופת ההתיישנות החובה בסיום תקופת השמירה 1. חלופה 0 :יידוע הלקוח טרם ביעור המסמכים בעניינו . חלופה זו היא הדין כיום. במסגרת שלב שיתוף הציבור הובן שלמרות שניתן ליידע בכל אמצעי לרבות דואר רשו ם ,המצב בפועל הוא ניסיון .יצירת קשר אישי עם הלקוח וקבלת הסכמתו הפוזיטיבית בנוסף, גם במצב של .יידוע באמצעות דואר רשום בלבד, הרי שמדובר בנטל רגולטורי שאינו מגשים את תכליתו כך למשל , במקרים רבים כתובת הלקוח משתנה, קל וחומר במקרים בהם לקוח הלך לעולמו ,או במצב בו הלקוח הוא חברה שמתפרקת או אישיות משפטית שאיננה קיימת עוד .עוד למדנו משיתוף הציבור, כי אמנם ישנם לקוחות המבקשים את החומר הארכיוני , אך מדובר בלקוחות מעטים בלבד. המצב הנוכחי כאמור כרוך בנטל כלכלי כבד ואינו משרת את תכלית החובה לשמור חומר ארכיוני . 2. חלופה 1 : ביעור החומרים הארכיונים בסיום תקופת השמירה . זו החלופה שהוצעה בתזכיר החוק. חלופה זו מלווה בהארכת תקופת השמירה למשך7 שנים ,במקביל לקביעת הסדר ספציפי לגבי מסמכים מסוימים בהם תחול חובת שמירה אחרת ,מחמירה יותר . זאת בכדי .לאזן בין הנטל המוטל על המשרדים לבין זכות הלקוח וטובתו 3. חלופה 2 : סיכום עם הלקוח מראש בדבר אופן ההתנהלות במסמכים הארכיונים ומשך תקופת השמירה ,. לפי חלופה זו, עורך הדין יחויב להציג ללקוח, בתחילת הטיפול בעניינו את תנאי הטיפול במסמכים .כך ,יוגדרו מראש הן תקופת השמירה והן אופן יצירת הקשר וביעור המסמכים בסופה במסגרת הסכמה בין עורך הדין ללקוחו .ב חלופה זו עולה החשש לחוסר דות י אח ו חשש כי תכלית חובת השמירה לא תוגשם . מנגד, ישנה פגיעה פחותה 19 ב הסתמכות הלקוח שכן יבין מראש את הסיכום. ,בנוסף כאמור לעיל ממ ילא מוצע שתהיה האפשרות להתנות על חובת השמירה ועל תקופת השמ רה י. החלופה הנבחרת לפי היא חלופה 1. מהתהליך שנעשה עלה שאחת הבעיות המרכזיות במצב ה קיים היא שמירה גורפת של כלל החומרים הארכיונים של הלקוחות. על מנת לייעל את המצב ולהקל על הנטל שנוצר, נראה שיש לאפשר לעורכי הדין לבער את החומרים בסיום התקופה. לאור החשש מפגיעה בלקוחות וביעור מסמכים מהותיים, כאמור חלופה זו תלווה הן בהארכת תקופת השמירה ו הן בסיווג מסמכ ים מסוימים לגביהם תקופת שה מירה ,תהיה ארוכה יותר. שילוב החלופות השונות ,כפי שהוצג ביא י לפתרון יעיל אשר מצד אחד יקל על עורכי הדין ומצד שני יגן על טובת הלקוח .ויורשיו אופן שמירת החומר הארכיוני 1. חלופה 0 : שתיקת הדין ביחס לאופן השמירה . הכללים במצב הנוכחי אינם מגדירים את אופן השמירה. בשלב שיתוף הציבור נלמד שמסיבה זו עורכי הדין בפועל יעדיפו לשמור את החומרים באופן פיזי כדי להימנע מעבירה אתית .זאת גם כאשר ישנו עותק נוסף בשמירה דיגיטלית . מן האמור עולה ש חלופה זו מטילה נטל כלכלי משמעותי על המשרדים והמצב בו חובת שמירת המסמכים עמומה אינה רצוי. במצב הקיים גם אין כללים מחייבים ברורים ביחס לאופן ,השמירה הדיגיטלי כגון הוראות ביחס ל אבטחת מידע , כיצד לנהוג בעותקים פיזיים וכיו"ב. 2. חלופה 1 :מתן אפשרות ל שמירה דיגיטלית למעט מסמכי ם שיש לשמור ב מקור ,תוך קביעת הוראות וסטנדר ט מחייב בנוגע לסריקת מסמכים ולשמירה על מסמכים דיגיטליים ואבטחת מידע. חלופה זו תביא להקלה בנטל הכלכלי באופן חלקי שכן עדיין יהיה צורך בשימור ארכיונים פי יים ז ככל שמדובר במסמכי ם שקיימת חשיבות מהותית לשמירתם בתצורת .מקור עם זאת, חלופה זו תהווה הקלה משמעותית מצד אחד ומן הצד השני תקיים את התכלית בשמירת המסמכים .תוך שמירה על טובתו והסתמכותו של הלקוח .יתרון נוסף בחלופה זו הוא קלות איתור מסמכים עבור לקוח החפץ בכך יצוין גם שהיום מסמכים רבים נוצרים כקובץ מחשב במקורם ,ולכן הגיוני יותר לחייב את שמירתם באופן דיגיטלי . 3. חלופה 2 :שמירה דיגיטלית באופן מלא. יתרונותיה של חלופה זו עיקרן בהקלה משמעותית בנטל. זאת משום שהעלות הכרוכה בשמירה דיגיטלית היא קטנה בהרבה מזו הכרוכה בשמירה פיזית. בנוסף, חלופה זו עולה בקנה אחד עם מגמת הדיגיטציה כאמור. מנ גד, ייתכן ש חלופה ,זו מהווה פתרון גורף אשר עלול להקשות על הלקוח ככל שיזדקק למסמך מקורי .בכך עולה חשש לפגיעה בלקוח בקבלת חלופה זו החלופה הנבחרת היא חלופה 1. לאור מגמת הדיגיטציה הכללית בישראל ו בעולם , ו במשרדי עורכי דין בפרט, נמצא שכדי להקל על הנטל וכדי לקדם מדיניות של שמירה על איכות הסביבה, יש לתת גם מענה דיגיטלי לשמירה .היתרון בחלופה זו הוא שמתאפשרת שמירה דיגיטלית אך באופן מבוקר ובכפוף להטלת חובות בדבר אבטחת המידע והוראות בדבר סריקה מהימנה של מסמכי מקור טרם ,ביעורם לפי הדין הקיים לשימוש בהעתק סרוק שבוער מקורו ,וזאת כדי לוודא הגנה על אינטרס 20 הלקוח. אמנם גם ב חלופה זו נשארת חובה מסוימת לשמור גם על מסמכים פיזיים , אך לאור החשש מ פגיעה בלקוחות שיזדקקו ל מסמכים אלה, .נראה שמדובר באיזון הולם ביחס ל טיפול במסמכי עבר שנצברו לאורך השנים, כפי שהוצג, ההתמודדות עם סוגיה זו עלולה להיות מורכבת בשל הקושי להפריד בין מסמכים רלוונטיים שאין לבערם לבין שאר החומרים .בארכיון, שיש לצמצם יחד עם זאת ככל שהפעולות במסמכים הקיימים תיעשנה בהתאם ל חלופות ה נבחרות ,יש יסוד להניח שמיון המסמכים יעשה בקלות יחסית למצב כיום , שכן יהיה ברור יותר על אילו מסמכים קיימת חובת שמירה ממושכת ובאיזו דרך יש לשמרם . 21 הגדרת יעדים וקריטריונים ככל ,שהליך החקיקה יושלם מוצע לבצע הליך שיתוף ציבור נוסף לבחינת השפעות הצעת החוק בחלוף 5 שנים מיום חקיקתו ובחלוף10 שנים . במסגרת זו , מוצע לבחון האם החלופות שנבחרו השיגו את המטרות שבבסיס הצעת החוק ,והליך שמירת חומר ארכיוני התייעל ,מפחית את הנטל על עורכי הדין מבלי לפגוע במידה ניכרת על ציבור הלקוחות . תמונת הצלחה בהקשר זה תהיה שכמות החומר הארכיוני הנשמר באופן פיזי תרד ב - 20% בתוך5 וב- 40% בתוך10 .שנים בנוסף, מצופה לראות כי30% מהארכיב עבר להיות דיגיטלי בטווח של5 .שנים ,בהתאמה.הוצאות הארכוב צפויות לרדת באופן יחסי 22 סיכום בדו "ח זה הוצג התהליך לבחינת האפשרות לייעל את החובה לשמור חומר ארכיוני של עורכי דין בחוק, מתוך רצון לשפר ולייעל את המצב המשפטי הקיים. בחינה זו נעשתה על רקע יוזמתו של שר .המשפטים במסגרת התהליך נערך שיתוף ציבור שכלל דיונים במסגרת קבוצת מיקוד ,עם משרדי עורכי דין ,שיח ממוקד עם נציגי ועדת האתיקה של לשכת עורכי הדין ת פצ ה סקר למשרדי עורכי דין כן ו איסוף ולימוד תגובות ציבור על תזכיר שפורסם בנושא. בנוסף, נערכה סקירה משווה בין לאומית במספר מדינות נבחרות לבחינת החובה לשמירת חומר ארכיוני בעולם. בעקבות שלבים אלו הוגדרה הבעיה .המרכזית בדין הקיים כיום, המובילה ליוזמת השינוי בחוק לסיום , דנו בחלופות השונות שעלו ובחלופה הנבחרת לפתרון שהיא הארכת תקופת השמירה הבסיסית לשמירת חומר ארכיוני לשבע שנים, תוך ביטול חובת היידוע בסופה וסיווג מסמכים לגביהם תחול חובת שמירה מחמירה, גם לאחר שבע .שנים עוד ,הומלץ, לבחור בחלופה לפיה ככלל עורך הדין יהיה רשאי לשמור את החומר באופן דיגיטלי למשך תקופת השמירה , וזאת למעט חומר .שיש צורך לשמרו כמקור אנו מאמינים כי כפועל יוצא מתהליך זה, תתייעל החובה המוטלת על עורכי הדין, כך ש מצד אחד הנטל הכלכלי ,הפיזי והסביבתי יפחת, ומהצד השני תישמר ההגנה על טובת הלקוחות בשמירת .המסמכים