חומר רקע

הכנסת מרכז המחקר והמידע י,רושלים כ"ד ב כסלו "תשע ו 6 ב דצמבר 2015 מידע בנושא שימוש בדוא"ל בתקשורת עם משרדי הממשלה ורשויותיה לקרא ת " דיון ועדת המדע והטכנולוגיה בנושא משרד ללא פקס! תקשורת מול משרדי בממשלה באמצעות דואר אלקטרוני ", לה.לן מידע ונתונים בנושא רקע מושגים שונים משמשים כדי לתאר את המפגש של מהפכת "המידע עם רשויות השלטון: "ממשל אלקטרוני (E-Gov) "; "ממשל פתוח(Open-Gov) "; "דמוקרטיה אלקטרונית(E-Democracy) .ועוד ב הכללה, בעוד "המושג "ממשל אלקטרוני מיסד את ההכרה כי טכנולוגיות המיד ,ע, ובראשן האינטרנט מאפשרות מתן שירותים יעילים, מהירים וזמינים, וכי יש לרתום את הטכנולוגיות הללו לייעול השירות לאזרח ולשיפור עבודת השלטון עצמה, ה מושגים "ממשל פתוח ו"דמוקרטיה אלקטרונית" מייצגים הבנה כי באמצעות טכנולוגיות אלה ניתן לשתף עם הציבור מידע, ובכך ל יצור שקיפות, דיווחיות ואפשרות לשיתוף .הציבור בתהליכי קבלת ההחלטות עצמם1 המעבר בין השלבים מייצג גם ניסיון למעבר מ תקשורת חד צדדית - מן השלטון לציבור ,לתקשורת .דו צדדית בה גם הציבור מתַ קשר עם השלטון2 השימוש בדוא"ל בתקשורת עם משרדי הממשלה על רקע התפתחותם של שיר ותי אינטרנט מתקדמים הכוללים לא רק קבלת מידע, אלא גם אפשרות לבצע שירותים שונים דוגמת שליחה ומילוי של טפסים; קבלת אישורים; ביצוע תשלומים ועוד, נראה כביכול כי האפשרות של האזרחים לתקשר עם גופי השלטון באמצעות דוא"ל היא בבחינת מובן מאליו. בתוך סביבה השואפת לחדשנ ות טכנולוגית, שירות מתקדם ושיתוף אזרחים בתהליכי קבלת החלטות, האפשרות לשלוח ואולי אף לקבל מענה ממשרדי ממשלה באמצעות דוא"ל איננה נתפסת כאפשרות עתידנית או מתקדמת אלא ,כמעט כשירות בסיסי. למרות זאת, כפי שיוצג להלן יישומה של א פש רות התקשורת האמורה מול משרדי הממשל.ה ורשויותיה חלקי בלבד. בנוסף, עד כה טרם גובשה מדיניות ממשלתית כוללת בנושא בהמשך .תוצג התייחסות רשות התקשוב הממשלתי, המציינת בתשובתה מספר חסמים לשימוש מלא בדוא"ל 1 להרחבה בנושא ראו: "ממשל זמין ברשויות המקומיות בישראל: ה י ,בט השוואתי", אילת רותם, חיבור לקבלת תואר מוסמך ספטמבר2006, אוניברסיטת תל- .אביב " ,תהילה שוורץ אלטשולר מדיניות מ משל פתוח בישראל בעידן הדיגיטלי ", המכון הישראלי לדמוקרטיה, ינואר2012 . 2 מושג רווח נוסף הוא participation - E או שיתוף דיגיטלי, המייצג את אותה מגמה של שיתוף הציבור בתהליכי קבלת החלט .ות ראו למשל: 2014 Survey Government - United Nations E . 2 יצוין, כי למרות שהמידע המוצג להלן על שימוש בדוא"ל מתמקד בעיקר באפשרות לשלוח דוא"ל למשרדי הממ ,שלה ורשויותיה, תקשורת דוא"ל מן הרשויות עשויה לכלול שירותים מתקדמים שונים, בהם לדוגמא משלוח דוא"ל לאזרחים ביחס למימוש זכויות כלכליות שלהם בהתאם לנתונים הספציפיים שלהם; צירוף ,אזרחים לקבוצות תפוצה של מידע בהתאם לסביבת מגורים תחומי עניין או מאפיינים אחרים של.הם3 אין ברשותנו נתונים ביחס להיקף השירותים והגופים הדורשים כי התקשורת איתם תבוצע באמצעות פקס. אינדיקציה ל נגישות הגבוהה של שימוש בדוא"ל אל מול דפוסי תקשורת אחרים ניתן לראות בנתוני דוח נציב תלונות הציבור המציג את התפלגות אופן קבלת התלונות שהופנו אליו מן הצ יבור. איור1. התפלגות תלונות לנציב תלונות הציבור לפי דרך קבלת התלונה4 כפי שניתן לראות באיור1 לעיל, מתוך ד וח נציב תלונות הציבור לשנת2014 , אופן קבלת התלונות השכיח ( ביותר בלשכת הנציב היא באמצעות דוא"ל44.5% מן הפניות) ( , בהפרש ניכר מן החלופה של פקס22.4% .) עוד ניתן לראות באיור כי חל גידול של12.4% בשיעור הפונים בדוא"ל בהשוואה לשנת2013 . מרכז המחקר והמידע של הכנסת פנה אל ראש רשות התקשוב הממשלתי, האחראי על יחידת ממשל זמין ועל היחידה לשיפור השירות הממשלתי לציבור, בבקשה למידע על האפשרות לתקשר עם משרדי הממשלה ורשויותיה באמצעות דוא"ל. להלן יוצגו נתונים שנתקבלו מ רשות התקשוב. יצוין, כי הנתונים מתייחסים רק .לחלק ממשרדי הממשלה ורשויותיה5 3 " ,תהילה שוורץ אלטשולר מדיניות ממשל פתוח בישראל בעידן הדיגיטלי ", המכון הישראלי לדמוקרטיה, ינואר2012 . 4 נציב תלונות הציבו ,ר דוח שנתי41 לשנת 2014 , יוני2015 . 5 חיפוש במקורות אחרים, בלשכה המרכזית לסטטיסטיקה ובמאגרי ה- OECD לא ה עלה .מידע ספציפי בעניין הנידון ב מידע שנאסף על ידי הלמ"ס במסגרת הסקר החברתי נשאלו הנסקרים היחס לשימוש באינטרנט לצורך קבלת שירותים ממשרדי ממשלה כגון: הורדה או מילוי טפסים, קבל אישורים ותעודות, אך לא הייתה התייחסות ספציפית לדוא"ל; בנתוני ה- OECD על שנת2014 ,ביחס לשימוש בשירותי ממשל דיגיטלי המידע עסק בהשגת מידע ובמשלוח טפסים למעט דוא"ל . בנוסף, נתוני ישראל בנושא המוצגים בדוחGovernment at a Glance הם משנת2009 ולכן מספקים אינדיקציה חלקית בלבד בעניין. 3 לוח1 ,. שירות באמצעות דוא"ל במשרדי ממשלה ורשויות נוספות2015 . 6 גוף האם קיימת אפשרות פניה בדוא"ל האם כתובת דוא"ל מוצגת ב אופן ברור בפרסומי *המשרד/רשות אופן הפנייה (ניתוב ע"פ נושאים או /גורמים כתובת דוא"ל /מרכזית מערכת פניות מקוונת ללא )דוא"ל האם ניתן לצרף קבצים לפנייה האם נשלח אישור על קבלת הפנייה האם נשלח מענה לפניות המוסד לביטוח לאומי לא לא רלוונטי קיימת מערכת פניות מקוו נת ללא דוא"ל בשלב פיילוט לא ידוע לא ידוע הנהלת בתי המשפט בנושאים מנהליים בלבד לא קיימת מערכת מקוונת להגשת תביעות קטנות לא לא ידוע לא ידוע משטרת ישראל חלקי- יוזמה פרטית של תחנות .בודדות קיימת כתובת דוא"ל ליחידה לתלונות .הציבור לא קיימת מערכת מקוונת לפניו ת ציבור לא לא ידוע לא ידוע משרד הבריאות כן כן בנוסף לדוא"ל המחולק לפי גורמים ונושאים שונים, קיימת גם מערכת הפורטל האישי להעברת פניות כן, במידה ואין הכרח בטפסים המקוריים לא ידוע לא ידוע רשות ,האוכלוסין ההגירה ומעברי הגבול כן כן בנוסף לדוא"ל המחולק לפי גו רמים ונושאים שונים, קיימת גם מערכת פניות ציבור מקוונת לא ידוע לא ידוע לא ידוע משרד התחבורה והבטיחות בדרכים כן לא קיימת מערכת פניות מקוונת המחולקת לפי נושאים ומכסה חלק מהשירותים שמעניק המשרד לא ידוע לא ידוע לא ידוע רשות המיסים שימוש בכתובות דוא"ל של חלק מ ן העובדים כיוזמות פרטיות אך לא כמדיניות סדורה לא רלוונטי קיימת מערכת פניות לקוחות מקוונת לכל פניה ניתן לצרף קובץPDF מתקבל מסרון או מייל בנוגע לקבלת הפנייה מתקבל מסרון או מייל בנוגע לסטטוס הפנייה רשות האכיפה והגבייה קיים דוא"ל של המרכז לגביית קנסות, אך ל א של הוצאה לפועל כן כתובת דוא"ל אחת למרכז לגביית קנסות כן לא ידוע לא ידוע 6 ,יאיר פרנק, ראש רשות התקשוב הממשלתי דוא"ל מענה לפניית מרכז המחקר והמידע של הכנסת בנושא "אפש רות משלוח ,"וקבלת מענה ממשרדי הממשלה באמצעות דוא"ל12 בנובמבר2015 . 4 גוף האם קיימת אפשרות פניה בדוא"ל האם כתובת דוא"ל מוצגת ב אופן ברור בפרסומי *המשרד/רשות אופן הפנייה (ניתוב ע"פ נושאים או /גורמים כתובת דוא"ל /מרכזית מערכת פניות מקוונת ללא )דוא"ל האם ניתן לצרף קבצים לפנייה האם נשלח אישור על קבלת הפנייה האם נשלח מענה לפניות שרות התעסוקה לא לא רלוונטי קיימת מערכת פניות ציבור מקוונת לא לא ידוע לא ידוע המשרד לשרותי דת כן כן מפורסמת כתובת ,לשכת השר כתובת לפניות ציבור, וכן כתובות של כלל בעלי התפקידים במשרד לא ידוע לא ידוע לא ידוע המשרד לאזרחים ותיקים כן כן כתובת דוא"ל אחת מרכזית בה ניתן לבצע את כלל הפעולות בכל השירותים שמעניק המשרד כן לא ידוע לא ידוע הרשות לזכויות ניצולי שואה כן כן כתובת דוא"ל אחת מרכזית בה ניתן לבצע את כלל הפעולות בכל השירותים שמעניק המש רד כן לא ידוע לא ידוע משרד הביטחון האגף לשיקום נכים לא לא רלוונטי קיימת מערכת פניות ציבור מקוונת בפיתוח עתידי לא ידוע לא ידוע :מן הטבלה עולים הממצאים הבאים, ביחס לגופים הנסקרים בטבלה  בכל הגופים הנסקרים קיימת אפשרות פנייה דיגיטלית באמצעות דוא"ל או באמצעו ת מערכת .פניות מקוונת ;(בשישה גופים ניתן לפנות באמצעות דוא"ל בשבעת הגופים האחרים קיימת )אפשרות חלקית ו/או אפשרות פנייה באמצעות מערכת פניות מקוונת  בשלושה מן הגופים בלבד ניתן לפנות באמצעות דוא"ל לגורמים שונים .במשרד בשאר הגופים ניתן לפנות לדוא"ל אחד או שישנה מערכת פניות מקוונת- המאפשרת פנייה דרך אתר האינטרנט. רק במקרה של משרד התחבורה צוין כי הפניות המקוונות .מחולקות לפי נושאים  בשישה מתוך שלוש ה עשר .הגופים הנסקרים צוין כי ניתן לצרף לפנייה קובץ נוסף בארבע ה גופים צוין כי לא ניתן לצרף קובץ ."ובשלושת הגופים הנותרים צוין "לא ידוע  בנתונים שנתקבלו מרשות התקשוב צוין כי "לא ידוע" האם מסופק א ישור כלשהו על קבלת .הפנייה ביחס לכל הגופים למעט רשות המיסים בהקשר זה יצוין כי קיימים כיום כלים פשוטים ואוטומטיים שיכולים לשלוח אישורים על קבלת פנייה תוך ציון .מספר הפנייה  בנתוני רשות התקשוב צוין כי "לא ידוע" האם נ שלח מענה לפנייה . לא ברור האם הכוונה למענה .ככלל, או למענה באמצעות דוא"ל 5 ככלל עולה מן הנתונים כי אין בידי הרשות מידע מלא על רמת השירות לאזרח באמצעות דוא"ל: היקף הגופים אודותיהם נאסף מידע בנושא הוא חלק י בלבד וביחס להיבטים מהותיים לשירות (כמו אפשרות צירוף קובץ; קיומו של מענה ועוד) מצוי מידע חלקי בלבד. מידע כאמור, הינו כלי חשוב בדרך לעיצוב מדיניות .ממשלתית בנושא יצוין, כי מעיון בדוח"התקשוב הממשלתי 2015 " , עולה כי בכלל הגופים שנבדקו– 49 משרדים או רשויות - קיימת אפשרות פנייה מקוונת באמצעות טופס פנייה או באמצעות דואר אלקטרוני. עם זאת, הדוח איננו מבחין בין שתי אפשרויות הפנייה האמורות וכן איננו מתייחס לשאלות באשר לאפשרות לצרף קובץ (מסמך וכדומה) לפנייה; האם נשלח אישור כי הפנייה נתקבלה ומטופלת ובאשר למענה מקוון ל.פניות עוד יצוין כי על פי "מדריך הסטנדרטים לאתרי הממשלה" שפרסמה יחידת ממשל זמין, חלק מתוכן החובה באתרים "כולל את פרסומם של "דרכי התקשרות– ,טלפון, פקס דואר אלקטרוני , כתובת דואר, כתובת פיזית ושעות .קבלת קהל ,על פי תשובת ראש רשות התקשוב רשות התקשוב פועלת בשיתוף עם מטה"ישראל דיגיטלית" בבחינה של חלופות לקיום ערוץ מקוון לקבלת פניות ומסמכים על ידי משרדי הממשלה מלקוחותיהם. עוד צוין בתשובה, כי לתפיסת רשות התקשוב יש לאפשר שימוש באמצעי מקוון חליפי דוגמת דוא"ל, אתר או יישום, במשלוח כל פניה או מסמך הניתן כיום לשליחה.באמצעות פקס7 באשר לחסמים למימוש נרחב של קבלת פניות, צוין בתשובת רשות התקשוב כי הנושא מצוי בבחינה אך ככלל חסמים אפשריים הם: דרישה לקיומה של חתימה על המסמך; היבטים של אבטחת מידע והתארגנות של משרדי הממשלה לעבודה באופן מקוון– .'נהלי עבודה, מערכות תומכות וכו בנוסף, במקרים של צורך במסמך מקורי– .השימוש בערוץ מקוון דורש חתימה דיגיטלית ו/או שינויי חקיקה יצוין כי על שולחנה של הכנסת הונח ו לדיון מוקדם מספר הצעות חוק דומות שעניינ ן " מתן אפשרות להתקשרות עם גופים ציבוריים ותאגידים נותני שירות באמצעות דואר אלקטרוני". 8 ע ל פי הצע ו ,ת החוק גופים ציבוריים שייקבעו בתוספת לחוק, וגופים המופיעים בתוספת השנייה לחוק הגנת הצרכן– ,בהם חברות תקשורת, ספקי גז וחשמל ועוד, יצטרכו לאפשר לפונים אליהם לעשות זאת באמצעות דוא"ל, כולל לצורך המצאת מסמכים. בנוסף, אנשים המעוניינים בכך יוכלו לדרוש לקבל את ההודעות הנשלחות אליהם באמצעות דוא"ל. על גופים ציבוריים תהיה חובה לפרסם כתובת דוא"ל ל .פניות בכל פרסום רשמי צוי י ן כי עמדת ועדת השרים לענייני חקיקה מיום19 ביולי2015 ביחס להצעת החוק האמורה9 קובעת כי .יש להמתין להצעת חוק ממשלתית בנושא10 בדברי ההסבר להצע ו ת החוק נכתב כי גופים ציבוריים וספקי שירות רבים אינם מציעים שירות באמצעות דואר אלקטרוני, ודורשים ממקבלי השירות להשתמש בפקס או לחלופין, להגיע פיזית לצורך קבלת שירות . כפועל יוצא נוצר .סרבול בירוקרטי והאטה משמעותית בקבלת השירות,עוד צוין בדברי ההסבר כי רוב 7 ,יאיר פרנק, ראש רשות התקשוב הממשלתי דוא"ל מענה לפניית מרכז המחקר והמידע של הכנסת בנושא "אפשרות משלוח ,"וקבלת מענה ממשרדי הממשלה באמצעות דוא"ל12 בנובמבר2015 . 8 /פ202/20 הונחה של שולחן הכנסת ב-4 במאי2015 /על ידי חברת הכנסת סתיו שפיר וקבוצת חברי כנסת; פ1237/20 הונחה על שולחן הכנסת ב-1 ביוני2015 ;על ידי חברת הכנסת סתיו שפיר וקבוצת חברי כנסת/פ2249/20 הונחה על שולחן הכנסת ב- 23 בנובמבר2015 על ידי חבר הכנסת מיקי לוי. 9 העמדה מתייחסת להצעת החוק/פ1237/20 לש חברת הכנסת סתיו שפיר וקבוצת חברי כנסת. 10 ע מדות ,ועדת השרים לענייני חקיקה19 ביולי015 2 .ע וד נכתב בעמדות ועדת השרים כי במידה והצעת החוק ת ועלה לקריאה טרומית בלי לה מת ין להצעת חוק ממשלתית בעניין., יש להתנגד לה 6 הגופים הציבוריים ונותני השירותים משתמשים במכשיר פקס מרכזי, ולא פעם אובדים ניירות שהגיעו באמצעות ו .מבקשי השירות עשויים להיתקל לא אחת.בתירוץ לפיו הפקס או המכתב כלל לא התקבל " הצעת חוק נוספת חובת מתן שירות באמצעות דואר אלקטרוני, התשע"ה- 2015 ," של חה"כ עופר שלח .מציגה גישה שלא רק מאפשרת את השימוש בדוא"ל אלא אף מתעדפת אותו11 על פי הצעת החוק, גופים "ציבוריים שונים המוגדרים בחוק כ"מוסד(בהם: משרדי ממשלה ויחידות סמך, רשויות מקומיות, תאגידים, חברות ממשלתיות ותאגידים בנקאים ) ככל שהם מאפשרים פניות בכתב , יאפשר ו לפנות באמצעות דוא"ל, גם לצורך הגשת מסמכים וכן יאפשרו לחתום עליהם באמצעות חתימה אלקטרונית. בנוסף, על פי הצעת החוק, בעת קבלת דוא"ל י ישלח מענה אוט ומטי על קבלת הפנייה, והמענה על הפנייה ישלח גם כן באמצעות דוא"ל– למעט אם ביקש השולח כי התשובה תינתן בדרך אחרת. בנוסף החוק מציע כי על המוסדות להעדיף משלוח מכתבים באמצעות דוא"ל ולצורך העניין יפעלו לשם השגת כתובת הדוא"ל של .הנמען :כתיבה רועי גולדשמי דט אישו ר: יובל וורגן, ראש צוות 11 /פ203/20 הונחה על ש ולחן הכנסת ב-4 במאי2015 .