חומר רקע
דברי הסבר לתקנות החברות (דיווח, פרטי רישום וטפסים)(תיקון), התשע"ה- 2015
כללי
התקנות המוצעות הינן תיקון לתקנות החברות (דיווח, פרטי רישום וטפסים), התש"ס – 1999 (להלן – התקנות העיקריות). מטרתן לעגן את ההסדר המשפטי שיאפשר, כמקובל אצל רשמי חברות מובילים בעולם, הגשה מקוונת לרשם החברות של בקשה לרישום חברה חדשה ושל דיווח לעדכון פרטי חברה קיימת. בכך, יתאפשר לציבור הרחב לצרוך שירותים אלה מרחוק, באופן ידידותי ונוח, תוך שיפור משמעותי של השירות לציבור.
תקנה 1
לצורך עיגון ההסדר המשפטי לעניין הגשת בקשה מקוונת או דיווח מקוון, מוצע להוסיף את תקנות 16א' – 16ג' לתקנות העיקריות. תקנות אלה יסדירו הוראות מיוחדות לעניין הגשה מקוונת של בקשה או דיווח. הפרטים המהותיים שיש לכלול בכל בקשה או דיווח, הינם בהתאם להוראות התקנות העיקריות, לפי מהות הפעולה המבוקשת או המדווחת.
לתקנה 16א' המוצעת- הוראות כלליות לעניין בקשה מקוונת ודוח מקוון
לפי ההסדר המוצע, המבקש להגיש בקשה מקוונת או דיווח מקוון, יזדהה במקום המיועד לכך באתר האינטרנט של משרד המשפטים, בתעודה אלקטרונית, יקליד את הנתונים הנדרשים באתר בשדות הרלוונטיים באופן ידידותי ונוח, ולסיום, יוצג לו טופס לאישור במתכונת הקבועה בתקנות העיקריות, בשינויים המחויבים, הכולל את הפרטים שהקליד.
נוכח מהות העניין, על מנת להקל על הציבור ולפשט את התהליך המקוון, וכמקובל במדינות אחרות בעולם, מוצע כי לא תידרש חתימה אלקטרונית של מגיש הבקשה בהגשת בקשה מקוונת או של הגורם המדווח בהגשת דיווח מקוון, אלא הזדהות בתעודה אלקטרונית ואישור הפעולה.
התקנות העיקריות וסעיף 39(א) לחוק החברות, התשנ"ט – 1999 (להלן חוק החברות) דורשים חתימה ידנית על הטפסים השונים. סעיף 2(א) לחוק חתימה אלקטרונית, התשס"א – 2001 (להלן – חוק חתימה אלקטרונית), קובע כי:
"2.(א) נדרשה לפי חיקוק חתימתו של אדם על מסמך, ניתן לקיים דרישה זו, לגבי מסמך שהוא מסר אלקטרוני, באמצעות חתימה אלקטרונית, ובלבד שהיא חתימה אלקטרונית מאושרת.".
מאחר וכאמור מוצע כי לא תידרש חתימה אלקטרונית על גבי הטפסים, יש צורך בביטול מפורש, לעניין ביצוע פעולות מקוונות, של דרישת החתימה. שר המשפטים מוסמך לבטל בתקנות את הדרישה לחתימה בהתאם להסמכה בסעיף 8 לעניין הגשת בקשה לרישום חברה ולהסמכה בסעיף 39(ד) לחוק החברות הקובע במפורש לעניין דיווח אלקטרוני כי:
"39. (א) כל מסמך וכל דיווח שיש להגישם לרשם יישאו את מספר הזהות של החברה, וייחתמו בידי אחד מנושאי המשרה של החברה בציון שמו ותפקידו, כאישור לכך שהפרטים שבו נכונים ושלמים; לענין סעיף זה, "נושא משרה בחברה" - לרבות מזכיר החברה או מי שהוסמך על ידה לענין סעיף זה.
-----
(ד) קבע השר הוראה בדבר דיווח אלקטרוני, רשאי הוא לקבוע כי הוראות סעיף קטן (א) לענין חתימת נושא המשרה, לא יחולו על מסמכים ודיווחים המוגשים באופן האמור.".
הכוונה היא שהגורם מדווח, לאחר שהזדהה באופן חד חד ערכי בתעודה אלקטרונית, יאשר את פרטי הבקשה או הדיווח ויגיש את הבקשה או הדיווח המקוון, ללא חתימה (ידנית או אלקטרונית) ומטבע הדברים גם ללא אימות חתימה על ידי עורך דין או רואה חשבון. במידת הצורך, מגיש הבקשה יצרף גם צרופות סרוקות לבקשה או לדיווח, ויצהיר כי הן מהוות העתק נאמן למקור.
לעניין זה, מוצע להגדיר תעודה אלקטרונית כאחת מאלה:
(1) "תעודה אלקטרונית" כהגדרתה בחוק חתימה אלקטרונית – "מסר אלקטרוני שהנפיק גורם מאשר לפי הוראות פרק ד', המאשר כי אמצעי אימות חתימה מסוים הוא של אדם מסוים";
(2) "תעודה אלקטרונית לאימות" כהגדרתה בסעיף 23א' לחוק מרשם האוכלוסין, התשכ"ה-1965 "מסר אלקטרוני כהגדרתו בחוק חתימה אלקטרונית, שהנפיק שר הפנים בהתאם להוראות שקבע יחד עם שר המשפטים לפי סעיף 25(ג), המאשר כי אמצעי זיהוי אלקטרוני מסוים הוא של אדם מסוים.";
(3) וכן, על מנת לאפשר גמישות ביישום ההסדר, מוצע לכלול בהגדרה גם כל תעודה נוספת בעלת מאפיינים דומים שאישר רשם החברות בהסכמת רשם הגורמים המאשרים לפי חוק חתימה אלקטרונית. מוצע כי להגברת הוודאות בציבור הודעה על אישור תעודה כזו תפורסם בידי שר המשפטים ברשומות.
כמקובל, וכנובע מאופי העניין, מוצע לחייב את מגיש הבקשה המקוונת או הדוח המקוון לציין כתובת דואר אלקטרוני ליצירת קשר עימו, ובדוח מקוון – גם כתובת דואר אלקטרוני ליצירת קשר עם החברה וכן לחייבם להודיע לרשם החברות על כל שינוי בכתובת הדואר האלקטרוני תוך 14 ימים מיום השינוי.
לתקנה 16ב' – בקשה מקוונת לרישום חברה
תקנה 16ב המוצעת עוסקת בהוראות לעניין הגשת בקשה מקוונת לרישום חברה, בנוסף להוראות הכלליות בתקנה 16א' המוצעת.
מוצע לאפשר רק לבעל מניות יחיד שהוא גם דירקטור יחיד להגיש את הבקשה, או לעורך דין בשם בעל מניות אחד או יותר.
באם הבקשה מוגשת על ידי בעל מניות יחיד כאמור, הצהרת בעלי מניות והצהרת הדירקטורים הראשונים (לפי טופס 1 וטופס 2 בתוספת לתקנות העיקריות, בהתאמה) תיכלל בבקשה המקוונת עצמה, ובעל המניות יאשר אותה במעמד הגשת הבקשה המקוונת, ללא צורך בחתימה (ידנית או אלקטרונית), וללא צירוף עותק סרוק של ההצהרות עצמן. בעל המניות יידרש לצרף עותק סרוק של תקנון ראשון חתום על ידו ומאומת בידי עורך דין, כנדרש בסעיפים 8 ו- 23 לחוק החברות.
אם הבקשה תוגש על ידי עורך דין עבור בעל מניות, אחד או יותר, הוא יידרש לצרף לבקשה עותק סרוק של הצהרות בעלי המניות והדירקטורים כאמור, חתומות בידי בעלי המניות והדירקטורים, ומאומתות על ידו או על ידי עורך דין ממשרדו.
לתקנה 16ג' – דוח מקוון
תקנה 16ג' המוצעת עוסקת בהוראות לעניין דיווח מקוון לעדכון פרטי חברה קיימת, בנוסף להוראות הכלליות שבתקנה 16א' המוצעת. זאת, במסגרת דיווח על שינוי פרטי חברה לפי התקנות העיקריות בנושא שינויים בהון הרשום של החברה, העברת מניות, הקצאת מניות, מען החברה, שינויים בהרכב הדירקטוריון ועוד או במסגרת הגשת דוח שנתי לפי תקנה 4 לתקנות העיקריות.
מוצע לאפשר לנושא משרה בחברה להגיש את הדיווח או לאדם שאיננו מכהן כנושא משרה כהגדרתו בחוק החברות אך הוסמך על ידי החברה להגיש את הדיווח, והכל, בהתאם להוראות סעיף 39(א) לחוק החברות, הקובע מיהם הגורמים המוסמכים לדווח לרשם החברות מטעם החברה.
בנוסף, וכדי לפשט את הליכי הדיווח, מוצע על אף האמור בתקנה 4 לתקנות העיקריות, לאפשר לנושא משרה או למי שהוסמך לפי סעיף 39 לחוק החברות כאמור להגיש דוח שנתי מקוון, ולאו דווקא על ידי דירקטור.
לגורם המדווח מטעם החברה תהיה אפשרות לעיין בנתונים לגבי אותה חברה אצל רשם החברות, ולעדכן את הטעון עדכון, בגישה מרחוק לאחר הזדהות בתעודה אלקטרונית. לצורך כך, רשות התאגידים תידרש לזהות את הזיקה בין הגורם המדווח (שהזדהה בתעודה אלקטרונית) לבין החברה שלגביה מוגש הדיווח. לכן, חברה תידרש לדווח מראש לרשם החברות כי אדם מסוים הוא נושא משרה בחברה כהגדרתו בחוק החברות או כי אדם, ובכלל זה עורך דין או רואה חשבון, הוסמך להגיש את הדיווחים בשם החברה. דיווח זה, יכול שייעשה במסגרת הדיווח השנתי של החברה או דיווח אחר לפי התקנות העיקריות, ולא חייב להיעשות בצמידות להגשת הדיווח המקוון עצמו.