חומר רקע
הוראת שעה משקי
מתייחס להוראת תכ"ם - ספר מינהל משקי
תאריך פרסום
פרק
3
רכישות
בתוקף מיום
14 בפברואר 2007
סעיף
התקשרות בהליך מכרז פומבי
1 בינואר 2007
כ"ו בשבט התשס"ז
ס. משנה
י"א בטבת התשס"ז
חוזר ה. שעה משקי
2007-2-9
אל: הנהלת החשב הכללי
החשבים במשרדי ממשלה
סמנכ"לים למינהל במשרדי הממשלה
יו"ר וועדות מכרזים
חברי וועדות מכרזים
מנמ"רים במשרדי הממשלה
מנהלי משאבים חומריים במשרדי הממשלה
מנהלי יחידות רכש במשרדי הממשלה
מנהלי תקשורת במשרדי הממשלה
הנדון: הסרת חסמים ברכש הממשלתי
בהתאם להמלצות הוועדה הבין משרדית שמינו החשב הכללי ומנכ"ל משרד התמ"ת להסרת חסמים המקשים על השתלבותם של עסקים קטנים ובינוניים ברכש הממשלתי. מובאת בזאת הוראת שעה שמטרתה הגברת התחרות במכרזי הממשלה. יישום ההוראה יביא להגברת שיתופם של עסקים קטנים ובינוניים במכרזי הממשלה.
1. הגדרת היקף ההתקשרות
על וועדות המכרזים ליישם את העקרונות הבאים בהגדרת היקף התקשרות:
1.1. אין להגביל הסתייעות בספקי/קבלני משנה במכרזים ובהתקשרויות, כאשר האחריות על ביצוע ההתקשרות מוטלת במלואה על הספק/ים הזוכה/ים, אלא אם כן ישנן נסיבות מיוחדות אשר בגינן המשרד לא יכול לאפשר הסתייעות בספקי/קבלני משנה או במקרה בו ההסתייעות תפגע מהותית בהליך המכרזי או במתן השירותים. נסיבות מעין אלו תפורטנה בפרוטוקול ועדת המכרזים המשרדית.
1.2. לגבי התקשרויות בהם נידרש תנאי סף של ניסיון, יש להכיר בניסיונו ובכשירותו של מציע, גם אם ביצע את העבודה בעבר כספק/קבלן משנה, בהתקשרות בה זכה ספק ראשי אחר וזאת בהתאם לתפקיד אותו ביצע המציע בעת מתן השירותים כקבלן משנה.
1.3. במקרה בו מבצע המשרד איחוד של מכרזים/התקשרויות, על המשרד לבחון בכל מקרה, טרם ההחלטה על האיחוד, לגופו של עניין, את הצורך הרלוונטי בדבר איחוד המכרזים/ההתקשרויות ואת ההשלכות האפשריות של איחוד מעין זה על פגיעה בתחרות (כגון: צמצום מספר המציעים הפוטנציאליים ו/או מניעת השתתפות של עסקים קטנים).
2. אי וודאות לגבי היקף ההתקשרות
על מנת להקטין את מידת חוסר הוודאות של מציע המגיש הצעה למכרז ממשלתי - על המשרדים לציין ככל שניתן בכל מכרז/התקשרות את אומדן ההיקף הכספי הצפוי בהתקשרות או את ההיקף הכספי כפי שהיה בהתקשרויות הקודמות. בנוסף, יציין המשרד את ההיקף הכמותי הצפוי לרכש או את ההיקף הכמותי כפי שנרכש בהתקשרויות קודמות, אלא אם כן ישנן נסיבות מיוחדות אשר בגינן לא יכול המשרד להציג אומדן או שהצגתו בפני המציעים תיפגע בהליך המכרזי. נסיבות מעין אלו תפורטנה בפרוטוקול ועדת המכרזים המשרדית.
יחד עם זאת יודגש כי בכל עת בה יירשם אומדן כספי ו/או כמותי במסמכי המכרז/ההתקשרות - יש להבהיר כי זהו בגדר אומדן בלבד, וכי אין המשרד המזמין מתחייב לרכישות בהיקף הכספי או הכמותי הרשום באומדן וכי הוא רשאי להקטין / להגדיל את ההיקף / הכמות בהתאם לצרכיו בפועל. וועדת המכרזים רשאית כמובן להתחייב על כמות רכש מסוימת, דבר שיקטין את אי הוודאות למצעים וצפוי להפחית את המחיר.
3. תנאי סף המקשים על השתתפות במכרז ואשר אינם חיוניים לקיום המכרז
לפי תקנות חובת המכרזים התשנ"ג-1993 יש להתנות השתתפות במכרז רק בתנאים הבאים: רישום בכל מרשם המתנהל על פי דין הצריך לענין נושא ההתקשרות, קיומם של רישיונות הנדרשים על פי דין, עמידה בדרישות תקן ישראלי רשמי אם קיים לנושא ההתקשרות והמצאת כל האישורים הנדרשים לפי חוק עסקאות גופים ציבוריים, התשל"ו-1976. יתר התנאים לרבות תנאים בדבר נסיונו של המעוניין להשתתף במכרז, כישוריו, היקף פעילותו, קיומן של המלצות אודותיו ותנאים נוספים אינם בגדר חובה וניתן להתנות את ההשתתפות במכרז בתנאים אלה.
לעיתים עורך המכרז/ההתקשרות נוטה לקבוע תנאי סף המקשים על המעוניינים להשתתף במכרז להגיש הצעותיהם למכרז ואשר אינם חיוניים לקיום המכרז. בכדי למנוע מצב זה על המשרדים לשקול את השיקולים הבאים בטרם הצבת תנאי סף:
דוגמא לתנאי סף מקשה
פיתרון חלופי מוצע
דרישות וותק וניסיון קודם
יש לדרוש וותק וניסיון של המציע באופן פרופורציונאלי להיקף ההתקשרות. הוותק והניסיון שיידרשו מהמציעים לא יעלו על משך הזמן המתוכנן לביצוע ההתקשרות במכרז, בתחום הרלוונטי להתקשרות.
דרישה לניסיון מוכח בעבודה עם גופים ממשלתיים/ציבוריים
יש לאפשר למציעים להציג ניסיון בעבודה עם גופים / לקוחות עסקיים / פרטיים, אשר אינם בהכרח גופים ממשלתיים / ציבוריים, אך הינם בעלי סדר גודל דומה מבחינת היקף הפעילות הכספית / כמותית.
דרישה לסדר גודל של היקף יצור / אספקה
היקף היצור/אספקה אשר יידרש מן המציע לא יעלה על 200% מההיקף הכמותי הנדרש במסגרת ההתקשרות, ויתייחס לכל היותר לכל אחת משלוש השנים האחרונות.
דרישת לגובה מחזור כספי
המחזור הכספי אשר יידרש מן המציע לא יעלה על 200% מההיקף הכספי השנתי המבוקש במסגרת ההתקשרות, ויתייחס לכל היותר לכל אחת משלוש השנים האחרונות.
דרישה להוכחת איתנות פיננסית
במידה ויש צורך בקבלת דוחות כספיים לצורך בדיקת היציבות הפיננסית של המציע ניתן להשתמש בסט של יחסים פיננסים מקובלים הנגזרים מן הדוחות הכספיים, בפרט בהתקשרויות ארוכות טווח ובהיקפים גדולים. לחילופין, במידה ואין צורך בבקשת דוחות כספיים במסגרת המכרז, ניתן לדרוש הצהרה מאושרת ע"י רו"ח מטעם המציע, כי לא קיימת "אזהרת עסק חי" בדוחות הכספיים של החברה, בנוסח המופיע בנספח א' להלן.
דרישה לפריסה ארצית של המציע
יש להעדיף תוצאה של "מבחני תפוקות" על פני "מבחני תשומות", קרי – יש לדרוש מהמציע מתן רמת שירות באיכות המותאמת לצרכי המשרד המזמין (כגון: מענה לקריאת שירות תוך פרק זמן קצוב, תיקון תקלה תוך פרק זמן נתון וכיו"ב) ובהתאם לכך, יש להסיר מתנאי הסף את הדרישות המתייחסות למספר המועסקים על ידי המציע ו/או מספר כלי הרכב שברשותו ו/או מספר הסניפים שבבעלותו וכדומה.
דרישה לתקני ISO
יש לבדוק בכל מכרז ומכרז, לגופו של עניין, את מידת ההכרחיות של דרישה זו להתקשרות הספציפית. במידה וועדת המכרזים המשרדית מוצאת לנכון להשאיר תנאי סף זה על כנו, יפורטו הנימוקים בפרוטוקול הועדה.
לתשומת לבכם: וועדת המכרזים רשאית לקבוע תנאי סף השונים מהאמור להלן, בנימוקים אשר יירשמו בפרוטוקול וועדת המכרזים. ניתן להתייעץ בעניין זה במנהל הרכש הממשלתי.
4. תנאי אשראי
בעת קביעת תנאי האשראי במסגרת המכרז/ההתקשרות יש לפעול בהתאם לחוזר הוראת שעה כספי מספר 2006-1-74 "קביעת מועדי תשלום לספקים וזכאים אחרים".
5. ערבויות
על המשרדים להנהיג, במידת האפשר, ערבות ביצוע הולכת ופוחתת על פני משך זמן ההתקשרות, וזאת בהתאם לחשיפה ולרמת הסיכון של המשרד המזמין אל מול הספק הזוכה בכל נקודת זמן. במידה וישנה חשיפה הולכת ופוחתת עם הזמן, יש להתאים את גובה הערבות לרמת החשיפה, תוך כדי ציון מראש במסמכי המכרז את גובה הערבות הפוחתת מעת לעת.
6. הקטנת עלויות הגשת מכרז
על מנת להקטין את העלויות הגבוהות החלות על ספקים לשם קבלת מידע אודות התקשרויות עם משרדי הממשלה ו/או לשם רכישת חוברות מכרזים, על המשרדים לבצע את הפעולות הבאות:
6.1. יש להקטין את עלויות בגין רכישת מסמכי מכרז / התקשרות - יש להפחית את התשלום הנדרש מן הספקים בגין רכישת מסמכי מכרז / התקשרות עד לגובה של 500 ₪ לכל היותר במכרזים סטנדרטים.
6.2. יש לפרסם את מלוא מסמכי המכרז / ההתקשרות באתר האינטרנט של המשרד, על מנת לאפשר חשיפה למידע למספר רב ככל האפשר של מציעים פוטנציאליים, וזאת טרם רכישת מסמכי המכרז / ההתקשרות על ידם, אלא אם כן ישנן נסיבות מיוחדות אשר בגינן לא יכול המשרד לפרסם את מלוא המסמכים או שהצגתם בפני המציעים באינטרנט תיפגע בהליך המכרזי. נסיבות מעין אלו תפורטנה בפרוטוקול ועדת המכרזים המשרדית.
6.3. יש להשתמש במסמכי מכרז והסכמי התקשרות סטנדרטיים ככל האפשר כך שלא יידרש ממציע ללמוד ולנתח הסכמים שונים, בכל פעם מחדש, כחלק מהכנת הצעתו למכרז / להתקשרות.
7. לבירורים נוספים ניתן לפנות למר גבריאל דוד במינהל הרכש הממשלתי, דואר אלקטרוני: [email protected] טלפון: 02-6663429 פקס': 02-5695368.
בברכה,
ד"ר ירון זליכה, רו"ח
החשב הכללי
העתק: הנהלות המשרדים ויחידות הסמך
נספח א' - הערת עסק חי
"הערת עסק חי":
" על המציע לצרף חוות דעת חתומה על ידי רואי החשבון המבקרים, אשר נכללה בדוחות הכספיים האחרונים המבוקרים ובלבד שדוחות אלה ערוכים לאחת משתי שנות המס האחרונות ואשר לפיה לא קיימת אזהרה על המשך קיומה של החברה כ"עסק חי" בהתאם לכללים החשבונאים בנדון. מובהר כי לא תתאפשר השתתפות במכרז למציע אשר לגביו חלה הערה כאמור ".