חומר רקע

מבוא מסמך זה הוכן לבקשת הלשכה המשפטית בכנסת, לקראת דיון בוועדת החוקה, חוק ומשפט בנושא הענקת מעמד של דואר רשום למשלוח הודעות לציבור בדואר האלקטרוני על ידי משרדי הממשלה. במסגרת שירותי ממשל זמין וכחלק מהסדרת נושא ההתקשרות המקוונת של הממשלה עם הציבור ("ממשל מקוון" – E-Government) יזמה הממשלה את "פרויקט הכספת". פרויקט זה נועד לאפשר העברת מסמכים מהממשלה ורשויותיה, באמצעים אלקטרוניים ובדואר רשום ומאובטח, אל אזרחי המדינה. מימוש הפרויקט נעשה על-ידי הקמת תיבת דואר אלקטרוני לכל אזרח או עסק שירצו בכך, תיבה שהגישה אליה תעשה באמצעות כרטיס חכם. התיבה תהווה מעין "כספת" לצורך קבלת דברי דואר מהממשלה ושמירתם.1 כדי להעניק תוקף משפטי למערכת זו, במסגרת הצעת חוק ההסדרים במשק המדינה (תיקוני חקיקה להשגת יעדי התקציב והמדיניות הכלכלית לשנת הכספים 2006), התשס"ו-2006, הוצע לתקן את פקודת הראיות [נוסח חדש], התשל"א-1971, על-ידי הוספת סעיף לפקודה זו (סעיף 57ד), שעוסק בהמצאה באמצעים אלקטרוניים על-ידי גוף ציבורי.2 ההסדר המוצע נועד לאפשר לגוף ציבורי לשלוח דברי דואר לציבור ישירות ממערך המחשבים הממשלתי "באופן מאובטח, בלא צורך בהדפסה, תוך חיסכון משמעותי בעלויות למדינה, ותוך שיפור השירות והנגישות לאזרח".3 על-פי הצעת החוק, "משלוח של מסר אלקטרוני בידי גוף ציבורי, אל כתובת הדואר האלקטרוני של הנמען, שניתן לגביו אישור משלוח, דינו, לכל דבר ועניין, כמשלוח בדואר רשום, ובלבד שכתובת הדואר האלקטרוני ניתנה לנמען בידי מי ששר האוצר הסמיכו לכך, והנמען הסכים לעשות בה שימוש לצורך קבלת מסרים אלקטרוניים שיישלחו בידי גוף ציבורי כאמור בסעיף זה, דרך כלל או לעניין מסוים..."4 עוד נקבע בהצעת החוק, כי מסר אלקטרוני שנשלח בידי גוף ציבורי בדרך זו ייראה "כאילו הומצא לנמען בתום שלושה ימים מהמועד הנקוב באישור המשלוח שניתן לגביו, אם לא הוכח היפוכו של דבר".5 לצורך הכנת הסקירה בחנו את הסדרת הנושא הנדון בכמה מדינות ובהן, אוסטריה, איטליה, פינלנד, ארצות-הברית, בריטניה וניו-זילנד. המסמך סוקר את ההסדרים הקיימים בתחום זה בשלוש המדינות הראשונות – אוסטריה, איטליה ופינלנד. באוסטריה קיים שירות מסירה אלקטרוני רשמי המעוגן בחקיקה. שירות זה דומה במידה רבה ל"פרויקט הכספת" הישראלי. השירות מספק למשתמשים בו אישורי מסירה רשמיים; ולדואר אלקטרוני שמועבר באמצעותו יש מעמד משפטי מוכר. עם זאת, בניגוד להצעת החוק הישראלית האמורה, השירות האוסטרי מאפשר הדדיות במשלוח דואר אלקטרוני בין האזרח לבין גופי הממשלה, בכל הנוגע לאפקטיביות המשפטית של התקשרות בדרך זו. גם באיטליה קיימת חקיקה המסדירה משלוח דואר באמצעים אלקטרוניים בין גופי הממשלה לאזרחים. חקיקה זו קובעת, כי רשויות הממשל המרכזי ישתמשו בדואר אלקטרוני רשום לכל חילופי מסמכים ומידע עם גורמים מעוניינים (עסקים או אזרחים פרטיים) שהגישו בקשה לשם כך ומסרו כתובת דואר אלקטרוני לצורך תכתובת אלקטרונית רשומה. ההסדר האיטלקי מאפשר אף הוא הדדיות בתכתובת האלקטרונית בין האזרח לרשות. בפינלנד החוק מאפשר לרשויות להמציא מסמכים לאדם הנוגע בדבר באמצעים אלקטרוניים, באופן שנתבקש על-ידי אותו אדם. בנוסף, על הרשות לאפשר לציבור לשלוח מסרים לכתובת אלקטרונית מיועדת או למערכת מיועדת אחרת כדי להעלות טענה, להגיש תביעה או תלונה, או כדי להביא לבחינת נושא מסוים. כמו כן, על הרשות לאפשר לציבור לשלוח באמצעים אלקטרוניים הודעות שהציבור מחויב לשלוח, חשבונות ודוחות מבוקשים וכן מסמכים ומסרים דומים אחרים. יצוין, כי במדינות רבות, לרבות כאלה שפיתחו וקידמו פרויקטים שונים של "ממשל מקוון", הנושא של העברת דברי דואר באמצעים אלקטרוניים בין גופים ציבוריים לאזרח, טרם הוסדר מבחינה משפטית, לפחות לא בהסדר כולל ומקיף. כך למשל, בארצות-הברית נחקק ב-2002 חוק ממשל מקוון, שנועד, בין השאר, לפתח ולקדם שירותים ממשלתיים אלקטרוניים ושימוש באינטרנט ובטכנולוגיות מידע אחרות על-מנת להגביר את מעורבות האזרחים בממשל; לחזק את שיתוף הפעולה בין משרדי הממשל באספקת שירותים אלקטרוניים; להפחית עלויות של עסקים ושל משרדי ממשל; ולספק גישה משופרת למידע ממשלתי ולשירותים ממשלתיים, בצורה המאפשרת הגנה על מידע פרטי או לאומי וגישה נוחה לאנשים בעלי מוגבלויות.6 עם זאת, החוק אינו מסדיר פרוצדורה כלשהי למשלוח אלקטרוני של דברי דואר מהממשל לאזרח ולהיפך; והוא אינו מקנה לתכתובת אלקטרונית בין רשויות הממשל לאזרח מעמד משפטי של דואר רשום. גם בבריטניה אין הסדר משפטי כולל לתכתובת אלקטרונית בין המדינה לבין האזרח מסוג "פרויקט הכספת" הישראלי.7 בניו-זילנד נבחן כיום פרויקט שנקרא "דואר מאובטח" (Securemail), שנועד לאפשר משלוח של דואר אלקטרוני מאובטח בין הממשלה ובין אזרחים וגופים שונים, תוך הגנה על המידע ועל הזכות לפרטיות. הפרויקט נמצא בשלבי פיתוח והוא דורש עדיין הסדרה משפטית.8 1. אוסטריה ב-1 במרס 2004 נכנס לתוקף באוסטריה חוק הממשל המקוון (The E-Government Act), שנועד לעודד יישומי ממשל זמין ולאפשר התקשרויות אלקטרוניות עם גופים ציבוריים. החוק מחייב גופים ציבוריים להיות מסוגלים לבצע שירותי מסירה והעברה אלקטרוניים מלאים עד שנת 2008; והוא מספק בסיס משפטי מוצק לתוכניות הממשל המקוון באוסטריה. בין השאר, החוק מעגן מבחינה משפטית את השימוש בכרטיס אזרח (Citizen Card), בחתימות אלקטרוניות, במערכת תשלומים אלקטרוניים ובשירות מסירה אלקטרוני. כמו כן, החוק מאפשר שיתוף פעולה הדוק יותר בין כלל הרשויות שמספקות שירותי ממשל מקוון.9 בהתאם לכך, במאי 2004 הקימה ממשלת אוסטריה שירות מסירה אלקטרוני רשמי (official electronic delivery service [Zustelldienst]) שנועד לאפשר לאזרחים הליכי מסירה אדמיניסטרטיביים באינטרנט. השירות מאפשר לגופי המינהל הציבורי ולאזרחים כאחד משלוח הדדי של דואר אלקטרוני באופן שמבטיח משלוח וקבלה של מסרים באופן אפקטיבי. השירות מספק למשתמשים אישורי מסירה רשמיים; ולדואר אלקטרוני רשום שמועבר באמצעות המערכת יש מעמד משפטי. על-פי הממשלה האוסטרית, שירות המסירה האלקטרוני הרשמי יחליף בהדרגה את כל חליפת הדואר המתבססת על נייר בין האזרח לרשויות הציבוריות.10 מסמכים של בתי המשפט ושל רשויות אדמיניסטרטיביות רשאים להיות מועברים בצורה אלקטרונית באמצעות השירות האמור.11 אזרחים רשאים להירשם לשירות המסירה באמצעות "כרטיס האזרח" שלהם כדי לקבל מסמכים שנשלחו אליהם באופן אלקטרוני. לאחר מכן הם יקבלו מסמכים אדמיניסטרטיביים באמצעות אותו שירות מסירה. שירות המסירה מודיע לנמען ברגע שמסמך ממתין עבורו לשליפה אלקטרונית. כדי להגן על המסמך מפני צדדים שלישיים שאינם מורשים לגשת אליו, שליפת המסמך אפשרית רק לאחר זיהוי הולם באמצעות כרטיס האזרח. יתרה מכך, כדי להגן עליו כאמור ניתן גם לשלוח את המסמך בצורה מוצפנת (מקודדת) ובדרך זו, רק מי שמחזיק ב"מפתח הצופן" יכול לפתוח אותו ולהשתמש בו.12 בחוק הממשל המקוון נקבע, בין השאר, שאם רשות כלשהי שאליה יש להגיש רשומה אלקטרונית הסמיכה שירות מסירה אלקטרוני (electronic delivery service) לקבל תכתובת שמופנית אליה, אזי ניתן לשלוח את הרשומה לשירות המסירה האמור, במיוחד, כאשר נדרשת הוכחה שמאשרת את המשלוח. במקרים אלה, הוראות החלק השלישי של החוק בנושא המצאת מסמכים רשמיים (Zustellgesetz – להלן: חוק המצאת המסמכים) יחולו בשינויים המתחייבים; והמסמך ייחשב כאילו הוגש לרשות ביום שלאחר השיגור האלקטרוני של ההודעה על-כך שהמסמך מוכן לשליפה מהשרת של שירות המסירה.13 עם חקיקת חוק הממשל המקוון האמור, הוכנסו תיקונים בהתאם גם לחוק המצאת המסמכים.14 חוק זה קובע את הכללים להמצאת מסמכים המועברים על-פי חוק על-ידי בתי המשפט והרשויות המנהליות.15 נושא המסירה בדואר אלקטרוני מוסדר בחלק השלישי של חוק זה, שקובע ומפרט את התנאים לאספקת שירותי מסירה אלקטרוניים ולפיקוח עליהם. להלן ייסקרו כמה מהכללים שנקבעו בחלק זה של החוק ביתר פירוט.16 סעיף 28 (1) לחוק המצאת המסמכים מפרט את תפקידיו של שירות המסירה בדואר אלקטרוני. בין השאר, השירות נדרש: • לשמור ספריית מידע של אותם אנשים שהסכימו בחוזה עם שירות המסירה לכך שהאחרון יספק להם שירותי מסירה של מסמכים רשמיים בהתאם להוראות חוק זה; • לאפשר מבחינה טכנית נגישות אלקטרונית בטוחה לאותם מסמכים; • ליידע את הנמען על כך שמסמך ממתין עבורו בשירות המסירה האלקטרוני; • לשמור על המסמכים זמינים ובמקרה הצורך לשלוח אותם בצורה מקודדת כך שניתן יהיה להשתמש בהם החל מהמועד בו הנמען מסר את המידע הדרוש לשם כך; • לקיים פרוצדורה לקבלה מזוהה ומאומתת של המסמכים; • לשמור תיעוד לגבי מועד שליחת הודעות וקבלתן; • להציג קבלה של אישור מסירה; • לייעץ לנמען בנוגע לפתרון מהיר של בעיות טכניות המתעוררות עם קבלת מסמכים. סעיף 28 (2) מוסיף, כי שירותים נוספים, ובמיוחד המצאת מסמכים עם אישור מסירה בהתאם לבקשה של אנשים פרטיים (נראה כי הכוונה לתכתובת אלקטרונית בין גורמים פרטיים), יכולים להיות מוצעים בתנאים עסקיים סטנדרטיים כחלק אופציונאלי של החוזה בין השירות ללקוח. כל שירות מסירה צריך לאפשר פרוצדורה של הרשמה אלקטרונית באינטרנט באמצעות "כרטיס אזרח" כדי להירשם לקבלת שירות מסירה אלקטרוני. הרישום צריך לכלול, בין השאר, את שם המנוי, את כתובת הדואר האלקטרוני שלו וכן מקום מסירה נוסף שבו המנוי מבקש לקבל הודעות לא-אלקטרוניות. האחריות לעדכון שוטף של המידע האמור רובצת לפתחו של מבקש השירות, ואילו הסוכנות המספקת את השירות אחראית לעדכן כל מידע שנמסר לה על שינוי בפרטי המבקש.17 כדי שמשלוח המסמכים בדרך האלקטרונית האמורה יהיה אפקטיבי, יש חשיבות רבה ליידוע הנמען על עצם משלוח ההודעה או המסמך אליו. לפיכך, לאחר קבלת מסמך מרשות כלשהי, הסוכנות המפעילה את שירות המסירה האלקטרוני שבו רשום הנמען צריכה ליידע אותו, ללא דיחוי, באמצעים אלקטרוניים (הודעה לדואר האלקטרוני, הודעת SMS או אמצעי אחר), על כך שממתין מסמך עבורו.18 הודעה אלקטרונית לנמען על הגעת מסמך עבורו צריכה להכיל, בצורה ברורה, את הפרטים הבאים: תאריך העברת ההודעה האמורה; כתובת הדואר האלקטרונית שממנה ניתן לשלוף את המסמך; המועד האחרון שבו ניתן לשלוף את המסמך; דרישה לגבי חתימה אלקטרונית עם שליפת המסמך לצורך הוכחת ביצוע המסירה; ומידע על נקודת הזמן שממנה והלאה המסירה נחשבת אפקטיבית, במיוחד לצורך חישוב תקופה שבה ניתן להגיש ערעורים (על החלטה זו או אחרת של הרשות). הממשלה הפדראלית נדרשת, על-פי החוק, לקבוע הנחיות מפורטות בנוגע לטפסים אלקטרוניים שיכילו הודעות כאמור.19 אם בחלוף יומיים ממועד שליחת ההודעה לנמען על הגעת המסמך עבורו לא נרשמה שליפה כלשהי של המסמך, הסוכנות המפעילה את שירות המסירה האלקטרוני תשלח לנמען פעם נוספת את ההודעה האמורה. אם בחלוף 24 שעות נוספות המסמך עדיין לא נשלף, תימסר לנמען הודעה נוספת שבה הוא יתבקש לקחת את המסמך הממתין עבורו, הפעם באמצעים לא-אלקטרוניים (ההודעה תישלח לכתובת הלא-אלקטרונית שמסר הנמען לשירות במועד הרשמתו). הודעה כאמור יכולה להישלח מוקדם יותר, אם הובהר קודם לכן שאין אפשרות ליידע את הנמען באמצעות הודעה אלקטרונית.20 המסירה הופכת להיות אפקטיבית מבחינה משפטית עם שליפת המסמך משירות המסירה; ולכל המאוחר, בתום שבוע ימים מיום משלוח ההודעה הראשונה לנמען על המסמך שממתין עבורו. אם לאחר מכן, מתברר שההודעה (הלא-אלקטרונית) שנשלחה לכתובת שמסר הנמען לא הייתה אפקטיבית בשל היעדרות ארוכה יותר של הנמען, המסירה תיחשב אפקטיבית רק ביום שלאחר חזרתו לכתובתו.21 אם הנמען לא שלף את המסמך שיועד לו עד תאריך היעד הסופי, אזי מיד בתום המועד הרשות תיודע על כך. אם המסמך נשלף, או עם פקע המועד לשליפתו, המסמך יישמר במנגנון הטכני של השירות למשך שבועיים נוספים ולאחר מכן הוא יימחק.22 שליפה אלקטרונית של המסמך תתאפשר, כאמור, רק למי שזוהה בוודאות כנמען באמצעות כרטיס אזרח.23 אם הרשות נתנה הוראות לגבי מסירה אלקטרונית עם אישור המוכיח את ביצוע המסירה, הוכחה שכזו תינתן באמצעות חתימה אלקטרונית של הנמען בעת הורדת המסמך. חתימה זו תשמש כאישור מסירה.24 את מקומה של חתימה אלקטרונית כאמור יכולה לתפוס חתימה אוטומטית, בהתאם להסכם מיוחד עם הסוכנות המספקת את שירות המסירה.25 שירות המסירה נדרש לשמור תיעוד של אישורי המסירה וליידע את הרשות ששלחה את המסמך על הצלחת המסירה.26 חוק המצאת המסמכים עוסק בנוסף לאמור עד כה, גם בכשירות להפעלת שירות מסירה אלקטרוני בידי גופים שונים. את השירות רשאים לספק גם גופים עסקיים מהמגזר הפרטי, על סמך היתר מהממשל, ובכפוף לעמידה בדרישות מוגדרות.27 סעיף 29 לחוק דן בהשגת רישיון להפעלה של שירות מסירה אלקטרוני רשמי.28 על-פי הסעיף, אם הרשות אינה נוטלת על עצמה לבצע את השירות והיא מיידעת על כך את הקאנצלר הפדראלי; רשאים לבצעו גופים שקיבלו רישיון לשמש כשירות מסירה אלקטרוני. רישיון כזה יינתן על-פי החלטת הקאנצלר הפדראלי, לאחר הצגת יכולת טכנית וארגונית להפעלת השירות; ולא פחות חשובה מכך, לאור עמידה בסטנדרטים של אמינות, במיוחד בכל הנוגע להיבטים של הגנת המידע. אם יש צורך בכך, החלטה כאמור על הענקת רישיון יכולה לכלול דרישות ותנאים נוספים על אלה שפורטו לעיל.29 את הרישיון האמור ניתן להפקיע בשל עילות שונות המפורטות בחוק, כמו למשל, אי-הפעלת שירות המסירה האלקטרוני בתוך שנה מיום קבלת הרישיון או הפסקת השירות למשך תקופה העולה על שישה חודשים.30 שירותי מסירה אלקטרוניים הפועלים ברישיון כאמור יהיו נתונים לפיקוח משרד הקאנצלר הפדראלי המשמש לעניין זה כרשות מפקחת. אי-מילוי בזמן אחר הוראותיה של הרשות המפקחת יגרור החלטה על ביטול הרישיון.31 חוק המצאת המסמכים מוסיף וקובע, שמטעמים של פיתוח שוק לסוכנויות שיפעילו שירותי מסירה אלקטרוניים, הקאנצלר הפדראלי רשאי להורות בתקנה על-כך שהזמנה להגיש הצעות במסגרת מכרז לקבלת רישיון להפעלת שירותים אלה תידחה לכל המאוחר עד ל-1 במרס 2007 ושבמהלך תקופה זו סוכנות של הממשל תהיה אחראית על ביצוע השירות.32 כיום, שירות המסירה האלקטרוני הרשמי מנוהל בידי המינהל הציבורי, ואולם הליכי מכרז להפעלתו ולהחזקתו כבר החלו.33 2. איטליה34 במרס 2005 נחקק באיטליה "קוד המינהל הדיגיטאלי" (או "קוד הממשל המקוון" – להלן: הקוד).35 הקוד קובע את זכותו של אזרח לקבל שירותים ממשלתיים באופן דיגיטאלי ואת חובתם של משרדי הממשלה לספק שירותים אלה.36 בין השאר מחייב הקוד את רשויות המינהל הציבורי לחלוק ביניהן מידע רלוונטי באמצעים אלקטרוניים; להפוך את השירותים שהם מספקים, או לפחות את חלקם, לנגישים דרך אתרי האינטרנט שלהם; לקבל תשלומים מקוונים מאזרחים ומעסקים; ולאפשר שימוש בתעודת זהות אלקטרונית כאמצעי לקבלת גישה לשירותים מקוונים. על הזכויות שהגדיר הקוד החדש נמנית גם זכותם של עסקים ואזרחים פרטיים לנהל תכתובת אלקטרונית עם המגזר הציבורי. על-פי הקוד, לאזרחים ולעסקים יש זכות לשלוח תכתובת למשרדי ממשלה ולרשויות ציבוריות בדואר אלקטרוני; ויש להם גם זכות לקבל מהם תכתובת בדרך זו – כל זאת באמצעות כתובת דואר אלקטרוני הניתנת על-ידי המשתמש בשירות. הקוד מוסיף וקובע, שדואר אלקטרוני מהממשלה יהיה רשום: רשויות הממשל המרכזי (המינהל הציבורי המרכזי) ישתמשו בדואר אלקטרוני רשום, בהתאם לצו הנשיאותי מס' 68,37 לכל חילופי מסמכים ומידע עם גורמים מעוניינים (עסקים או אזרחים פרטיים) שהגישו בקשה לשם כך ומסרו כתובת דואר אלקטרוני לצורך תכתובת אלקטרונית רשומה. הוראות אלה חלות גם על רשויות המינהל הציבורי האזורי והמקומי, אלא אם צוין במפורש אחרת.38 על-פי הקוד, תקשורות אלקטרוניות שזקוקות לאישור משלוח ולאישור מסירה יתבצעו באמצעות דואר אלקטרוני רשום בהתאם להוראות צו מס' 68.39 תכתובת ומסמכים שמועברים באמצעות דואר אלקטרוני רשום יזכו לאותו מעמד משפטי כמו של דואר רשום רגיל, לרבות בהתקשרויות בין עסקים או בין אזרחים. בנוסף נקבע, שלמסמך אלקטרוני, החתום בחתימה אלקטרונית מאושרת, יש לכל מטרה ועניין את אותו ערך משפטי כמו למסמך-נייר; והוא חייב להתקבל ככזה על-ידי כל גוף ציבורי או פרטי.40 צו מס' 68 מראשית 2005, שאליו, כאמור, מפנה הקוד, הגדיר את מאפייניו של שירות מסירה אלקטרוני רשמי והעניק לדואר אלקטרוני רשום (PEC – Posta Elettronica Certificata) מעמד משפטי כאמור. הצו מסדיר מבחינה משפטית את השימוש בדואר אלקטרוני רשום הן לצורך התקשרויות עם גופים ציבוריים והן לצורך התקשרויות בין אזרחים ועסקים פרטיים. הצו קובע, בין השאר, שהודעת דואר אלקטרונית נחשבת כהודעה שנשלחה, כאשר הספק של השולח מקבל את ההודעה ומחזיר את אישור הקבלה לשולח, כדי שישמש הוכחה משפטית למשלוח ההודעה. ההודעה נחשבת כהודעה שנתקבלה, כאשר היא מאוחסנת בחשבון הדואר האלקטרוני של המקבל. אז הספק של מקבל ההודעה מחזיר לשולח אישור מסירה. כל חשבונות הדואר האלקטרוני הרשום של סוכנויות הממשל והמינהל הציבורי באיטליה מתפרסמים באתר אינטרנט ממשלתי.41 המרכז הלאומי למידע במינהל הציבורי (CNIPA), גוף ציבורי שכפוף לשר לחידושים טכנולוגיים, הוא הגוף שנותן הסמכה לספקים של שירות דואר אלקטרוני רשום ורושם אותם במרשם ציבורי. CNIPA גם נותן לספקים את האישורים הנדרשים עבור החתימות האלקטרוניות של הקבלות ושל ההודעות העוברות במערכת. ספקי השירות נדרשים שתהיה להם מערכת תיעוד שתעקוב אחר המתרחש במערכת ותאחסן את המידע על כך למשך 30 חודשים, למעט ההודעות עצמן שנכתבו בידי השולחים. CNIPA לא רק קובעת את הכללים הטכניים של המערכת אלא היא גם הגוף שמפקח על מערכת זו. עם זאת, הפיקוח על היבטים שונים בתפעול המערכת ובניהולה נתון גם בידי גורמים נוספים, כמו הרשות הממונה על הגנת הפרטיות והרשות הממונה על הגבלים עסקיים. לאחר שנרשמו לשירות באמצעות אחד הספקים הרשומים במרשם הציבורי כאמור, גופי המינהל הציבורי, חברות, גורמים מקצועיים ואזרחים מן השורה רשאים להשתמש בדואר האלקטרוני הרשום לצורך התקשרות ביניהם. באיטליה, אם-כך, השימוש בדואר אלקטרוני רשום מאמת את התאריך והשעה של משלוח ההודעה ושל קבלתה; ואת זהות מקור ההודעה (זיהוי השולח באמצעות חתימה דיגיטאלית). כמו כן, מערכת זו מבטיחה את שלמות תוכנה של ההודעה ואי-התכחשות למסירתה.42 השימוש במערכת וולונטארי ונתון לבחירה מקדמית של האזרח. כמו כן, שימוש זה נעשה בצורה הדדית: הרשויות נדרשות להשתמש בדואר אלקטרוני רשום לצורך העברת מסמכים ותכתובות לאזרח; ואילו האחרון רשאי אף הוא להשתמש באמצעי זה כדי לשלוח הודעות ומסמכים לרשויות. 3. פינלנד ב-2003 נחקק בפינלנד חוק בנושא תקשורת ושירותים אלקטרוניים במגזר הציבורי (Act on Electronic Services and Communication in the Public Sector 13/2003 – להלן: החוק).43 החוק החליף כמה חוקים קודמים בנושא זה, שנחקקו בפינלנד עוד במהלך שנות ה-90.44 מטרת החוק היא לשפר את התקשורת והשירותים האלקטרוניים, כמו גם את אבטחת המידע, במינהל הציבורי, בבתי המשפט, בגופים שיפוטיים אחרים וברשויות האכיפה; וזאת על-ידי קידום השימוש בתמסורת מידע אלקטרונית.45 החוק חל על טיפול בענייני מינהל, משפט, תביעה ואכיפה תוך שימוש באמצעים אלקטרוניים להעברת מידע, מסמכים, פניות והחלטות בעניינים אלה.46 החוק חל, במקרים הולמים, גם על פעילויות נוספות של הרשויות. זאת ועוד, החוק מתייחס גם לתקשורת ולשירותים אלקטרוניים במקרים בהם בחינה של נושא מנהלי יועדה לגוף אחר שאינו רשות ציבורית; ובמקרים בהם מסמכים משפטיים עשויים להיות מועברים לאדם שבית המשפט הורה לו לקבל מסמכים שכאלה. החוק אינו חל על חקירות מקדמיות או משטרתיות.47 החוק קובע, שרשות, שברשותה המשאבים הטכניים והפיננסיים החיוניים, תאפשר לציבור, במסגרת מגבלות משאביה אלה, לשלוח מסרים לכתובת אלקטרונית מיועדת או למערכת מיועדת אחרת כדי להעלות טענה, להגיש תביעה או תלונה, או כדי להביא לבחינת נושא מסוים. יתרה מכך, הרשות תאפשר לציבור לשלוח באמצעים אלקטרוניים הודעות שהציבור מחויב לשלוח (מכוח חקיקה כלשהי), חשבונות ודוחות מבוקשים וכן מסמכים ומסרים דומים אחרים. כמו כן נקבע, כי הרשויות ישאפו להשתמש בציוד ובתכנה מתאימים, הולמים וידידותיים למשתמשים ככל האפשר, מנקודת מבטם של הצרכנים. בנוסף, על הרשויות להבטיח רמה נאותה של אבטחת מידע.48 הרשויות מחויבות לידע את הציבור בדרך הולמת על כתובתן ליצירת קשר אלקטרוני עימן.49 הפרק השלישי של החוק עוסק בשליחת מסרים אלקטרוניים. בחלק זה נקבע, כי השולח הוא הנושא בסיכון שכרוך במשלוח מסר אלקטרוני.50 במקרה שבו נדרש משלוח של מסמך חתום לרשויות, חתימה אלקטרונית על-גבי המסמך האלקטרוני תספק דרישה זו.51 הודעה אלקטרונית תחשב כהודעה שנמסרה לרשויות במועד בו היא זמינה לשימוש הרשות במערכת קבלת דואר באופן שמאפשר טיפול בהודעה. אם לא ניתן לקבוע את מועד המסירה המדויק בשל תקלה במערכת העברת המידע של הרשות, בשל יציאתה מכלל שימוש, או בשל סיבות דומות אחרות, ההודעה האלקטרונית תיחשב כהודעה שנמסרה במועד שבו היא נשלחה, בתנאי שאת מועד המשלוח ניתן לוודא באופן מהימן.52 סעיף 11 לחוק דן במסירה של מסמכים לרשות, על-פי דרישתה, במועד נקוב. הסעיף קובע, שהצהרה, הסבר, מסמך תשובה, מסמך המעלה טענות הגנה או כל מסמך דומה אחר שנדרש על-ידי הרשות, ייחשב כמסמך שנמסר במועד, אם המסמך נשלח בהתאם להוראות החוק, לכל המאוחר עד לסוף היום האחרון במסגרת הזמן שנקבעה להגשת המסמך. הוראה זו חלה גם במקרה שבו רשות כלשהי אפשרה לאדם הזדמנות להגיש לה מסמך במסגרת זמן מסוימת. אם מסמך אלקטרוני הועבר בטעות לרשות הלא-נכונה, על אותה רשות להעביר את המסמך, ללא דיחוי, לרשות שאליה הוא נועד ולהודיע על כך לשולח המסמך. במקרה כזה, מסירת המסמך תחשב שהתבצעה במועד הנקוב אם במועד זה המסמך הועבר הלאה לרשות המתאימה.53 סעיף 12 לחוק עוסק באישור קבלה של הודעה אלקטרונית. על-פי הסעיף, הרשות מחויבת, ללא דיחוי, להודיע לשולח ההודעה האלקטרונית על קבלת ההודעה. האישור הזה יכול להישלח כתשובה אוטומטית דרך מערכת המידע או להינתן בצורה אחרת כלשהי. הוראה זו אינה חלה על מסמכים המועברים בפקס או באמצעים דומים. בנוסף נקבע בחוק, שכל המסמכים האלקטרוניים צריכים להיות רשומים או שקבלתם תתועד בדרך מהימנה אחרת כלשהי.54 הרשות רשאית לערוך ולשנות מבחינה טכנית הודעה אלקטרונית שקיבלה, אם הדבר נחוץ לצורכי קריאה, שמירה או גניזה.55 הפרק הרביעי לחוק עוסק בחתימה אלקטרונית על החלטות ובהמצאה אלקטרונית של מסמכים. סעיף 18 לחוק קובע, כי כאשר פרק הזמן להגשת ערעור על החלטה מתחיל במועד המצאת ההחלטה, או כאשר החלטה נכנסת לתוקף במועד המצאתה, אזי ניתן להמציא את ההחלטה, בהסכמת הצד המעוניין, באמצעות הודעה אלקטרונית (אך לא באמצעות טלפקס או אמצעי דומה לו). הוראה זו חלה גם על החלטות ומסמכים אחרים הכפופים להוראות נפרדות בנוגע להמצאה שניתן לאמתה, בחוקים אחרים. במקרים אלה, הרשות תיידע את הצד המעוניין שההחלטה נגישה עבורו או עבור נציגו בשרת, במאגר הנתונים, או בקישור (לינק) אחר שיועד לשם כך על ידי הרשות. הצד המעוניין או נציגו יזהה את עצמו בבואו לשלוף את ההחלטה באמצעות אישור שעומד בדרישות חוק החתימות האלקטרוניות (Act on Electronic Signatures) או באמצעות אמצעי זיהוי בטוח ומהימן אחר. המצאת ההחלטה תחשב כהמצאה שבוצעה במועד שבו נשלף המסמך מאותו לינק שיועד לכך על-ידי הרשות, בהתאם לאמור לעיל. אם ההחלטה לא נשלפה תוך 7 ימים מהמועד בו נמסרה לצד המעוניין ההודעה על קיומה, תידרש הרשות להמציא את ההחלטה בהתאם להוראות המתייחסות להמצאה בחוקים ישימים אחרים.56 מסמכים אחרים, פרט להחלטות, יכולים אף הם להיות מומצאים לאדם הנוגע בדבר כמסרים אלקטרוניים, באופן שנתבקש על-ידי אותו אדם. עם זאת, אם ההגנה על פרטיותו של האדם הנוגע בדבר, הגנה מיוחדת אחרת, או הבטחת זכויותיו מחייבות זאת, תפעל הרשות בהתאם להוראות האמורות בנוגע להמצאת מסמך כמפורט בסעיף 18 לחוק, או בהתאם להוראות המפורטות בחוקים ישימים אחרים.57 בקשות להוצאת צווי זימון, צווי הזימון עצמם ומסמכי בית-משפט שנשלחו כמסרים אלקטרוניים יכולים להיות חתומים בצורה מכאנית. מסמכים שמקורם בפעולות רשות אדמיניסטרטיבית, כמו גם מסמכים שמתייחסים לאכיפה, יכולים אף הם להיות חתומים בצורה מכאנית, בהתאם להוראות נפרדות בחוקים ישימים אחרים.58