חומר רקע

עמוד 0 מתוך 15 הכנסת מרכז המחקר והמידע :כתיבה רועי גולדשמידט ו אהוד בקר אישור: יובל וורגן, ראש צוות י"ב כסלו תשע"ז 11 ב דצמ בר2016 ניהול מידע וידע בגופי הממשלה – מהלכי מדיניות ודוגמאות ליישום מוגש לוועדת המדע והטכנולוגיה של הכנסת הכנסת, מרכז המחקר והמידע קריית בן- גוריון, ירושלים91950 :'טל 6408240/1 - 02 :פקס 6496103 - 02 www.knesset.gov.il/mmm הכנסת מרכז המחקר והמידע עמוד 1 מתוך 15 הכנסת מרכז המחקר והמידע תמצית ."מסמך זה נכתב לקראת דיון בוועדת המדע והטכנולוגיה של הכנסת בנושא "ניהול הידע בשירות המדינה במסמך מוצג ים נושאים אלה : רקע קצר בנושא ניהול מידע וידע; החלטות ממשלה רלבנטיות ומידע על פעילות גופי מטה ממשלתיים בהטמעת מערכות מידע בתחום ובמהלכי הסדרה רוחביים בממשלה בנושא .ניהול הידע הממשלתי. בנוסף, מוצגות דוגמאות לפעילות גופי ממשלה שונים בנושא יובהר כי המסמך אינו ממוקד בהיבטי.ניהול ארכיוני של רשומות ושימורן, המצוי ככלל תחת ארכיון המדינה מן המסמך עולים בין היתר הדברים הבאים:  המושגים מידע ( Information )ו ידע ( knowledge )משמשים לעיתים בערבוביה בשיח הציבורי, כמו .גם בקרב חוקרים בתחום ניתן לטעון כי נתונים הם שלב גולמי בהיווצרות של מ ידע; ומידע הוא מצב גולמי של ידע ומכאן כי קיימת מעי ן היררכיה בין המושגים המשקפת את מידת העיבוד והניתוח .האנושי שלהם מקובל להבחין בין ידע מפורש או גלוי(Explicit) שבארגונים בא לידי ביטוי במסמכים רשמיים, נהלים, פרסומים או פורמטים מתועדים אחרים, לבין ידע בלתי מוחשי או סמוי (Implicit) המצוי ברשותם של העובדים בארגון– הבא לידי ביטוי בניסיון אישי, בתובנות ובתהליכים שונים שהם מבצעים כחלק מעיסוקם. הפיכתו של ידע בלתי מוחשי )(סמוי לידע מפורש באמצעות איתורו והפצתו הם אתגרים מרכזיים לפעילות ניהול הידע בארגון.  קיומם של נ הלי עבודה ותיעוד של המידע הנוצר והמצוי בארגון וכלים למימושם של אלה הם רק נדבך אחד בתהליך ניהול המידע והידע הארגוני. נדבך נוסף עוסק ביצירה של תרבות ארגונית המעודדת שיתוף בידע, מיצוי ידע קיים ויצירת ידע חדש. למרות הקשר בין תהליכי ניהול ידע לטכנולוגיות מידע ,ולתהליכי מחשוב במהותו תהליך ניהול הידע הוא אסטרטגיה ניהולית ואילו הטכנולוגיה אמורה לספק אפשרויות וכלים תומכים לתהליכי ניהול הידע. אין בהכרח זיקה ישירה בין היעילות של מערכות מידע בהשפעה על תפוצה של מידע או י דע מפורש כמו מסמכים, נהלים וכדומה– להשפעתם של כלים כאלה על י צירתיות, י צירת ידע חדש ושי מוש .בו  בכל הנוגע ל מדיניות בדבר ניהול המידע במשרדי הממשלה – בשנת2005 הוחלט באגף החשב הכללי שבמשרד האוצר על הקמת מערכת "סב יבת עבודה רוחבית" (להלן- )סע"ר , אשר נ ועדה לספק למשרדי הממשלה השונים סביבת עבודה ממוחשבת אחידה וקלה לתפעול לצורך ניהול מסמכים, ניהול תהליכי .עבודה וניהול רשומות דוח מבקר המדינה שפורסם לאחרונה ס קר בהרחבה את נושא ניהול הרשומות בממשלה , תוך הת מקד ות בהקמתה והטמעתה של מערכת סע"ר , מצא כי אין בממשלה גורם מרכזי אחד שמנהל את כלל ההיבטים הקשורים להטמעת המערכת במשרדי הממשלה ואין פיקוח הדוק .שיעודד מחויבות של המשרדים עצמם לאימוץ המערכת ולהטמעתה  אשר ל ניהול הידע – בדצמבר2011 קיבלה הממשלה החלטה, בהמשך לדוח הוועדה לשינוי כלכלי- חברתי (ועדת טרכטנברג), על הקמת ועדה לגיבוש תכנית מפורטת לביצוע רפורמה בניהול ופיתוח ההון .האנושי בשירות המדינה דוח ועדת הרפורמה, שפורסם ואומץ בהחלטת ממשלה ביוני2013 , זיהה את ניהול הידע האנושי כנושא בעל חשיבות רבה שכמעט לא הייתה כלפיו מודעות בשירות המדינה, וכל .פעילות שהתקיימה בנושא במשרדי הממשלה החלה כיוזמה מקומית וללא הנחייה מרכזית והסדרה לפי הדוח, אחד מיעדי הרפורמה הוא שניהול הידע האנושי יהיה חלק בלתי נפרד מתחומי האחריות המקצועיים של נציבות שירות המדינה. הדוח הוביל להקמת אגף תורה, מחקר וניהול ידע במטה .הרפורמה שבנציבות שירות המדינה עמוד 2 מתוך 15 הכנסת מרכז המחקר והמידע  שני גופי המטה המרכזיים שפעילותם נוגעת כיום במדיניות ממשלתית בתחום ניהול המידע ו הידע הם נציבות שירות המדינה– .אגף תורה, מחקר וניהול ידע, ורשות התקשוב הממשלתי מתש ובות גופים אלה לפניית מרכז המחקר והמידע של הכנסת עולה כי בדיון שהתקיים במאי2016 בראשות המשנה למנכ"ל משרד ראש הממשלה ובהשתתפות נציבות שירות המדינה, רשות התקשוב הממשלתי ואגף ממשל וחברה במשרד ראש הממשלה, סוכם כי קיים צורך ברור בהתוויית מדיניות ממשלתי ת לנושא ניהול המידע והידע בממשל ה, ולצורך כך קם וי צוות בין-משרדי בנושא .בהובלת הנציבות בהמשך הוחלט כי כחלק מפעילות הצוות האמור, יטופל גם נושא מערכת ניהול המסמכים– סע"ר - ו זאת.בעקבות דוח מבקר המדינה בנושא ע ם ,זאת על פי תשובת הנציבות, עד כה טרם הוקם ה צוות הבין-משרדי עקב א י תקצוב ייעודי לפ עילותו .ממשרד האוצר והנושא מצוי כיום בבחינה של הנציבות  :בין פעילויותיו של אגף תורה, מחקר וניהול ידע בנציבות שירות המדינה תוכנית עץ הדעת ליצירת מדיניות – פלטפורמה ליצירת מדיניות שמטרתה להצמיח תורת עבודה מקצועית בכלל הנושאים ה נוגעים לניהול ההון האנושי ולמבנה הארגוני בשירות המדינה ; התקיימו שתי תכניות פיילוט בגופי ממשלה: רשות האכיפה והגבייה ורשות המים והביוב; מדריך "ניהול ידע: עקרונות, הגדרות וכלים מעשיים– "מדריך שימושי הכולל ,כלים כמו: סקר צרכי ידע, תהליך תחקיר ולמידה, חקר מקרה הקמה של ויקי ארגוני ועוד ; סביבת ידע– :הקמת סביבה מקוונת לשיתוף ידע, דיון ולימוד מרחוק ליווי הקמת קהילות ידע מקצועיות חוצות משרדים.  נציגי נציבות שירות המדינה ורשות התקשוב הממשלתי ציינו בתשובתם כי חסם עיקרי לקידום .הטמעת מדיניות ממשלתית בתחומי ניהול המידע והידע הוא מחסור בכוח אדם ייעודי לעיסוק בנושא בתשובת נציגי אגף התקציבים במשרד האוצר לפנייתנו בעניין זה, צוין כי הן משרדי הממשלה השונים והן נציבות שירות המדינה יכולים להקצות משאבי כוח אדם ותקציב לנושא זה בהתאם לסדרי .העדיפויות הנקבעים בגופים אלה  יש לציין כי גם טרם הרפורמה וגם לאחריה התקיימו פעילויות בתחום ניהול הידע בגופים ממשלתיים , .כתוצאה מהרפורמה או בנפרד ממנה כך למשל, במשרד הרווחה והשירותים החברתיים אשר פעילותו .בתחום נסקרת בקצרה במסמך ,עם זאת נראה כי התפיסה של ניהול ידע שאיננו ממוקד בתיעוד או ביישום ספציפי אלא כראייה מערכתית כוללת, מצויה עדיין בראשית דרכה והטמעתה במשרדי .הממשלה 1. רקע המושגים מידע ( Information )ידע ו ( knowledge )משמשים לעיתים בערבוביה בשיח הציבורי, כמו גם .בקרב חוקרים בתחום1 ,בהפשטה ניתן לומר כי בעוד מידע הוא נתונים (Data) המצויים בתוך צורה או סדר מסוים המעניק לה ם משמעות2 , הרי שידע הוא מידע המצוי בתוך הקשר(Context) . 3 ניתן לטעון כי 1Chaim Zins," Conceptual Approaches for Defining Data, Information, and Knowledge", Journal of the American Society for Information Science and Technology, 58(4):479–493, 20070. 2 ו מכאן שמם בלעזFormation - n I 3 ד"ר גיל-עד אריאלי, המרכז הבינתחומי הרצליה ,"ידע ולמידה- מבוא תיאורטי קצר", ; וכן ,פגישה7 בדצמבר2016 . עמוד 3 מתוך 15 הכנסת מרכז המחקר והמידע נתונים הם שלב גולמי בהיווצרות של מידע; ומידע הוא מצב גולמי של ידע ומכאן כי קיימת מעיין היררכיה בין המושגים המשקפת את מידת העיבוד והניתוח האנושי שלהם. 4 מקובל להבחין בין ידע מפורש או גלוי(Explicit) ,שבארגונים בא לידי ביטוי במסמכים רשמיים, נהלים פרסומים או פורמטים מתועדים אחרים, לבין ידע בלתי מוחשי או סמוי(Implicit) המצוי ברשותם של העובדים בארגון– הבא לידי ביטוי בניסיון אישי, בתובנות ובתהליכים שונים שהם מבצעים כחלק מעיסוקם. הפיכתו של ידע בלתי מוחשי )(סמוי לידע מפורש באמצעות איתורו והפצתו הם אתגרים מרכזיים לפעילות .ניהול הידע בארגון5 עם זאת, כפועל יוצא ממורכבות ו היחסית של ידע ומן התלות שלו בהקשר שבו הוא נוצ ר ומפוענח, הרי שניהולו של ידע על כל רבדיו , בפרט ידע שאיננו מפורש, וה א תהליך מורכב שלא בהכרח ניתן למיצוי באמצעות נהלים וסטנדרטים בלבד והוא קשור לתרבות הארגונית של הארגון או קבוצה בו ולהתנהגות של פרטים בו. 6 מידע וידע הם משאבים חשובים והם תוצר, עיקרי או נלווה, של פעילותם של ארגונים שונים בהם גופי הממשלה שהם מוקד מסמך זה. ארגונים ממשלתיים הם צרכנים ויצרנים של מידע וידע, הן כזה המשמש .בתהליכי קבלת ההחלטות בארגון והן כזה המתעד את פעילות הארגון חוקים ותקנות שונים הכירו בצורך לתעד את פעילות הממשלה- בהם: חוק הא רכיונים, התשט"ו- 1955 וחוק חופש המידע, התשנ"ח- 1998 . 7 המעבר לסביבת עבודה דיגיטלית יצר מחד, אתגרים חדשים לשימור המידע הארגוני, ומאידך מאפשר הזדמנויות חדשות לשימור, ארגון ואחזור המידע הארגוני – כך שמידע זה לא רק יישמר, אלא יהפוך לכלי שימושי שישפר את תהליכי קבל ת ההחלטות בארגון ואת ביסוסם על .מידע וידע, יצמצם את הצורך "להמציא את הגלגל מחדש" בכל פעילות ובכך ייעל את פעילות הארגון8 קיומם של נהלי עבודה ותיעוד של ה מ ידע הנוצר והמצוי בארגון וכלים למימושם של אלה הם רק נדבך אחד בתהליך ניהול ה ידע מ והידע הארגוני. נדבך נוסף עוסק ביצירה של תרבות ארגונית המעודדת שיתוף בידע, מיצוי ידע קיים ויצירת ידע חדש. 9 תרבות כאמור תעודד למשל את יצירתם של מנגנונים פורמאליים ולא פורמאליים של הפקת לקחים, קבוצות עבודה החולקות דרכי פעולה מיטביות(Best Practice) , .למידת עמיתים ועוד למרות הקשר בי ,ן תהליכי ניהול ידע לטכנולוגיות מידע ולתהליכי מחשוב במהותו תהליך ניהול הידע הוא אסטרטגיה ניהולית ואילו הטכנולוגיה אמורה לספק אפשרויות וכלים תומכים לתהליכי ניהול הידע - 4 Chaim Zins," Conceptual Approaches for Defining Data, Information, and Knowledge", Journal of the American Society for Information Science and Technology, 58(4):479–493, 20070. 5 " ,נציבות שירות המדינה, אגף תורה וניהול ידע, מטה יישום הרפורמה ניהול ידע: עקרונות, הג דרות וכלים מעשיים– מדריך שימושי :", כניסה7 בדצמבר2016 . 6 ד"ר גיל- ,עד אריאלי המרכז הבינתחומי הרצליה "ידע ולמידה- מבוא תיאורטי קצר", ;" וכן ,פגישה7 בדצמבר2016 . 7 משרד מבקר המדינה, דוח שנתי66 ג לשנת2015 ולחשבונות שנת הכספים2014 " , ניהול רשומות אלקטרוניות ושימורן במשרדי ממשלה- ממצאי מעקב ", ע"מ172 - 151 :, כניסה7 בדצמבר2016 . 8 נציבות שירות המדינה, אגף תורה וניהול ידע" ,, מטה יישום הרפורמה ניהול ידע: עקרונות, הגדרות וכלים מעשיים– מדריך שימושי :", כניסה7 בדצמבר2016 . 9 נציבות שירות המדינה, המטה ליישום הרפורמה בשירות המדינה, אגף תו" ,רה, מחקר וניהול ידע ניהול מידע וידע בשירות המדינה, הצגת התחום, מגמות ואתגרים ", מצגת, נתקבל ממר ירון פרישמן, ניהול ידע, מטה הרפורמה בנציבות שירות ,המדינה, דוא"ל3 בדצמבר2016 . עמוד 4 מתוך 15 הכנסת מרכז המחקר והמידע מכאן כי יש להתחיל את תהליכי ניהול הידע בארגון בהגדרת צרכי הארגון והנהלתו ולא בפתרון טכנו לוגי .כזה או אחר10 בנוסף, קיים חשש כי ניסיון לשנות את ה דינמיקה של ידע בתוך ארגונים באמצעות ניהול מרכזי והתוויה של פתרון כוללני המתעלם מן התרבות הארגונית וההקשר של הארגון הספציפי ודפוסי .תנועת הידע בו ינחל כישלון ולא ייעל את תפוצת הידע והשימוש בו אלא יפגע בהם במובן זה, אין בהכרח זיקה ישירה ,בין היעילות של מערכות מידע בהשפעה על תפוצה של מידע או ידע מפורש כמו מסמכים נהלים וכדומה– להשפעתם של כלים כאלה על י צירתיות, י צירת ידע חדש ושי מוש .בו11 2. הסדרת נושא ניהול ה ידע מ והידע : החלטות ממשלה דוח ו ות קודמים בכל הנוגע להסדרת ניהול ה ידע מ והידע , יש להבחין בין צעדים להסדרת מידע ו ידע מפורש , המתמקדים בתיעוד מסמכים (כגון מערכות לסביבת עבודה ממוחשבת), לצעדים העוסקים ב עידוד תרבות ארגונית של שיתוף ו זרימת ידע ו יצירת ידע חדש. בכל הנוגע ל ניהול המידע – בשנת2005 הוחלט באגף החשב הכללי שבמשרד האוצר על הקמת מערכת "סביבת עבודה רוחבית" (להלן- ( סע"ר) המיועדת לניהול תוכן ארגוניECM ) 12 . מערכת סע"ר נועדה לספק למשרדי הממשלה השונים סביבת ,עבודה ממוחשבת אחידה וקלה לתפעול לצורך ניהול מסמכים .ניהול לשכה ודואר, ניהול ארכיונים משרדיים, ניהול תהליכי עבודה וניהול רשומות ההחלטה על הקמת המערכת נבעה מ ,מודעות לצורך החיוני שבהקמת תשתית טכנולוגית רוחבית לניהול המשרד הממוחשב וגם בהמשך להמלצות משרד מבקר המדינה שראוי ליזום ולממש מהלך רוחבי ומקיף בתחום ניהול .הרשומות ושימורן בסביבה דיגיטלית בכל הגופים הממשלתיים בשנת2010 תקצב החשב הכללי את הקמת הפרויקט ב- 21 מיליוני₪ למשך שלוש שנים. מכרז למערכת פורסם בינואר2011 ובמרץ2012 החל .פיתוח מערכת סע"ר13 במר ס 2012 קיבלה הממשלה את החלטה4473 , שנושאה- "רפורמה בתיעוד עבודת הממשל והקמת אתר גניזה לאומי בערד". בהחלטה צוין כי תיעוד פעולות הממשל הוא נכס של אזרחי המדינה ו כי התקדמות הטכנולוגיה שינתה מהותית את האפשרות לתת אותו בידיהם. בהתאם להחלטה, הונחה גנז המדינה לגבש ולהגיש לאישורו של ראש הממשלה תכנית אב של שמונה שנים, המיועדת להתאים את עבודת משרדי הממשלה, מוסדות המדינה והרשויות המקומיות לעידן הדיגיטלי, ולאפשר ניהול, שמירה, שימור והנגשה :של חומרים ארכיוניים לציבור באמצעות רתימת הפוטנציאל הטכנולוגי, בהתבסס על1 . שמירה של מידע ;דיגיטלי שיאבד אם לא יטופל2 ;. סריקת מסמכי נייר וצירופם לסביבת עבודה דיגיטלית3 . תיעוד דיגיטלי ;לחומרים בעלי חשיבות היסטורית וציבורית לצורך הנגשתם לציבור4 . פתיחה לעיון הקהל של מרב המידע ;והחומרים שלא חלה מגבלה חוקית להעמידם לעיון הקהל5. פיתוח כלי חיפוש וכלי ידע שיאפשרו מתן שירות מיטבי לציבור מבחינת הנגשת המידע והתיעוד. תכנית זו נועדה לחול ראשית על משרדים הלוקחים 10 " ,נציבות שירות המדינה, אגף תורה וניהול ידע, מטה יישום הרפורמה ניהול ידע: עקרונות, הגדרות וכלים מעשיים– מדריך שימושי :", כניסה7 בדצמבר2016 . מוריה זיסוביץ ,מנהלת היישומים הרוחביים ,רשות התקשוב הממשלתי , משרד ראש הממשלה, דוא"ל, 28 בנובמבר2016 . 11 ד"ר גיל- ,עד אריאלי, המרכז הבינתחומי הרצליה "ידע ולמידה- מבוא תיאורטי קצר"; וכן ,פגישה7 בדצמבר2016 . 12 Enterprise Content Management 13 משרד מבקר המדינה, דוח שנתי66 ג לשנת2015 ולחשבונות שנת הכספים2014 " , ניהול רשומות אלקטרוניות ושימורן במשרדי ממשלה- ממצאי מעקב '", עמ157 :, כניסה7 בדצמבר2016 . עמוד 5 מתוך 15 הכנסת מרכז המחקר והמידע )חלק במערכת סע"ר, ולהחיל את התכנית על יתר המשרדים וגופי הממשל (ובכלל זאת רשויות מקומיות בשלבים עד שנת2018. במסגרת זו נקבע כי "גנז המדינה יפעל בתיאום עם נציבות שירות המדינה על מנת להגדיר תקן של מנהל ידע משרדי שיחליף את מנהל הרשומות." 14 בנובמבר2013 הוחלט להרחיב את התהליכים שתוארו בהחלטה4473 , החלטה שכללה בין היתר דגש על הידוק הקשרים בין משרדי הממשלה ומוסדות המדינה ובין ארכיון המדינה לשם הקמת מערכות דיגיטליות, המייתרות צורך בתיעוד ניירי ו הקמת מערכות דיגיטליות לשם הנגשת החומר הארכיוני לציבור. 15 אשר ל ניהול הידע – בדצמבר2011 קיבלה הממשלה החלטה, בהמשך לדוח הוועדה לשינוי כלכלי- חברתי (ועדת טרכטנברג), על הקמת ועדה לגיבוש תכנית מפורטת לביצוע רפורמה בניהול ופיתוח ההון האנושי .)בשירות המדינה (להלן: הרפורמה16 דוח ועדת הרפורמה, שפורסם ואומץ בהחלטת ממשלה ביוני2013 , 17 זיהה את ניהול הידע האנושי כנושא בעל חשיבות רבה שכמעט לא הייתה כלפיו מודעות בשירות המדינה, וכל פעילות שהתקיימה בנושא במשרדי הממשלה החלה כיוזמה מקומית וללא הנחייה מרכזית והסדרה. לפי הדוח, אחד מיעדי הרפורמה הוא שניהול הידע האנושי יהיה חלק בלתי נפרד מתחומי האחריות המ קצועיים של נציבות שירות המדינה והמערכת המנהלת את המשאב האנושי במשרדי .הממשלה ויחידות הסמך, ומתוך כך התחום יפותח תורתית, יוטמע ויאפשר את מיצוי הידע הקיים18 הדוח הוביל להקמת אגף תורה, מחקר וניהול ידע במטה הרפורמה שבנציבות שירות המדינה, שפירוט נוסף עליו מוצג ב .המשך מסמך זה 2.1 . דוח מבקר המדינה בנושא ניהול רשומות אלקטרוניות ושימורן במשרדי הממשלה19 כאמור לעיל, לתהליכי ניהול ידע יש רבדים שונים וקיומה של טכנולוגיה המאפשרת שמירה ותיעוד המידע הארגוני היא כלי לשם שמירת המידע, אך לא מספקת בהגדרתה כללים וכלים ניהוליים לתהליכ י ניהול הידע. עם זאת, קיומה של מערכת לניהול מסמכים ותהליכי עבודה היא אמצעי בסיסי כדי לאפשר סטנדרטיזצי ה ונהלים לשמירת מידע ארגוני, המידע להלן מדוח מבקר המדינה יתמקד בהיבט שימור הידע .הגלוי, כפי שיוצג להלן דוח מבקר המדינה66 ג משנת2016 סוקר בהרחבה את נושא נ יהול הרשומות בממשלה ומתמקד בהקמתה והטמעתה של מערכת סע"ר– .סביבת עבודה רוחבית, המיועדת לניהול תוכן ארגוני דוח זה .מצטרף לדוחות קודמים של מבקר המדינה בנושא20 :להלן יוצגו עיקרי דוח המבקר 14 ,מזכירות הממשלה החלטה מספר4473: רפורמה בתיעוד עבודת הממשל והקמת אתר גניזה לאומי בערד , 25 במרץ2012 . 15 ,מזכירות הממשלה החלטה מספר911: רפורמה בארכיון המדינה והקמת אתר גניזה לאומי בערד , 17 בנובמבר2013 . 16 ,מזכירות הממשלה החלטה מספר3993: שיפור מנגנוני ניהול ההון האנושי בשירות המדינה , 18 בדצמבר2011 . 17 ,מזכירות הממשלה החלטה מספר481: דוח הוועדה לשיפור ניהול ההון האנושי בשירות המ דינה , 30 ביוני2013 . 18 ,נציבות שירות המדינה דוח ועדת הרפורמה לשיפור מנגנוני ניהול ההון האנושי בשירות המדינה , יוני2016 ', עמ185 - 184 . 19 משרד מבקר המדינה, דוח שנתי66 ג לשנת2015 ולחשבונות שנת הכספים2014 " , ניהול רשומות אלקטרוניות ושימורן במשרדי ממשלה- ממצאי מעקב ", ע"מ172 - 151 :, כניסה7 בד צמבר2016 . 20 דוח שנתי61 ב' משנת2011 בנושא "ניהול רשומות אלקטרוניות ושימורן במשרדי הממשלה" ודוח משנת2014 בנושא ניהול רשומות אלקטרוניות ורש ו."מות נייר ברשויות מקומיות עמוד 6 מתוך 15 הכנסת מרכז המחקר והמידע רקע  ל ניהול רשומות סדור יש השפעה מכרעת על עבודה תקינה ויעילה של המינהל הצ יבורי . לניהול רשומות כאמור יש חשיבות לא רק עבור הממשלה, אלא גם לגורמים שונים ,כמו המגזר השלישי הציבור הרחב וגורמי הפיקוח, הבקרה והביקורת. היכולת של משרדי הממשלה לנהל ולאחזר ,באופן שיטתי ויעיל את המידע הנוצר ומתקבל במשרדיהם חשובה גם לשם שמירה על עיקרון .הרציפות השלטונית והמשילות  בדוחות קודמים של מבקר המדינה על ה כי רוב משרדי הממשלה, ואף הרשויות המקומיות, אינם משמרים כהלכה את המסמכים האלקטרוניים שלהם, וגופים רבים משמידים מידע שלדעתם .אינו נחוץ עוד לצרכיהם עקב כך, מידע החיוני בהווה, הנוגע בין היתר ל ,תהליכי קבלת החלטות לצורכי בקרה, מעקב, ביקורת והפקת לקחים, להליכים משפטיים ומינהליים להכשרה וגם לצורכי .מחקר בעתיד, עלול להיעלם לעד עיקרי ממצאי הביקורת  למרות שרשות התקשוב הממשלתית, הפועלת תחת אחריות משרד ראש הממשלה, עוסקת בניהול הטכנולוגי של פרויקט סע"ר א ין בממשלה גורם מרכזי אחד שמנהל את כלל ההיבטים הקשורים להטמעת המערכת במשרדי הממשלה ואין פיקוח הדוק שיעודד מחויבות של .המשרדים עצמם לאימוץ המערכת ולהטמעתה  .ועדת היגוי שהקימה רשות התקשוב לפרויקט סע"ר לא פעלה  למרות שעשרה גופי ממשלה ומשרדים התחייבו להשתתף באופ ן פעיל בהקמה ובהטמעה של סע"ר במשרדיהם, לא יאוחר מסוף שנת2014 , רק שני גופים השלימו את ההטמעה עד ספטמבר 2015 . בסוף שנת2014 השתמשו במערכת כ- 600 משתמשים בלבד שהם פחות מ- % 10 מהיעד שהוגדר לסוף תקופת ההקמה ועמד על10,000 .משתמשים (בסוף תקופת הביקורת, בספטמבר 2015, השתמשו במערכת כ- 1,000 משתמשים.) בנוגע לכך יש לציין כי לפי דוח מבקר המדינה משנת2014 , מטה התקשוב מסר למבקר כי היעדים להרחבת התכנית מהמשרדים שנבחרו ליישום עד סוף שנת2014 ליתר משרדי הממשלה, כפי שנקבעו בהחלטת הממשלה4473, אינם ישימים במועדים שנקבעו, ונוכח משך העבודה וכמות המשאבים הנדרשת מארכיון המדינה, שהוא שותף לתהליך, ניתן יהיה לממש את היעדים במוסדות המדינה לכל המוקדם בשנת2018 וברשויות המקומיות בשנת2020 . 21 יצוין כי עמדת משרד האוצר בעת ההחלטה על הפרויקט הייתה כי אין לכפות על כלל משרדי הממשלה להצטרף לפרויקט, אך יש ציפייה כי איכות המוצר אל מול חלופות זמינות אחרות תעודד אימוץ שלו. עם זאת, בהודעות אחרות, וכן מתשובה של רשות התקשוב הממשלתית לפניית מרכז המחקר והמידע של הכנסת בנושא עולה כי אמנם אין כפייה ישירה לעשות שימוש במערכת, אך אין למשרדי הממשלה אישור לרכוש מערכת ניהול מסמכים אחרת– .שאיננה סע"ר  תקציב פרויקט סע"ר בסך21 מיליון ש"ח שהיה אמור להספיק ליישומו בחמישה משרדים לפחות הספיק בפועל להתקנות מקומיות של מערכת.סע"ר בשלושה משרדים וגופים בלבד 21 ,מבקר המדינה דוחות על הביקורת בשלטון המקומי לשנת2014 : ניהול רשומות אלקטרוניות ורשומות נייר ברשויות מקומיות , 2014 ', עמ389 . עמוד 7 מתוך 15 הכנסת מרכז המחקר והמידע  בין הגורמים המרכזיים לעיכובים ביישום פרויקט סע"ר במשרדי הממשלה ובגופים שונים : ניהול תקציב הפרויקט באופן מבוזר והיעדר מחויבות של המשרדים ללוח זמנים ברור ומחייב להצטרפות לפרויקט.  תהליכי האפיון של מערכת סע"ר לא כללו התייחסות מספקת לנושאים ארגוניים הקשורים ליישום המערכת : לא נבחנו ואופיינו התהליכים הפנים ארגוניים הנדרשים, כתיבת נהלים .חדשים, הכשרת עובדים וגיוס כוח אדם ייעודי לעניין המלצות עיקריות בדוח המבקר  על משרד ראש הממשלה ורשות התקשוב הפועלת תחתיו למנות גור ם מרכזי אחד )(מוביל עסקי .שיוביל את הפרויקט ויסנכרן בין כלל הגורמים  על רשות התקשוב לנתח את החסמים והגורמים לעיכוב בפריסת מערכת סע"ר והטמעתה ולזרז .את הטמעתה המערכת  .יש לבחון את האפשרות לרכז תקציבים מהמשרדים השונים המצטרפים לפרויקט  על הרשות ליזום פעולות שיב טיחו כי תיבנה תשתית ארגון ושיטות (פעילות בתחום המבנה הארגוני, הטמעה והדרכה, הנעת עובדים, הכנסת שינויים ארגוניים ושיטות עבודה) הנדרשת .במשרדי הממשלה לשם הטמעת הפרויקט  על נציבות שירות המדינה להוציא לפועל קורס שיכשיר את הממונים על טיפול ברשומות לטפל גם ברשו מות אלקטרוניות; על משרד הפנים ליזום הכשרה מתאימה לעובדי הרשומות במשרד. על מנכ"לית משרד הפנים לפעול כדי להבטיח ניהול תקין של רשומות אלקטרוניות וכן לזרז את .הטמעתה של מערכת סע"ר מידע על סטאטוס סע"ר כיום על פי תשובת התקשוב הממשלתי22 מרכז המחקר והמידע של הכנסת פנה אל רשות התקשוב הממשלתי בבקשה למידע אודות מצבו הנוכחי :של פרויקט סע"ר ועל הפעולות שנקט בעקבות דוח המבקר. להלן עיקרי תשובת התקשוב בהיבטים אלה  פרויקט סע"ר פרוס כיום ב- 24 משרדי ממשלה ופעיל נכון להיום אצל כ- 1,700 .עובדי ממשלה הפרויקט צפוי להיפר ס בעוד משרדי ם במהלך2017 וכן היקף המשתמשים במשרדים הקיימים .צפוי לגדול בצורה משמעותית ,יצוין כי כאמור לעיל היקף המשתמשים האמור אמנם כולל משרדי ממשלה רבים, אך בכללו .מייצג כנראה שיעור משתמשים קטן מאוד ברוב המשרדים  במסגרת עבודת מטה הוחלט על הקמת צוות בהשתתפות נציגים מ רשות התקשוב הממשלתי .ומארכיון המדינה ובהובלה של מטה הרפורמה בנציבות שירות המדינה הצוות יעסוק בגיבוש מדיניות מידע וידע ממשלתית, מדיניות זו תכלול היבטים של שימור המידע, מיצויו ושימוש בו לצורך קבלת החלטות מושכלות. כמו כן יגבש הצוות תוכנית ליישום המדיניות וכן פתרונות .טכנולוגיים למימושה 22 מוריה זיסוביץ ,מנהלת היישומים הרוחביים ,רשות התקשוב הממשלתי ,, משרד ראש הממשלה, דוא"ל28 בנובמבר2016 . עמוד 8 מתוך 15 הכנסת מרכז המחקר והמידע על פי תשובת רשות התקשוב הממשלתי עיקר הערות מבקר המדינה היו בעניין הצורך בגיבוש מדיניות ממשלתית מחייבת בנושא ניהול מידע וידע , ו נושא זה הינו הליבה של עבודת המטה שבוצעה והקמת הצוות לניהול מידע וידע שאחראי על גיבוש מדיניות זו.ויישומה ע ם,זאת צוות כאמור טרם הוקם בשל בעיות בהסדרת תקצוב תוספתי לפעילותו. 3. פעילות גופי מטה בממשלה בנושא ניהול הידע קיימת שונות רבה בין משרדי הממשלה ורשויותיה בנושא ניהול הידע. כאמור לעיל, העיסוק בנושא ניהול ותיעוד של רשומות– פיזיות ואלקטרוניות, איננו נושא חדש וארכיון המדינה ומבקר המדינה עסקו בו .רבות23 גם היבטי הטכנולוגיה ככלי לייעול הפעילות בממשלה ולשיפור השקיפות נידונו בהרחבה ומצויים בטיפול המרוכז כיום בעיקר בידי רשות התקשוב הממשלתי ומטה ישראל דיגיטלית, בהם בין השאר נושא מערכת מרכב"ה שנועדה לניהול משאבי הארגון(ERP), נושא רשומה רפואית לאומית המקודם על ידי .משרד הבריאות, ופרויקטי מחשוב רוחביים נוספים עוד כאמור, נושא ניהול הידע עלה במדיניות הממשלתית באופן בולט במסגרת הרפורמה בניהול ההון האנושי ,בשירות המדינה. יש לציין כי גם טרם הרפורמה וגם לאחריה התקיימו פעילויות בתחום ניהול הידע כתוצאה מהרפורמה או בנפר ד ממנה. עם זאת, נראה כי התפיסה של ניהול ידע שאיננו ממוקד בתיעוד או ביישום ספציפי אלא כראייה מערכתית כוללת, מצויה עדיין בראשית דרכה והטמעתה במשרדי .הממשלה כפי שיוצג להלן, נערכת פעילות ממשלתית בהיבטים שונים, שחלקה יוצג להלן, אך ככלל, כיום היא מבוססת בעיקרה ע ל פעילות לוקאלית של גורמים במשרדים ספציפיים ולא על ראייה ממשלתית .כוללת בדומה לפעילות הממשלתית בתחומים רבים, הניסיונות ליצירת נהלים כוללניים וסטנדרטים משותפים הם חדשים יחסית ונתקלים לא אחת בקשיים שונים הנוגעים לסוגיות כמו תקציב, סדרי עדיפויות, כוח אדם והכר ה או העדר הכרה בחשיבות הנושא, כמו גם במתח שבין אוטונומיה משרדית ותפיסת צרכים שונה לבין רצון להאחדה ויצירת מינהל תקין. להלן יוצגו פעילויות מטה הנערכות בנושא- אלה כאמור, הן .יוזמות חדשות יחסית 3.1 . נציבות שירות המדינה24 ב שנת2013 הוקם בנציבות שירות המדינה אגף תו רה, מחקר וניהול ידע וזאת כחלק מתהליך הקמת מטה .הרפורמה בנציבות שירות המדינה25 האגף הוקם כדי לסייע בחיזוק נציבות שירות המדינה כגוף מטה מקצועי בתחום ניהול ההון האנושי מתוך תפיסה של ניהול ידע כמנוף להתחדשות ארגונית. מטרת האגף היא לסייע בפיתוח תשתיות אנושיות, ט .כנולוגיות ותרבותיות של ניהול ידע והוא אמון על תחומי תוכן :שונים בהם: תוכנית עץ הדעת ליצירת מדיניות; קשרי אקדמיה וקשרי חוץ; ניהול ידע; ומחקר 23 משרד מבקר המדינה, דוח שנתי66 ג לשנת2015 ולחשבונות שנת הכספים2014 " ,היבטים בניהול ארכיון המדינה :", כניסה 7 בדצמבר2016 . 24 ,ירון פרישמן א גף תורה , ,מחקר וניהול ידע מטה הרפורמה בנציבות שירות המ ,דינה, דוא"ל3 בדצמבר2016 . 25 יש לציין כי דוח הרפורמה הציג תכנון עד לשנת2016 , והחלטת הממשלה שאימצה את עיקרי הדוח הקימה ועדת היגוי לליווי יישום מסקנות הדוח עד ליוני2016. בפני הוועדה המיוחדת לדיון בהצעה לסדר היום בנושא קשיים ברפורמה בשירות המדינה, הוצג ביוני 2016 כי בסיום עבודת המטה הוא אמור להי.טמע בנציבות שירות המדינה עמוד 9 מתוך 15 הכנסת מרכז המחקר והמידע  תוכנית עץ הדעת ליצירת מדיניות – פלטפורמה ליצירת מדיניות שמטרתה להצמיח תורת עבודה מקצועית בכלל הנושאים הנוגעים לניהו ל ההון האנושי ולמבנה הארגוני בשירות המדינה. התוכנית מתרכזת בחמש אבני בניין: התאמת הארגון למשימותיו (מבנה ארגוני), מעגל חיי העובד בארגון, יחסי עבודה ושכר, פיתוח ההון האנוש י ., תרבות ארגונית וראיית מאקרו האגף אמון על הטמעה אפקטיבית של המדיניות בכלל משרדי הממש.לה ובין היתר בפיתוח כלים ושיטות בתחומים אלו פעילותה של תוכנית עץ הדעת מבוססת על צוותי עבודה בין משרדיים בתחומים שונים בהם: בקרת ,הון אנושי, העסקה במילוי מקום, ניהול סיכונים, עבודה פרטית, מדידה והערכת ביצועים, רווחה ,ניהול סגל בכיר, ייצוג הולם, גיוס עובדים :תגמול ותמרוץ עובדים ועוד. מטרותיה של התוכנית הן ליצור סטנדרטיזציה ואחידות בשירות המדינה, לעודד חדשנות ושינוי בתרבות הארגונית, לאפשר התאמה לצרכים המשתנים של המערכת ולעודד שיתוף ויצירת ידע חדש ולימוד מתמשך וכפועל יוצא מכל אלה– .לשפר את השירות לאזרח26  פיתוח קשרי אקדמיה וקשרי חוץ במטרה ליצור תשתית ל קשר ושיתופי פעולה מקצועיים בין נציבות שירות המדינה למוסדות וארגונים בארץ ובעולם העוסקים בתחומי מדיניות ציבורית, מדעי הניהול וכלכלת עבודה- ובכלל זה אקדמיה ומכוני מחקר, סקטור עסקי ומגזר שלישי, גופים תורתיים בעול ,ם ממשלות זרות וארגונים בין לאומיים . בין השאר, פועל האגף למסד כתב עת מקצועי, קיומו של כנס .מקצועי שנתי עם נציגי אקדמיה והשתתפות בפורמים בינלאומיים רלבנטיים  ניהול ידע– ניהול ידע הוא אסטרטגיה ניהולית שנועדה למצות באופן מושכל את הידע הקיים ולייצר ידע חדש וז את במטרה לשפר את פעילות הארגון ולאפשר לו לממש את החזון והיעדים הארגוניים בצורה יעילה. תהליך אסטרטגי זה מאגד בתוכו תרבות ארגונית, תהליכים עסקיים שבליבת הארגון ותשתיות אנושיות, פיזיות וטכנולוגיות תומכות. תוכנית העבודה השנתית מתמקדת בפיתוח תחום חדש ונחוץ זה ב רמה כלל ממשלתית, וכוללת הטמעת מודל שימור והעברת ידע בין דורית כחלק מתהליך תכנון כוח אדם, מיסוד כנס ניהול ידע שנתי בשירות הציבורי, פיתוח מאגר מתודולוגיות .לניהול ידע, הקמת רשתות עמיתים מקצועיות רוחביות בהובלת הנציבות ובשיתוף גורמי מטה יצוין כי כנס ארצי לניה ול ידע בשירות הציבורי תוכנן להתקיים במהלך2016 ונדחה למהלך2017 . דוח הרפורמה הגדיר מספר נושאים הדורשים יישום, שנמצא ים באחריות האגף , ביניהם הקמת סביבת דיון ושיתוף מקוונת, הקמת קהילות ידע חוצות משרדים והגדרת הנחיות להעברת ידע במהלך החלפת תפקידים. 27 להלן:מוצגות חלק מפעולות האגף בנושא קידום ניהול הידע 28  התקיימו שתי תכניות פיילוט בגופי ממשלה: רשות האכיפה והגבייה ורשות המים והביוב. פרטים על .תכניות אלו מופיעים בהמשך מסמך זה 26 " ,נציבות שירות המדינה, אגף תורה, מחקר וניהול ידע תוכנית עץ הדעת- יוצרים מחר חדש ביחד :", כניסה7 לדצמבר2016 . 27 ,נציבות שירות המדינה דוח ועדת הרפורמה לשיפור מנגנוני ניהול ההון האנושי בשירות המדינה , יוני2016 ', עמ185 - 189 ; ,ירון פרישמן, ניהול ידע, מטה הרפורמה בנציבות שירות המדינה, דוא"ל3 בדצמבר2016 ,; שיחת טלפון5 בדצמבר2016 . 28 ,ד"ר איריס נחמיה, ראש אגף תורה וניהול ידע, מטה הרפורמה בנציבות שירות המדינה עדכון פעילות– 23/12/2015 , 27 בינואר2016 ,; ירון פרישמן, ניהול ידע, מטה הרפורמה בנציבות שירות המדינה, דוא"ל3 בדצמבר2016 ,; שיחת טלפון5 בדצמבר2016 . עמוד 10 מתוך 15 הכנסת מרכז המחקר והמידע  דוגמא לפעילות האגף בתחום ניהול הידע היא מדריך שפרסם האגף בשנת2015 תחת הכותרת "ניהול ידע: עקרונות, הגדרות וכלים מעשיים– "מדריך שימושי . המדריך אמנם מתחיל בסקירה כללית של הנושא, מטרתו וחשיבותו, אך הוא לא נותר מסמך תיאורטי אלא מציג "ארגז כלים" שמטרתו להעניק למנהלים בתחומים השונים שיטות וכלים להפיק ולמצות את הידע הארגוני וליצור תרבות א רגונית המעודד ת ,שיתוף ולמידה. בין השאר מוצגים בו כלים כמו: סקר צרכי ידע, תהליך תחקיר ולמידה חקר מקרה, הקמה של ויקי ארגוני29 .ועוד האגף מתכנן להרחיב כל אחד מכלים אלו למתודולוגיה .מלאה  סביבת ידע– הקמת סביבה מקוונת לשיתוף ידע, דיון ולימוד מרחוק : ישנו שימוש בכ "לי "קהילות ידע של רשות התקשוב, אולם השימוש בסביבה הזו תואר כחלקי בלבד תוך השתתפות מעטה של חברי הקבוצות מהמשרדים השונים. ייתכן שהסיבה לכך היא שסביבת העבודה אינה משולבת ביתר ממשקי .העבודה של המשרד ודורשת מאמץ מיוחד וגישה לפלטפורמה נפרדת  ליווי הקמת קהילות י דע מקצועיות חוצות משרדים : יש מספר קהילות כאלו (כגון פורום מנמ"רים במשרדי הממשלה) ותכנון ליצור קהילות נוספות. נציג האגף הדגיש שקהילות כאלו יעילות יותר כאשר .ישנו אחראי פעיל לקבוצה וכשפעילותן אינה מקוונת בלבד אלא כוללת מפגשים פנים אל פנים  העברת ידע בין-דורי – הגדרת הנחיות וכללים העוסקים באיסוף והעברת ידע במהלך החלפת תפקידים : בשנה האחרונה פיתח האגף מתודולוגיה והוכן מדריך לתיקי חפיפה. היה יום עיון בנושא לנציגי"משרדי נחשון". 30 בנוסף בוצעה תכנית פיילוט בנושא ברשות המים והביוב, כמפורט בהמשך .המסמך  תכנית חממה: במק ור תוכננה תכנית זו לכלול חמישה משרדי ממשלה שיקבלו תקציב מיוחד להטמעת תהליך ניהול ידע בעזרת יועצים חיצוניים. המכרז בנושא התעכב והתקציב הוקטן מהמתוכנן. כיום ישנו תהליך לכתיבת מכרז חדש, שבו תפקיד היועץ החיצוני יצומצם ותפקיד הנציבות יגדל.  לקראת סוף שנת2016 קי בל האגף גם את האחריות להוות מוביל עסקי לטיפול בנושא המסמכים והמידע אשר אינם מנו הלים כראוי במשרדי הממשלה השונים , וזאת בעקבות דוח מבקר המדינה .בנושא ,על פי תשובת נציבות שירות המדינה לפניית מרכז המחקר והמידע של הכנסת קיימת שונות גדולה ב רמת הבשלות של ניהול.הידע בארגון במשרדים רבים מתקיימות פעילויות ויוזמות מקומיות בה י בטי ניהול הידע על בסיס יוזמות אישיות של בעלי תפקידים, בד רך כלל מתחום איכות ומצוינות, הדרכה, א רגון ושיטות .ועוד מכיוון שרוב ה עוסקים בנושא לא עברו הכשרה מסודרת, הם פועלים על פי תפיסתם את ות בי חש ה של כל סוגיה ובהתאם ל נטיית ליבם. לעיתים לא קיימות אפילו יוזמות מקומיות והמשרד מסתפק בקיים מ.תוך אמונה שלא ניתן לשפר את המצב לעת הזו 29 ,"ויקי ארגוני" הוא בסיס ידע שיתופי הנוצר במסגרת ארגונית ותומך בתהליכי פיתוח הידע תוך עדכון מתמיד מצד המשתמשים. שם המערכת מתבסס עלWikipedia ., האתר המשמש במקרים רבים גם כבסיס עיצובי למערכות כאלו 30 ."משרדי נחשון" הם משרדי הממשלה ויחידות הסמך שנבחרו כראשונים להטמעת תוצרי הרפורמה בניהול ההון האנושי עמוד 11 מתוך 15 הכנסת מרכז המחקר והמידע באשר לתקני כוח אד ם לעובדים שעיסוקם בנושא ניהול ידע, על פי תשובת הנציבות , במירב המשרדים .לא קיים בעל תפקיד העוסק בתחום זה ישנ ם משרדים בהם קיים תקן רשמי המוקצה לניהול ידע שגם עוסק בכך אך ה מדובר במשרדים בודדים. במקרים רבים בעל התקן מבצע משימות אחרות ומוגדר לנושא זה בנוסף על תפקידו .או שאינו עוסק כלל בנושא באשר להיבט הטכנולוגי ולמערכת סע"ר צוין בתשובת הנציבות כי קיימת שונות רבה גם בהיבט התשתית הטכנולוגית :בחלק מן המשרדים הוחל בהטמעת סע "ר, אך מספר משרדים יישמו פתרונות אחרים ל ניהול המסמכים כגוןShare point אוShare docs . כיוון ש למערכות אלה יש י ישומים שאין ב סע"ר במתכונתה הנוכחית, נראה כי נדרש להקנות לסע"ר יכולות נוספות כדי לעודד הטמעתה גם במשרדים אלה. בנוסף, ל דברי הנציבות לא קיים פתרון מספק שנותן מענה לאורך זמן ומאפשר שיתוף במידע בין המשרדים: קיימות מערכות רבות המכילות נתונים ולא מאפשרות שיתוף של האחת עם השני יה, .דבר המונע יכולת להפיק משמעויות אמיתיות ע"י חיתוך ואיחוד נתונים יצוין כי מערכת סע"ר לא נועדה לאפשר .העברת מידע בין משרדים, אלא לנהל את מסמכי הארגון בצורה סדורה וקלה לאחזור יצוין כי כאמור לעיל, אגף תורה, מחקר וניהול ידע אמור לעמוד בראש צוות שייבחן את המשך הטמעתה של מערכת סע"ר בממשלה על כל היבטי ה , אך צוות כאמור טרם הוקם, לטענת נציגי הנציבות ורשות .התקשוב בשל העדר תקציב ייעודי לפעילותו באשר לשאלת הצורך בהתווית מדיניות אחידה בנושא ניהול הידע, צוין בתשובת הנציבות כי לשיטתם יש להתוות מדיניות לאופן שבו מנהלים את המידע והידע ולהגדיר מסגרת כללים בתוכה יכול כל משרד .להתנהל ולבצע התאמות לצרכיו ,התוויה של מדיניות אחידה תאפשר ניהול טוב יותר ברמת הארגון כולו תאפשר אינטגרצ יה של מידע ממשרדים שונים ולכן גם תרומה טובה יותר לתהליכי קבלת ההחלטות בממשלה. מצד שני, חשוב לאפשר גמישות בין המשרדים על מנת לתת מענה לשונות הקיימת בצרכים בו.אופן עבודת המשרד התווית מדיניות כזו יכולה להתבצע לדעת נציג הנציבות באמצעות כתיבת כללים ונהלים לאו ,פן תיעוד המידע בתהליכי העבודה השונים הגדרת התכנים אותם יש לתעד והתכנים ששמירתם בארכיב מתחייבת. את תהליכי העבודה הללו יש לגבות בתוכניות עבודה, במדידה ובהקצאת .משאבים הולמים על פי תשובת הנציבות, לפעילות ניהול הידע בנציבות עבור כלל משרדי הממשלה מוקצה כיום תק ן אחד של מרכז בכיר ומשרת סטודנט אח ת . יצוין כי לא ברור כיצד משאבים כאלה אמורים לאפשר לנציבות בפרט ולממשלה כמכלול להתוות מדיניות בתחום האמור ולפעול בצורה אקטיבית(Reaching Out) כדי לעודד הטמעת תרבות של ניהול ידע במשרדי הממשלה השונים. זאת ככל שהממשלה אכן רוא ה צורך בקידום מדיניות כאמור. לדברי נציג אגף התקציבים של משרד האוצר , משרדי הממשלה אמונים על ניהול הידע במשרדם בהתאם לסדר העדיפויות של המשרד ובכפוף להוראות גנזך המדינה באשר לחובות השמירה והתיעוד של מידע .ברשומות, אלקטרוניות ופיזיות לדבריו, אין מניעה לפתח מער כת רוחבית שתסייע בפעילות משרדי הממשלה לנהל את הידע הארגוני שלהם. ההחלטה על הקצאת משאבי כוח אדם ייעודיים למשימה זו במשרדי הממשלה נתונה להחלטתם של המשרדים עצמם. 31 בהתייחס לתקצוב נוסף עבור תקינת כוח אדם 31 דורון סמיש, רכז ממשל ומינהל, אגף התקצי ,בים, משרד האוצר, שיחת טלפון7 בדצמבר2016 . עמוד 12 מתוך 15 הכנסת מרכז המחקר והמידע בנציבות שירות המדינה, ציין רכז מאקרו באגף התקציבים של משרד האוצר, כי בשנת2016 נוספו לנציבות כ- 15 תקנים ותקציבה גדל בעשרות מיליוני ש"ח, וכי ככל שהנציבות רואה צורך בהסטת כוח אדם ותקציבים נוספים לנושא ניהול הידע, באפשרותה להגדיר זאת במסגרת סדרי העדיפויות שלה ולמשרד .האוצר אין התנגדות לכך32 3.2 . רשות התקשוב הממשלתי33 מ רכז המחקר והמידע של הכנסת פנה אל רשות התקשוב הממשלתי כגורם האחראי על אספקת הכלים הטכנולוגיים והתווית מדיניות המחשוב הקשורה בצורה מהותית להיבטים שונים ביכולת לנהל ידע בפועל- באמצעות שימוש בכלים מתחום טכנולוגיית המידע. כלים כאלה, נועדו לסייע ול ת מוך בתיעוד יד ע, איתור .מידע בצורה יעילה ומהירה ועוד הגישה של רשות התקשוב הממשלתי היא כי ניהול ידע היא סוגיה של תרבות ארגונית הנתמכת בכלים ויכולות טכנולוגיות והטכנולוגיה איננה חזות הכול- ניהול ידע אינו רלבנטי אם הוא אינו משולב בתהליכים ניהוליים ואינו חלק ממהלך ארגוני .רחב של הנעת עובדים ומנהלים לשיתוף במידע וידע באשר לשאלת הצורך בהתווית מדיניות כוללת של ניהול ידע, צוין בתשובת התקשוב כי בדיון שהתקיים במאי2016 א בר שות המשנה למנכ"ל משרד ר אש הממשלה ובהשתתפות נציבות שירות המדינה, רשות התקשוב הממשלתי ואגף ממשל וחברה במשרד ר אש הממשלה , סוכם כי קיים צורך ברור בהתוויית .מדיניות ממשלתית לנושא ניהול המידע והידע בממשלה רשות התקשוב הממשלתי שות פה בעבודת .המטה שמתבצעת בנושא בשיתוף עם נציבות שירות המדינה וארכיון המדינה באשר לתפקידים נוספים של התקשוב בהיבטי ניהול הידע צוין בתשובת התקשוב הממשלתי כי רשות התקשוב הממשלתי מהווה מתוקף תפקידה גורם מייעץ ומבצע בנושאים הטכנולוגים כגון בחינת כלים דיגיטליים וטכנולוגים למימוש המדיניות שתקבע ולשימושם של משרדי הממשלה וכן גיבוש פתרונות .טכנולוגים התומכים במדיניות זו מתשובת התקשוב הממשלתי עולה כי לשיטתם, החסם העיקרי כיום לקידום נושא ניהול הידע הוא מחסור בתקני כוח אדם הנדרשים לפעולת צוות בין משרדי לניהול מידע וידע שאמור להיות מוקם בהובלה של מטה הרפורמה בנציבות שירות המדינה– מחסור המעכב את הקמת הצוות האמור שמטרתו גיבוש.מדיניות ממשלתית בתחומי ניהול הידע 4. דוגמאות לצעדים שיושמו במשרדי ממשלה ויחידות סמך להלן מוצג מידע נוסף על משרד ממשלתי ושתי יחידות סמך בכל הנוגע לצעדים שננקטו בהם לקידום ניהול הידע. ברשות האכיפה והגבייה ורשות המים והביוב ממוקד התיאור בפעילות שנבעה מהרפורמה ובמשרד הרווחה והשירותים החברתיים מוצגים תהליכים שהחלו טרם הרפורמה וללא זיקה ישירה אליה. מן 32 ,יונתן בר סימן טוב, רכז מאקרו, אגף התקציבים, משרד האוצר, שיחת טלפון11 בדצמבר2016 . 33 מוריה זיסוביץ ,מנהלת היישומים הרוחביים ,רשות התקשוב הממשלתי ,, משרד ראש הממשלה, דוא"ל28 בנובמבר2016 . עמוד 13 מתוך 15 הכנסת מרכז המחקר והמידע הדוגמא של משרד הרווחה והשירותים ,החברתיים, עולה כי בהינתן תמיכה ועידוד מצד הנהלת המשרד .ניתן לקדם את נושא ניהול הידע בארגון גם בהיעדר הכוונה ממשלתית כוללת בנושא 4.1 . מש רד הרווחה והשירותים החברתיים34 לפי משרד הרווחה והשירותים החברתיים, תכנית המשרד לניהול ידע וללמידה ארגונית החלה לפעול בשנת 1998 , ביוזמת האגף למחקר, תכנון והכשרה של המשרד. מטרת התכנית המקורית הייתה לעודד למידה ארגונית כדי לשלב ידע ממקורות שונים ולבנות תשתית ידע שנדרשה לפעילות במסגרת "התכנית הלאומית לילדים בסיכון", עליה הכריזה הממשלה בסוף שנות ה- 90 '. המסגרת הראשונית הייתה פיילוט של שמונה מחלקות לשירותים חברתיים, והמתודולוגיה שיושמה פעלה באופן מובנה וכללה את הערכת המוכנות ללמידה ארגוני ת ביחידה שבה מיושמת התכנית , הרכבת צוות לומד וניסוח השאלה עליה יעבוד, איתור הידע הקיים והערכתו כדי לנסח מודל ניסיוני, ואז יישום של המודל תוך תיעוד, הפקת לקחים וחשיפת .הידע שנוצר במסגרת זו35 לפי נציגת המשרד נכון להיום פעילות כ- 14 קבוצות כאלו ובעשור האחרון פעלו בסך הכל כמאה קבוצות , כאש ר הידע המפותח בהן מוכר לעובדים ככלל ונחשב כנגיש וכמועיל. 36 בשנים2006-2005 הרחיב המשרד את הליכי ניהול הידע, תוך שימוש בסביבה מקוונת לשימוש אנשי המקצוע , וקידם הקמ ת קהילות ידע מקוונות, המורכבות מאנשי מקצוע עם זהות מקצועית משותפת העובדים בארגונים שונים, ויכולי ם ללמוד זה מניסיונו של זה ולפתח רעיונות יחד. בין הדגשים של מהלך זה, שהורחב מעובדים סוציאליים לעובדים נוספים, היו עידוד תחושת קהילתיות, יצירת זירה בטוחה ואינטימית לדיון פתוח, בה נשמר חיסיון על הכותבים ומתן עצמאות לקהילות לניהול עצמי ולתחושת בעלות של חברי הק.הילה עליה37 לפי נציגת המשרד במחקר שפורסם על הקהילות ב- 2009 עלה שכ- % 38 מהמשתתפים בהן היו מהרשויות המקומיות וכ- % 35 היו מהמגזר השלישי או העסקי, ורק כ- % 25 היו .ממשרד הרווחה38 בשנת2007 נוספו לקהילות קבוצות למידה , בהן אנשי מקצוע מארגונים שונים שיתפו פעולה על מנת להציע פתרון ל-"שאלת למידה" נבחרת מתחום המקצוע שלהם. 39 נכון לסוף שנת2014 פעלו30 קהילות שונות עם כ- 14 אלף חברים, ברמה משתנה של מעורבות ופעילות במסגרת הקהילה. המשרד ציין כי שיעור הפעילים מסך הנכנסים לקהילות (להבדיל ממי שצופים בדיון ולא משתתפים בו) עמד בשנת2014 על כ- % 13.3 . 40 לפי נציגת המשרד מספר החברים במערכת עלה ונכון לאוגוסט2016 עמד על כ- 16 ,אלף חברים .ויש כיום צעדים לשדרוג המערכת לצורך סביבה מתקדמת יותר שתעודד דיון והיוועצות41 34 ,יקותיאל צבע קבוצות למידה וקהילות ידע מקוונות בשירותי הרווחה ,חברה ורווחה (ל1 ), מרץ2010 . 35 ,יקותיאל צבע קבוצות למידה וקהילות ידע מקוונות בשירותי הרווחה ,חברה ורווחה (ל1 ), מרץ2010 ', עמ114 - 120 ; משרד ,הרווחה והשירותים החברתיים סקירת השירותים החברתיים2014 , נובמבר2015 ', עמ72 - 73 . 36 ,מיטל וייסמן צברי, ממונה על תחום ניהול ידע במשרד הרווחה והשירותים החברתיים, שיחת טלפון7 בדצמבר2016 . 37 ,יקותיאל צבע קבוצות למידה וקהילות ידע מקוונות בשירותי הרווחה ,חברה ורווחה (ל1 ), מרץ2010 ', עמ120 - 122 . 38 ,מיטל וייסמן צברי, ממונה על תחום ניהול ידע במשרד הרווחה והשירותים החברתיים, דוא"ל7 בדצמבר2016 . 39 יש להבדיל בין הקבוצות, הממוקדות בטיפול.מעמיק בשאלה מסוימת, לקהילות, המשמשות לדיונים בנושאים שונים 40 ,משרד הרווחה והשירותים החברתיים סקירת השירותים החברתיים2014 , נובמבר2015 ', עמ5 7- 78 . 41 ,מיטל וייסמן צברי, ממונה על תחום ניהול ידע במשרד הרווחה והשירותים החברתיים, שיחת טלפון7 בדצמבר2016 . עמוד 14 מתוך 15 הכנסת מרכז המחקר והמידע בשנת2015 החל מיזם נוסף לקידום ניהול ידע בשם שק"ד (שיקול דעת), הממוקד בהנגשה של מקורות המסייעים בקבלת החלטות לעובדים, ובכלל זאת חוקים, תקנות, ספרות מקצועית וגם ייעוץ מקצועי והתייעצות עם עמיתים. במסגרת מיזם שק"ד נכתבים דפי ידע תומכי החלטה, הנכתבים סביב סוגיות מקצועיות שונות ונועדו להציג לעובד דרכי פעולה אפשריות ואת השיקולים הרלבנטיים בסוגיות המדוברות, תוך שיתוף העובדים והאקדמיה בכתיבתם, כתיבה תמציתית, ממוקדת ומכוונת לפרקטיקה .ומתן גישה מקוונת לתוצרים42 לפי נציגת המשרד יש כיום פעילות להרחיב את המיזם, שכיום עדיין איננו ,מקיף ובכלל מאמצי הפיתוח קבוצות הלמידה ובית הספר להכשרת עובדי רווחה מכ וונים להכנת תוצרים .בפורמט המתאים לשק"ד43 עוד צוין כי עבודת האגף למחקר, תכנון והכשרה במשרד, האמּון בין היתר על נושא ניהול הידע, יוצאת ברובה מתפיסה התואמת את הרעיונות של ניהול הידע, וכי במחלקות הרווחה יש עובדים העוסקים בתכנון, מחקר והערכה כתפקיד ראשי או בנו סף לתפקיד, המקבלים תמיכה והכשרה מהאגף, ובפברואר 2017 ייפתח קורס הכשרה לעובדים אלו הזוכה להיענות גבוהה (מספר המתעניינים כפול בערך ממספר המקומות בקורס). בכל הנוגע לתקינה ייעודית באגף, הוא כולל תקן מיוחד לממונה על תחום ניהול ידע ו תקן נוסף לממונה על הלמידה האר)גונית (הנמצא במכרז, בנוסף לתקן נוסף העוסק בנושא בבית הספר המרכזי להכשרת עובדי רווחה- .אחראית על קבוצות הלמידה44 בנוגע לתיעוד מידע, יצוין כי במסגרת הרפורמה במחלקות לשירותים חברתיים מיושמת מערכת ממוחשבת לניהול תיקי לקוח, המאפשרת הצלבת נתונים בין מערכות וכול.לת כלים למעקב וטופס על קבלת החלטה בתיק45 4.2 . רשות האכיפה והגבייה ברשות התקיים הליך פיילוט בשנים2016-2015 שהתמקד ביצירת ידע חדש, בהובלת סמנכ"לית משאבי אנוש והממונה על הפיתוח הארגוני של הרשות ובתמיכת אגף תורה, מחקר וניהול ידע בנציבות . ההליך העיקרי היה ליצירת י :דע חדש במסגרת זו מופו הצרכים ונבחר אחד התחומים שהיו זקוקים לתיעוד נוסף והסדרה בנהלים . לאחר הבחירה בתחום הגזברות הוקם צוות "מובילי ידע" שקיים מספר סדנאות למיפוי התוכן החסר. לאחר מכן ,נבחרו עובדים לצוותים לפי אשכולות (אשכול מקצועי, ניהולי תפיסת תפקיד וממשקי ם) והתבצע הליך מעמיק יותר ומובנה של השלמת החסרים ו .הכנת נהלים בין ,היתר ההליך הביא לכתיבת תשעה נהלים חדשים ולקורס הדרכה למנהלי ועובדי הכספים, אשר אמור להיפתח ב חודש ה .קרוב, בו חברי הצוותים יהיו אמּונים על העברת הנהלים שגובשו והידע שתועד בנוסף להליך זה הפיי לוט כולל הקמת פורטל ארגוני חדש, כאשר באוקטובר2016 עלה לשימוש העמוד הראשי ויש עבודה מתמשכת על הוספת פורטלים למחלקות השונות ופורומים, והליך מתוכנן של שימור ידע פורשים, שנמצא בשלבי התנעה ובמסגרתו יהיה ליווי לכל פורש בשנים הקרובות (כ- 15-10 .)אנשים 42 ,משרד הרווחה והשירותים החברתיים סקי רת השירותים החברתיים2014 , נובמבר2015 ', עמ79 - 81 . 43 ,מיטל וייסמן צברי, ממונה על תחום ניהול ידע במשרד הרווחה והשירותים החברתיים, שיחת טלפון7 בדצמבר2016 . 44 .שם 45 ,משרד הרווחה והשירותים החברתיים 'עושים רפורמה בשירותים החברתיים: מידעון מס12 , אפריל2015 . עמוד 15 מתוך 15 הכנסת מרכז המחקר והמידע יש לציין כ י לפי הממונה על הפיתוח הארגוני והמצוינות ברשות, נושא ניהול הידע זוכה לתמיכה מצד מנהלי "הרשות ויש מידה של שימוש בכלים של ניהול ידע ברשות עוד מלפני הרפורמה, כגון מפגשי "קפה ידע שהתקיימו בעבר בנושאים שונים ופורומים של אנשי מקצוע מקבילים הנפגשים אחת למספר חודש.ים46 4.3 . רשות המים והביוב בחודשים פברואר עד מאי2016 התקיים ברשות פיילוט של שימור ידע פורשים, בתמיכת אגף תורה, מחקר וניהול ידע, במסגרתו מופו העובדים שהיו עתידים לפרוש ונבחרו שני עובדים שזוהתה אצלם חשיבות רבה לשימור הידע. עובדים אלו עברו הליך של מיפוי תהליכים ותיעודם, כאשר תהליכים א לו והמידע שסביבם הוכנסו למערכת סע"ר. לפי ממונה האיכות והמצוינות ברשות, לפרויקט תרומה גדולה לארגון ומאז הפיילוט היו כתשעה אנשים נוספים שעברו הליך שימור ידע דומה. יצוין כי הממונה מבצע תפקידו בנוסף .לתפקיד אחר והוא היחיד העוסק בשימור הידע ברשות47 5. תקן לניהול ידע ארגונים בישראל המעוניינים לקדם את ניהול הידע בתוכם יכולים לפנות לתקן הישראלי למערכת ניהול ידע (ת"י25006 : מערכת ניהול ידע), שפורסם בסוף שנת2011. תקן זה קובע דרישות למערכות ניהול ידע בארגונים ודן בהקמה ובתחזוקה של מערכות ניהול ,ידע בהנחלת תרבות של ניהו ל ידע ושיתופו, בפתרונות לניהול הידע ובאופן מדידת הידע .)בארגונים (עסקיים, פרטיים או ציבוריים48 יש להדגיש כי עמידה בתקן שכזה אינה נדרשת ממשרדי הממשלה וכי ניתן לקיים מערכות ניהול ידע באופן מיטבי ולעמוד בדרישות .התקן גם ללא הכרה רשמית בעמידה בתקן לדברי נציג מכון התקנים, התקן הישראלי הוא פרי עבודה מקורית שלא התבססה על אימוץ תקן קיים מהעולם, וכבסיס לכתיבת התקן הבין- ( לאומי בנושאISO/CD 30401). העבודה על התקן הבין- לאומי טרם הסתיימה, והוועדה הבין-לאומית הכותבת את התקן (במסגרת ארגון התקינה הבין- לאומי ( ISO - Organization for Standardization International .) ) היא בהובלת נציגה ישראלית49 46 מירית נגר- ,מרקוב, ממונה פיתוח ארגוני ומצוינות ברשות האכיפה והגבייה, שיחת טלפון6 בדצמבר2016 . 47 ,משה שוחט, ממונה איכות ומצוינות ברשות המים והביוב, שיחת טלפון6 בדצמבר2016 . 48 ,מכון התקנים הישראלי ת"י25006 מערכת ניהול ידע , כניסה אחרונה ב-7 בדצמבר2016 . 49 שראל חוי- , טלפון שיחת התקנים, מכון גורה,1 בדצמבר2016 : הוא התקן של המלא שמו . Human resource management -- Knowledge management systems – Requirements .